De eerste stappen richting digitale transformatie

Een financieel directeur bij een dierentuin. Een zelfstandig ondernemer met een kmo. Een CFO bij een technologisch bedrijf. Wat alle 22 professionals in financiën met elkaar gemeen hebben, is dat ze in meer of mindere mate ervaring hebben met veranderingsmanagement en digitale transformatie. En dus brengen Exact en opleidingsbedrijf Alex van Groningen ze samen aan tafel. Hoe gaan we als financieel professionals om met de digitalisering van bedrijfsprocessen? Kunnen we hierin leren van elkaar?

Procesoptimalisering of digitale transformatie?

Allereerst komt het verschil tussen procesdigitalisering en digitale transformatie ter sprake. “Sommige mensen noemen een formulier invoeren in Excel al digitale transformatie, maar dat is het volgens mij niet”, aldus een van de deelnemers. “Veel bedrijven komen eerst nog in de reparatie- en automatiseringsfase, voordat ze kunnen digitaliseren.” Een tweede deelnemer vult aan. “Dat klopt. Een pakketje online kunnen tracken of klanten online bestellingen laten plaatsen is leuk, maar is dat digitale transformatie? Digitale transformatie is meer dan verbeteringen aanbrengen in het proces en slim automatiseren. Als je je hele businessmodel wilt transformeren, moet je een bepaald digitaal niveau hebben.”

1. Begin bij je bedrijfscultuur

De meeste financiële professionals zijn het erover eens: het eerste aandachtspunt bij veranderingsmanagement is de cultuur. Organisatieverandering begint met het meekrijgen van je medewerkers, wat soms lastig is als zaken al jaren op dezelfde manier gedaan worden. Ondernemen en veranderen gaat met vallen en opstaan, wat vraagt om een flexibele, open en veilige omgeving plus een bepaalde mate van vrijheid en verantwoordelijkheid. “Luister ook goed naar de jongeren”, klinkt het. “Oudere medewerkers zijn over het algemeen meer vastgeroest en bij jongeren zit innovativiteit in de genen. Natuurlijk zijn er uitzonderingen, maar een evenwichtige organisatie met alle generaties die elkaar aanvullen, is bijna een voorwaarde voor succes.”

2. Zet een stip aan de horizon

Bepaal eerst je einddoel: het waarom en het waarheen. “We zien te vaak bedrijven die iets willen doen, maar geen idee hebben wat. Laat staan hóe”, vertelt Jan Rimmelzwaan van Exact. “Besef ook dat transformaties jaren duren. Sterker nog: ze houden nooit op”, vult iemand aan. “Neem dus de tijd en plan niet alles voor morgen.” Wat je einddoel wordt, is ook afhankelijk van je omgeving. Is die ouderwets en komen orders nog binnen via fax of e-mail? Dan is een digitale orderontvangst introduceren voorlopig genoeg. Is je omgeving innovatief? Dan wil je drie stappen vooruit lopen en zul je meer fantasie en initiatief aan de dag moeten leggen.

“Voorbij die stip aan de horizon denken, is belangrijk”, zegt een volgende deelnemer. “Hoe lever je straks nog toegevoegde waarde als de behoeften van de klant veranderen? De gemiddelde levensduur van bedrijven is tegenwoordig nog maar vijf jaar, dat was in 1980 nog 20 jaar. Ik sprak laatst een bedrijf dat digitale in plaats van fysieke kleding ging ontwerpen. Voor avatars dus. Kijk, dat is nu out-of-the-box denken!” Een andere financieel professional uit de IT-sector vertelt over hún stip. “Op termijn moet alles in de cloud gebeuren. En dus hebben we een eigen platform ontwikkeld. Vroeger verkochten we licentiecodes en servers, nu opslag in de cloud omdat over een paar jaar alleen nog bedrijven als het ministerie van Defensie eigen servers hebben. Die stip bepaalt niet alleen onze strategie maar vraagt aanpassingen in alle processen. Ook de benodigde skills en commissieregelingen van salespersoneel veranderen, om maar iets te noemen.”

3. Begin er gewoon aan

Voor sommigen is het moeilijk een voorstelling te maken van de toekomst. Of het einddoel verandert steeds weer. “Weet je niet precies welke kant je op moet, probeer dan een weg en begin er gewoon aan”, luidt een tip. Geen enkel IT-project verloopt in één keer foutloos, dus sta jezelf toe fouten te maken. Natuurlijk moet je hiervoor de top ook mee krijgen. Bij een directie die eerst zekerheid wil hebben, is het principe van vallen en opstaan lastig. Overtuig hen van het feit dat ook bedrijven als Uber en Tesla eerst 99% van de kosten in mislukte projecten gestopt hebben en dat slechts 1% van de experimenten gelukt is! Kijk naar de impact die je in je sector kunt maken en waag de sprong in het diepe. Gelukkig is een app tegenwoordig snel gemaakt en is 10.000 keer testen niet meer nodig. Dat maakt het uitproberen van ideeën sneller mogelijk.

4. Doe het samen

Digitale transformatie vraagt om een transitie van de hele keten, en we hebben het dan niet alleen over interne reparaties of procesveranderingen. Neem dus niet alleen je klant, maar de hele externe omgeving mee. Zoek partners, en beperk je daarbij niet tot je huidige leveranciers of financierders, maar kijk ook naar experimenterende start-ups.

“Zet verschillende partijen samen aan tafel en het proces gaat vanzelf lopen”, krijgt de financiële verantwoordelijke van een bloem- en plantzaadjesbedrijf als advies. Want wat kan hij doen om nog betere bloemen te krijgen? “Dat vergt een brede visie, vanuit zowel R&D als kwekers en retailers enzovoort. Innovatie en duurzame verandering krijg je niet in je eentje van de grond.”

Maatschappelijke invloed op digitale transformatie

Naast de voorspelling dat we in de toekomst alleen nog maar in de cloud werken, worden ook zaken als data awareness, privacywetgeving en cybersecurity steeds belangrijker. Politieke en maatschappelijke invloeden hebben een steeds grotere invloed op digitalisering. Tot op heden werd er vooral op los geïnnoveerd in de digitalisering. Er werd gejuicht bij elke vernieuwing en het was altijd raak. Nu stellen we onszelf steeds meer de vraag: is elke vooruitgang ook wel een vooruitgang voor de maatschappij?

First things first

“Sta je op het punt de digitale transitie vorm te geven, zit je midden in een veranderingstraject of adviseer je bedrijven bij hun digitale transformatie? Staar je niet blind op de technologie, maar houd je doel voor ogen”, vat Michael van Asperen, community manager bij Alex van Groningen, samen. “We zijn soms te veel gefocust op hippe technologie. Gegevens blijven een middel en geen doel op zichzelf. Vóór digitaliseren staat altijd nog innoveren, en dat is iets heel anders. Hou de juiste volgorde in de gaten. Eerst moet je volume hebben, dan de processen snappen en ze eenvoudiger maken, dan automatiseren en tot slot digitaliseren. Blijf rustig en ga niet overal achteraan. First things first.”

Ben je benieuwd hoe wij je kunnen helpen met een stap richting digitale transformatie?