Hoe hou je je voorraad en boekhouding bij met 100% groei?

In augustus 2011 begon Sharon Hilgers met de sieradenlijn My Jewellery. 5 jaar later worden er op een drukke dag 400 orders verwerkt. Niet abnormaal, met een groei van minimaal 100% per jaar. Hoe krijg je dat voor elkaar? En met welke uitdagingen krijg je te maken? General manager Marieke van Helvoirt vertelt het in deze blog.

Tegenwoordig verkoopt My Jewellery hun opvallende sieraden in ruim 400 verkooppunten in Nederland, België en Duitsland. Daarom opereren ze op dit moment vanuit een 700 vierkante meter groot magazijn in Den Bosch. Marieke: "Tot 1,5 jaar geleden zaten we in een mooi grachtenpand in het centrum, maar daar zijn we uitgegroeid.”

Groei door social media

Hoe ze zo snel zijn gegroeid? Het helpt dat bekende mensen hun spullen dragen en ze het assortiment vaak vernieuwen. Wellicht het belangrijkste is de persoonlijke aanpak via diverse sociale media-kanalen. “Het is aardig intensief om elke dag wat nieuws te posten op de verschillende kanalen, maar het is het dubbel en dik waard. Social media heeft ons echt groot gemaakt. Inmiddels hebben we ruim 100.000 fans op Facebook en 40.000 volgers op Instagram.”

Festivals en vestigingen

Ze zijn ook steeds meer offline te vinden: naast de verkooppunten staan ze op festivals en organiseren ze regelmatig Meet&Greets en workshops. Ook is er sinds november 2015 een brand boutique. "Sinds de 1e dag loopt het als een trein. De winkel is pas een aantal maanden open, maar het gaat zo goed dat we nu al bezig zijn met 2 vestigingen buiten Den Bosch."

Groeien ook de fouten?

Met de explosieve groei is het verwerken van de orders een uitdaging geworden. "Dat we alsmaar blijven groeien is natuurlijk heel fijn, maar we willen voorkomen dat het ons in gaat halen en dat we fouten gaan maken. Vooral qua voorraad is dit heel vervelend.'' Toch houdt My Jewellery de logistiek in eigen beheer. "We doen alles zelf: van de fotografie tot en met het inpakken, het voelt heel onnatuurlijk om dit uit handen te geven. Wel hebben we sinds deze week een warehouse manager die alles in goede banen leidt."

De voorraad kloppend houden

Daarnaast hebben ze het bijhouden van hun voorraad en boekhouding aangepast. “Wanneer er nieuwe producten kwamen, wilden we deze vanwege de drukte vaak zo snel mogelijk verwerken, waardoor de voorraad niet altijd klopte.” Als dat niet werd opgelost, zou dat een steeds groter probleem worden. “Nu is onze brand boutique nog om de hoek van het magazijn, maar als we straks heel Nederland gaan veroveren met fysieke winkels kunnen we niet even die leuke ringen langs komen brengen, dan moet alles gewoon kloppen."

Dankzij de koppeling in 1 keer alles goed

Om ervoor te zorgen dat de boekhouding wél klopt, hebben ze sinds kort een koppeling tussen Magento en Exact, gemaakt door xCore. Zo weten ze zeker dat alle gegevens kloppen: “Nu worden we gedwongen om alles in 1 keer goed te doen.” Op deze manier houden ze die 100% groei per jaar wel vol!