De bouwstenen van het functioneringsgesprek: wat, wie, wanneer en hoe?

Om de zes maanden is het tijd voor een functioneringsgesprek. Je weet wel, dat moment waarop het functioneren van de medewerker wordt besproken. Wat houdt dat eigenlijk in? Wie praat met wie? En vooral: over wat moet je het zoal hebben? Hier vind je alvast enkele richtlijnen voor een waardevol functioneringsgesprek.

Wat houdt het functioneringsgesprek in?

Een functioneringsgesprek of performance review is een gesprek tussen een medewerker en diens manager. En dat is ook meteen het belangrijkste kenmerk: het gaat om een dialoog en niet om een monoloog. Het is geen beoordelingsgesprek.

Het doel van het functioneringsgesprek is het openlijk bespreken van de uitvoering van de opdrachten, de samenwerking tussen medewerker en leidinggevende, de bedrijfscultuur, plannen en toekomstvisies en ga zo maar door. Zorg er daarom voor dat je een veilige ruimte creëert waarin beide partijen eerlijk kunnen ingaan op elk aspect.

Wie praat met wie?

Aangezien medewerkers het nauwst samenwerken met hun manager is het logisch dat zij in gesprek gaan. Zij kunnen beter inschatten hoe de taken en de samenwerking verlopen dan de hr-manager. Toch kan ook de hr-verantwoordelijke aanwezig zijn tijdens het gesprek: om het in goede banen te leiden én om bij te leren over hoe medewerkers de werking van het bedrijf ervaren.

Wanneer houd je een functioneringsgesprek?

Een eerste functioneringsgesprek vindt 3 maand na de indiensttreding van de medewerker plaats. Waarom dit eerste gesprek zo vroeg valt? Omdat je zo tijdig kunt peilen naar hoe de verwachtingen van de nieuwe medewerker zijn afgelost, naar hoe goed die zich in het bedrijf heeft ‘geïnstalleerd’. Daarna volgt elke 6 maanden een opvolgingsgesprek.

Het is belangrijk dat de gesprekken tijdig ingepland worden, zodat zowel de medewerker en de leidinggevende tijd hebben om het gesprek voor te bereiden. Zo kunnen er in Officient vooraf notities worden gedeeld die aangeven waarop jullie beiden willen focussen tijdens het functioneringsgesprek.

Welke onderwerpen komen aan bod?

De job: Zijn de opdrachten wat de medewerker verwacht had? Wat gaat goed en wat minder? Wat inspireert en wat remt af?

Het team: Verloopt de samenwerking naar wensen? Wat zijn de sterke, maar ook zwakkere punten van de leidinggevende?

Het bedrijf: Kan de medewerker zich vinden in de bedrijfscultuur? Wordt de medewerker voldoende ondersteund in wat hij of zij wil bereiken?

Ambities: Wat zijn de carrièredoelen en toekomstvisies van de medewerker? Hoe zou die medewerker ze kunnen waarmaken binnen jouw bedrijf?

Actieluik: Wat stelt de medewerker voor als actiepunten? Wat doen zowel medewerker als leidinggevende tegen het volgende gesprek?

Hoe bereid je het gesprek voor?

Plan het functioneringsgesprek zeker een week op voorhand in en laat elkaar weten over wat je het wilt hebben. Op die manier kunnen jullie je beter voorbereiden en benut je het gesprek ten volste. Welke documenten heb je daarvoor nodig?

• Een template van een vragenlijst
  Heb je er geen idee van hoe je aan zo’n vragenlijst begint? Goed nieuws: wij maakten een template op die je als basis kan gebruiken. Je vindt de vragen hier.
• Een verslag van het vorige gesprek
  Vind je het verslag niet meer terug? Denk dan eens na over een e-HRM pakket waarin je al je verslagen kan opslaan en oproepen wanneer je maar wilt.

Zo, nu ben je klaar om een nuttig functioneringsgesprek op te zetten. Wil je graag al een stapje verder denken? Ons performance e-book geeft je 6 tips rond prestatiemanagement.