Automatisch afpunten van je webshop verkopen

Afpunten is een tijdrovend onderdeel van uw webshopadministratie. Mutaties van de payments service provider (PSP) die betalingen van uw online verkopen regelt, moeten kloppen met uw boekhouding. Een foutje is zo gemaakt en bovendien vaak moeilijk te achterhalen. Gelukkig is er een manier om uw webshop inkomsten automatisch te matchen met uw boekhouding.

Stukje geschiedenis

Afpunten, wat heeft dat met een cijferadministratie te maken? Logische vraag. Daarvoor eerst een stukje geschiedenis. Voor mutaties die bij elkaar hoorden, werd in het tijdperk voor de boekhoudsoftware een punt gezet. Zo is de term ‘Afpunten’ ontstaan. Tegenwoordig is afpunten het ‘matchen’ van mutaties die bij elkaar horen. Als u een factuur naar de klant stuurt, ontstaat er een openstaande post. Zodra de klant de factuur betaalt, ontstaan er mutaties. Die kunt u tegen elkaar wegstrepen, oftewel afpunten. Hierdoor is uw administratie weer in balans.

MT940-bestand

Mocht u weinig openstaande posten hebben, dan is handmatig afpunten of gebruik maken van een MT940- oftewel SWIFT MT940-bestand een prima manier. Dat bestand matcht bankbestanden met openstaande posten in uw boekhouding. Geld dat je PSP overmaakt, kun je niet afpunten via een MT940-bestand, omdat order- en factuurnummers tussen de webshop en uw boekhoudsoftware niet overeenkomen.

Totaalbedrag voor meerdere orders

Veel PSP’s keren periodiek een totaalbedrag uit (bijvoorbeeld per dag of per week) voor meerdere webshoporders. Matchen is niet mogelijk omdat het totaalbedrag van de PSP niet overeenkomt met de met factuurbedragen in uw boekhouding. Daarnaast kunnen uitgekeerde bedragen afwijken van de openstaande posten binnen uw boekhouding. Dit komt door de commissie die de PSP inhoudt op bijvoorbeeld het totaalbedrag, door koerswisselingen, btw-afrondingsverschillen of door gebruik van vreemde valuta.

Automatisch afletteren

Herkenbaar? Kijk eens naar Afpuntmodule 2.0 van Dealer4Dealer. Deze software punt betalingen van uw PSP automatisch af met openstaande posten in Exact. Daarbij wordt rekening gehouden met de kosten die uw PSP rekent. Van het ophalen van uw betalingsbestand tot aan het matchen van uw betaling. Alles gaat automatisch. De Afpuntmodule 2.0 werkt nu exclusief met Mollie. Dit jaar zal Dealer4Dealer ook andere PSP’s aansluiten op de app.

Activeer Afletteren 2.0 in de Exact Online App Store.