Het afsluiten van boekjaren met Excel moet stoppen

... en waarom het nu tijd is voor een goede tool voor consolidatie

De jaarafsluiting. Het blijft een pittige klus voor elk financieel team binnen een internationale organisatie. Misschien heb je hem net na veel zwoegen afgesloten of misschien zit je nog midden in de spreadsheets. Hoe dan ook: als je jouw boekjaar nog steeds afsluit met Excel, maak je het leven ingewikkelder dan nodig. Een goede tool voor consolidatie maakt de klus namelijk heel wat gemakkelijker. Lees hier 10 redenen waarom dit het laatste jaar was dat je afsloot met Excel.

1. Interne afstemmingen kosten te veel tijd

Consensus bereiken over de financiële cijfers is niet eenvoudig en vereist regelmatig complexe discussies die veel te veel tijd kosten. Alle data verzamelen, ze vervolgens op elkaar afstemmen en ervoor zorgen dat alle boekingen binnen het bedrijf gematcht worden, zijn misschien wel de grootste test van je handigheid met Excel. Om nog maar te zwijgen over het geduld dat je moet opbrengen voor eindeloze videogesprekken, meestal met mensen in een compleet andere tijdzone. Van tijd tot tijd heeft dat wel zijn charme, maar er komt flink wat stress bij kijken.

Zodra er definitieve beslissingen werden genomen, moeten de correcties en verwijderingen duidelijk worden gemarkeerd voor later in het proces. Wanneer je terugkijkt en het vermoeden krijgt dat er een fout is gemaakt, is het van belang dat je snel en eenvoudig kunt checken wat je deed om de consolidatie te voltooien. Hoe meer er kan worden geautomatiseerd van de (interne) transacties en van het eliminatieproces, inclusief het commentaar, hoe beter.

2. Valutatransacties zijn een drama

Wanneer je in meerdere landen werkzaam bent, is het niet ondenkbaar dat je regelmatig worstelt met het omrekenen van valuta. Dat manueel uitvoeren is geen pretje. Welke wisselkoers moet je aanhouden? En hoe ondersteun je de vraag om verschillende wisselkoersen voor de balans en de kosten en baten te gebruiken? Met wisselkoersen die zijn geïntegreerd in de rapporteringstool (met de optie om tussen de historische, gemiddelde en huidige wisselkoers te kiezen), verloopt het proces snel en soepel en kun je met een constante wisselkoers rapporteren. Dat is niet mogelijk wanneer spreadsheetformules manueel moeten worden bijgewerkt om conversies te beheren.

3. Onnodige tijdsdruk door het ontbreken van gestandaardiseerde processen

Als er binnen een onderneming verschillende manieren van werken zijn, moet je mogelijk continu wachten op de minder efficiënte teams. Niet ideaal als er strakke deadlines in je agenda staan.

Hoe ver staat elke afdeling met hun maandelijks afsluitingsproces? Moet je mensen al gaan bellen om hun eerste versie te krijgen? Hoe accuraat is die wanneer ze wordt aangeleverd? Kun je meteen aan de slag of moet je eerst iedereen nog eens terugbellen? En wanneer kun je de CFO een indicatie geven van het uiteindelijke resultaat?

Achter data aanzitten en alles uploaden in de consolidatiemasterfile neemt tijd in beslag. Tijd die je eigenlijk zou moeten gebruiken om de data te analyseren en afwijkende cijfers uit te pluizen. Daarom is het van groot belang om je te concentreren op het ontwerp van gestandaardiseerde processen binnen de onderneming. Zo kunnen data snel worden verzameld en op elkaar afgestemd.

4. Verschillende bestandstypen zorgen voor onnodig gedoe

Zelfs wanneer het proces voor het samenstellen en aanleveren van de financiële rapportering gestandaardiseerd is, kunnen lokale teams die met andere tools werken en verschillende soorten bestanden aanleveren, je nog hoofdpijn bezorgen. Krijg je hun informatie via CSV- en XLS-bestanden, dan moet je heel wat werk verrichten om die gegevens te converteren en op elkaar af te stemmen zonder dat gegevens verloren of gecorrumpeerd raken. Standaardisering van IT-systemen en rapporteringsformats is de sleutel voor snelheid en accuraatheid - zowel bij de lokale afdelingen als tijdens het uiteindelijke consolidatieproces.

5. Wat is nu de echte waarheid?

Het rekenvermogen van Excel is niet de enige uitdaging die je zult tegenkomen. Wanneer je met verschillende spreadsheets werkt in plaats van met een gecentraliseerde tool, is het eenvoudig om verschillende versies te krijgen van hetzelfde document die allemaal weer andere informatie laten zien.

Het bijwerken en delen van rapporteringsbestanden met meerdere stakeholders maakt een degelijk versiebeheer vrijwel onmogelijk. En die onzekerheid kun je zich niet veroorloven wanneer de auditor klaar staat om je vooruitgang te controleren. Wanneer je de jaarafrekening maakt, moet je zekerheid hebben dat je met de allerlaatste versie werkt, inclusief alle correcties die binnen het bedrijf zijn doorgevoerd. Eén bron van de waarheid, zonder het risico dat je met een gedateerde versie aan het werken bent, is de enige manier om zeker te weten dat je de actuele stand van zaken aan het bespreken bent.

6. Communicatie is lukraak en verwarrend

Op het einde van de financiële processen, wanneer de verschillende rapporten bij elkaar worden gebracht, wordt goede communicatie tussen alle stakeholders cruciaal. Is er iets nog niet duidelijk, dan moet de vraag snel en definitief beantwoord kunnen worden. En dat hangt af van de manier waarop je informatie deelt.

Wat zijn de kanalen en waar wordt informatie opgeslagen? Kan iedereen er zeker van zijn dat ze naar de allerlaatste communicatie zitten te kijken? Of werken mensen parallel aan dezelfde vragen? Kun je controleren wat de meest recente situatie in het Verre Oosten is zonder dat de collega’s daar 24 uur per dag aanwezig hoeven te zijn om de telefoon te beantwoorden?

Bedrijven die verschillende tools gebruiken (van de traditionele telefoon tot WhatsApp, Slack, projectmanagementsystemen of gewoon e-mail) om met hun collega’s te communiceren, lopen grote risico’s. Communicatie is traag en niemand weet 100% zeker of ze nog steeds op de juiste manier aan de juiste vraag werken. Een centrale omgeving met één serie bijlagen, opmerkingen en uitleg zou de standaard moeten zijn. Dit maakt alle veranderingen duidelijk en alle bijdragen traceerbaar en controleerbaar.

7. Begroting, prognose en rapportering zijn niet geïntegreerd

Voor elk bedrijf is het van essentieel belang dat er een solide link is tussen de begroting, de prognose en de resultaten, zodat die eenvoudig te vergelijken zijn. Ook kun je zo precies vaststellen waar iets niet volgens plan ging. Enkel zo kun je een positieve verbeteringscyclus creëren waarmee een realistische begroting en accurate voorspellingen kunnen worden gemaakt.

Die drie verschillende kaders binnen verschillende systemen verwerken helpt niet bij het doorvoeren van verbeteringen. Het afstemmen van de originele ambitie (het budget) op de prognoses en de resultaten vraagt om een actie vanuit meerdere systemen en leidt tot het genereren en vergelijken van rapporten die niet op elkaar zijn afgestemd. Dat is niet alleen tijdrovend en lastig, maar het ondermijnt ook je vermogen om inzichten te gebruiken in het adviseren van je business.

8. Je kunt rapporten niet analyseren vanuit de tool die ze creëert

Wanneer er binnen het consolidatieproces een vraag opduikt, moet in het ERP-systeem worden gekeken naar de originele transacties om zo de oorzaak of verklaring te achterhalen. Wanneer de sub-balance-sheet niet lijkt te kloppen binnen het geheel, moet de consolidatiemanager snel kunnen vaststellen of er 'corrigerende' invoeringen zijn geweest direct in het eigen kapitaal - en waarom. Dat kan een flinke puzzel blijken.

Wanneer je dit probeert op te lossen met systemen die niet geïntegreerd zijn, kan dit een behoorlijke uitdaging worden. Met aan de ene kant de financiële administratie van het bedrijf en aan de andere kant de tools die worden gebruikt om eindrapporten op elkaar af te stemmen en die niet met elkaar communiceren. Het verband ontdekken tussen de cijfers die je in Excel ziet en de transacties die tot die cijfers hebben geleid, is manueel detectivewerk. Als je die informatie met één druk op de knop beschikbaar zou hebben, zou je dat heel wat tijd besparen. Maar dat is een utopie zolang je consolidatie-invoer en financiële transacties niet in dezelfde omgeving werden geïntegreerd.

9. Het is moeilijk om de complexiteit van de organisatie bij te houden

Ondernemingen die snel groeien of internationaal werkzaam zijn, kunnen een extreem ingewikkelde organisatiestructuur hebben, vooral wanneer het bedrijf actief is in fusies en overnames. Probeer je via spreadsheets de continu veranderende juridische structuur en managementstructuur van het bedrijf te beheren, dan bevind je je in een netelige en arbeidsintensieve situatie.

Een groeiende organisatie bijhouden via het knippen en plakken van complexe spreadsheetformules en tabellen levert vrijwel nooit precies op waarop je had gehoopt. Een consolidatietool is ontworpen om opgeschaald te kunnen worden voor dergelijke organisaties, waardoor het veel makkelijker en veiliger is om delen van de administratie te kopiëren wanneer de business evolueert.

10. Excel is foutgevoelig

Misschien zijn punt 1 en 2 niet van toepassing en levert iedereen de spreadsheets aan zoals afgesproken. Als je alles in hetzelfde bestandstype krijgt, dan is dat eenvoudig op elkaar af te stemmen en te consolideren. Niets om je zorgen over te maken, niet?

Misschien toch wel. Wanneer je ervan overtuigd bent dat je prima uit de voeten kunt met Excel, denk er dan even aan hoeveel formules en macro’s er verschijnen die maar één iemand echt snapt. Excel is foutgevoelig. Universiteitsonderzoek van TU Delft toont aan dat er van 15.000 spreadsheets 750 bestanden meer dan 100 oppervlakkige fouten bevatten. Over de oorzaak van de fouten blijft het weliswaar nog speculeren. Maar het heen en weer sturen van spreadsheets die door iedereen bewerkt worden, heeft zeker een invloed op de kwaliteit. Wellicht zit de foutgevoeligheid ook in de interface van Excel - en dan met name in het feit dat je alleen het eindresultaat van een getal ziet. Het is moeilijk om binnen een spreadsheet op fouten te controleren. Durf je te wedden dat je spreadsheets 100% correct zijn?

Doe jezelf een plezier

Als taak met een hoge verantwoordelijkheid vormt consolidatie een grote uitdaging. Als je jezelf onnodig onder druk zet door tools te gebruiken die er niet voor zijn gemaakt, is het tijd om daarmee op te houden.

Speciale consolidatietools zorgen voor een naadloze doorstroming van het complete proces, doordat ze geïntegreerd zijn met de ERP-bron van de financiële data. Omdat er actuele dagboekinvoer wordt aangemaakt, zorgt dit voor een duidelijke weergave van de correcties die worden doorgevoerd. Dat kun je niet met een spreadsheet. De tools bieden ook één centrale omgeving waaraan iedereen effectief kan bijdragen, zonder problemen met versiecontroles noch ontbrekende informatie. Het omzetten van wisselkoersen, interne afstemming en eliminatie verloopt geautomatiseerd, evenals de dagboekinvoer voor correcties en de eindrapportering.

Krijg snel een accuraat beeld, met minder risico en minder stress. Het is tijd om afscheid te nemen van Excel. Maak een nieuw begin met consolidatie en gebruik de tijd die vrijkomt om de rapporteringsresultaten echt in te zetten om je bedrijf vooruit te helpen.