Wat is een proforma factuur en hoe stel je hem op?

Misschien heb je er wel eens van gehoord: de proforma factuur. Dat is een onofficiële, voorlopige factuur die de koper informatie biedt over de producten of diensten die je gaat leveren. Vaak verzend je een proforma factuur nadat je klant een offerte heeft geaccepteerd, maar voordat je daadwerkelijk gaat leveren. Op die manier kun je om een vooruitbetaling vragen of de klant van de informatie voorzien die hij nodig heeft voor bijvoorbeeld importvergunningen. In dit artikel geven we meer uitleg over de proforma factuur. 

Wat betekent proforma?

Proforma is Latijn en betekent ‘voor de vorm’. Officieel schrijf je dan ook pro forma factuur, maar in de loop van de jaren werd dit steeds vaker aan elkaar geschreven. Inmiddels is de schrijfwijze ‘proforma factuur’ helemaal ingeburgerd. Een proforma factuur wordt ook wel een proforma nota genoemd. 

Wanneer gebruik je een proforma factuur?

Er zijn verschillende situaties waarin je een proforma factuur gebruikt. De meest voorkomende situatie is bij import en export. Wanneer je klant zich in het buitenland bevindt en je producten wil importeren, moet hij vaak voldoen aan allerlei douaneformaliteiten. Denk bijvoorbeeld aan benodigde vergunningen of inklaringsdocumenten. Om die te kunnen aanvragen, moet je klant kunnen aantonen wat hij precies wil importeren. Een proforma factuur biedt dan uitkomst. 

Je kunt dit type document ook gebruiken om je klant om een vooruitbetaling te vragen. Dit gebeurt vaak bij grote (internationale) transacties of bij het afsluiten van abonnementen. 

Wat is het verschil met een gewone factuur?

Het belangrijkste verschil tussen een proforma factuur en een gewone factuur is dat een proforma factuur geen rechtsgeldig document is. Dat betekent dat de koper op basis van dit document in principe niet hoeft te betalen. Dat moet pas wanneer je de echte factuur hebt verstuurd (in het geval van een vooruitbetaling maak je daar natuurlijk afspraken over). Een proforma factuur neem je dan ook niet op in je boekhouding.

Wat is het verschil met een offerte?

Zoals hierboven al is uitgelegd, verstuur je een proforma factuur nadat je klant de offerte heeft geaccepteerd. Dat is dan ook niet hetzelfde als een offerte. Met een offerte moet je jouw klant vaak nog overtuigen. Wanneer je jouw proforma factuur verstuurt, is de deal in principe al gesloten. In een offerte is dan ook vaak nog meer tekst en uitleg verwerkt.

Waaraan moet een proforma factuur voldoen?

Omdat een proforma factuur geen officiële factuur is, moet ze niet voldoen aan de factuureisen voor een gewone factuur. Je moet wel altijd duidelijk vermelden dat het gaat om een proforma factuur, zodat hierover geen verwarring kan ontstaan. 

Ook voor de nummering stelt de belastingdienst geen eisen. Dat nummeren doe je namelijk alleen voor je eigen overzicht. Maar let op: het is niet toegestaan om op de proforma factuur en de gewone factuur hetzelfde factuurnummer te gebruiken, tenzij dat aansluit op de chronologische nummering van je facturen. 

Hoe maak je een proforma factuur?

Je kunt ervoor kiezen om een proforma factuur te maken in Word of Excel, maar het is een stuk makkelijker om dit te doen met behulp van een boekhoudprogramma, bijvoorbeeld Exact voor Boekhouden. Dat programma maakt het document namelijk automatisch op de juiste manier op. Je kunt een proforma factuur vanuit een boekhoudprogramma ook heel makkelijk versturen, zowel geprint als digitaal.