Het nut van vaak voorraadtellen (en hoe het makkelijker kan)

Iedere eigenaar, manager of leidinggevende bij een handels- of productiebedrijf zal het beamen: altijd een zicht hebben op de voorraadstand is handig. Helaas kost dat regelmatig voorraadtellen heel wat tijd. En dan zwijgen we nog over de kans op fouten bij manueel tellen. En dus beperkt u zich maar tot de jaarlijkse inventarisering van de voorraad.

Voordelen van voorraadtellen

Ook al verplicht de overheid u slechts één keer per jaar om uw voorraad te inventariseren, regelmatig voorraadtellen is geen luxe maar een noodzaak. Zeker als u uw voorraad altijd op en top in orde wilt hebben en optimaal voorbereid wilt zijn. Tijdwinst, foutvermindering, hogere leverbetrouwbaarheid: het zijn drie van de vele goede redenen om continu uw voorraad bij te houden. Nog meer redenen nodig? Lees dan even verder.

Minder afwijkingen en meer betrouwbaarheid

De voorraadhoogte in de boekhouding moet juist zijn omdat de voorraadwaarde uw resultaat direct beïnvloedt. Hoe kleiner de afwijking, hoe beter en betrouwbaarder de cijfers. Besluit u om voortaan vaker in het jaar te tellen? Dat leidt ongetwijfeld tot een blije boekhouder. Met wat steekproeven kan hij of zij checken of de procedures goed gevolgd zijn. Een uitgebreidere controle van de voorraad is niet meer nodig dankzij uw up-to-date voorraadadministratie. Bovendien zegt orde in het voorraadsysteem ook veel over de staat van het hele bedrijf.

Meer vertrouwen bij medewerkers 

Met een continu gekende voorraadstand krijgen uw medewerkers een goed beeld van het bedrijf. Verkopers gaan zelfverzekerder op pad en de binnendienst handelt met meer zelfvertrouwen omdat ze weten dat alles onder controle is. Stel u voor dat de voorraad een complete chaos is en u twijfelt aan levertijden en servicemogelijkheden? Dan wordt het voor medewerkers een stuk moeilijker om uw bedrijf op een goede manier te vertegenwoordigen. Een aangename bijkomstigheid is dat u minder backbestellingen krijgt. Ook dat geeft extra vertrouwen, wat uw verkopers dan weer uitstralen naar de buitenwereld. Precies wat u wilt! 

Hogere betrokkenheid en meer teamspirit

Stel, u beslist om voortaan het hele jaar door de voorraad te tellen. Dan is de jaarlijkse inventarisering strikt genomen niet meer nodig, zal uw boekhouder misschien zeggen. Toch raden wij aan om dat wel nog te doen. Al is het maar omdat u zo een moment heeft waarop iedereen op kantoor aanwezig is, van vertegenwoordigers en de buitendienst tot kantoor- en productiemedewerkers. Tijdens de eindejaarstelling zijn ze er allemaal. Maak er meteen een gezellige dag van met een gezamenlijk etentje of een kerstdrink. Over teambuilding gesproken!

Voorraadtellen met de Exact Voorraadbeheer App 

Om u te helpen bij foutloze voorraadinformatie werd Exact voor Handel en Productie uitgebreid met een mobiele app voor het tellen van voorraden. De app is gebruiksvriendelijk, geeft controle over het voorraadniveau en maakt uw magazijn in geen tijd digitaal.