Waarom HR professionals essentieel zijn in élke succesvolle organisatie

Wat mensen buiten de HR afdeling denken dat hr professionals doen...

"Het inzicht van medewerkers in hr rollen en verantwoordelijkheden komt niet overeen met de dagelijkse realiteit van hr professionals." Dit is gebleken uit onderzoek van Paychex bij maar liefst 1000 werknemers. People Management voerde met behulp van YouGov onderzoek naar de perceptie van het hr takenpakket bij het personeel. Wat bleek? Op basis van een poll bij 1150 werknemers, waren dit de vijf voornaamste HR taken waar men dacht dat HR professionals zich mee bezighouden:

1. Klachten behandelen (58%)
2. Werving (57%)
3. Naleving van de arbeidswetgeving (57%)
4. Contracten (54%)
5. Disciplinaire maatregelen (54%)

Hoewel al deze taken effectief tot het takenpakket van HR professionals behoren, is dit verre van alles, noch minder juist is de indeling naar prioriteit. Zowel werknemers als werkgevers zijn onvoldoende op de hoogte van wat HR doet en welke waarde zij brengen naar een onderneming. Zo blijkt uit onderzoek van KPMG dat slechts 17% van de managers gelooft in de meerwaarde van HR en dat is onvoldoende.

Wat hr professionals écht doen...

Net zoals andere teams streeft HR naar het behalen van de gestelde bedrijfsobjectieven. Samen met de andere divisies, zetten ze zich in om de productiviteit en effectiviteit van de onderneming te verhogen. HR gaat dit voornamelijk doen door tijd te investeren in het groeien van het menselijk kapitaal. Het rekruteren, ontwikkelen en behouden van de juiste profielen is noodzakelijk om een concurrentieel voordeel op te bouwen.

Hoewel HR in zowel KMO's als grotere organisaties hetzelfde doel voor ogen heeft, gaat ze zich op een andere manier organiseren. In KMO's zijn hr managers grotendeels generalisten. Ze hebben kennis over alle hr rollen en nemen deze ook allemaal op zich. Vaak werken ze alleen of in een klein team van slechts een handvol HR medewerkers.

In tegenstelling tot KMO's, bestaat de hr afdeling in grotere bedrijven eerder uit specialisten. Dit kunnen vaste medewerkers, consultants of externen uit gespecialiseerde bureaus zijn. Deze worden dan vaak geleid door een HR director of een CHRO. Hoewel de werking van HR in grote bedrijven zeer interessant is, kiezen we er in dit artikel voor te focussen op de functie van HR in een middelgrote KMO.

Het takenpakket van een hr professional kan volgens het model van Ulrich worden opgedeeld in vier verschillende rollen (strategisch partner, change agent, administratief expert en verdediger van de medewerkers), weergegeven in onderstaande afbeelding.

1. Verdediger van de medewerkers

Uit onderzoek van de Harvard Business Review is gebleken dat tevreden werknemers maar liefst 31% productiever zijn. Hoewel de exacte cijfers vaak verschillen over studies heen, is het positieve verband tussen tevredenheid en productiviteit niet te ontkennen. Om de resultaten van een onderneming positief te beïnvloeden, zijn er dus tevreden, maar ook betrokken en competente werknemers nodig.

Hoe krijg je nu tevreden werknemers? Wel, het is eigen aan de mens om te willen groeien. Daarom moeten hr professionals de noden van de werknemers zien te identificeren. Op basis daarvan kunnen managers bijvoorbeeld op training worden gestuurd om hun management skills te verbeteren. Werknemers kunnen specifieke opleidingen volgen die hun competenties verbreden of verdiepen en individuele loopbaantrajecten kunnen worden uitgewerkt. Wanneer werknemers weten dat ze waardevol zijn, door de investeringen die in hen worden gemaakt en door de appreciatie en feedback die ze krijgen, stijgt hun tevredenheid.

Daarnaast treden hr professionals ook op als vertrouwenspersoon. Stel dat de samenwerking met een bepaalde collega niet meer goed verloopt. Jullie werk gaat erdoor achteruit en een gesprek aangaan is geen optie. Op dat moment moet je iemand kunnen aanspreken en HR kan dan een luisterend oor bieden om de situatie uit te klaren.

2. Administratief expert

Hr professionals moeten meer doen dan enkel de hr taken uitvoeren. Ze moeten ook over het proces nadenken en evalueren als dit zowel efficiënt als effectief verloopt. Wanneer hr processen goed uitgebouwd zijn rond bijvoorbeeld training & ontwikkeling, verhoogt de tevredenheid en bijgevolg ook de productiviteit.
Win-win voor zowel werknemer als werkgever.

De gekende personeelsadministratie is één van deze processen. Dit kan bijvoorbeeld efficiënter gemaakt worden door gebruik te maken van software zoals Officient. Maar ook andere processen vergen het nodige denkwerk om effectieve resultaten te behalen:

• Rekrutering & selectie
• Beoordeling
• Training & ontwikkeling
• Veiligheid & preventie

Neem nu rekrutering en selectie. Om de juiste persoon met de juiste vaardigheden in dienst te nemen, moet je eerst weten wat de vereiste competenties zijn. Deze moeten in kaart gebracht worden door middel van een uitgebreide analyse van de functie. Naast de vacature moet HR het bedrijf in zijn gehele gaan promoten, om aantrekkelijker over te komen naar potentiële kandidaten. Dit doen ze onder meer met employer branding.

Wanneer kandidaten dan effectief in contact komen met de hr professional, moeten ze worden gescreend. Denk nu zelf eens na over hoe jouw sollicitatieproces is verlopen. Waarschijnlijk ben je op gesprek moeten gaan, misschien heb je een case moeten oplossen of heb je een persoonlijkheidstest moeten invullen... De opties zijn eindeloos. Maar waarom hebben ze voor die bepaalde aanpak gekozen om te testen of jij de geschikte kandidaat bent? De kost die samenhangt met het in dienst nemen van een verkeerde werknemer, is namelijk te groot om zuiver op intuïtie over te beslissen.

3. Strategische partner

Het doel van een "strategische partner", is om de hr strategieën en activiteiten op één lijn te brengen met de strategie van het bedrijf. Op basis van een weldoordacht plan, afgesteld op de doelen van de organisatie én een consequente uitvoering, kunnen concurrentiële voordelen worden behaald. Ze gaan niet enkel de strategie vertalen naar praktijk, steeds vaker leveren ze ook een bijdrage in het vormgeven van deze strategie. Hiervoor werken ze voornamelijk samen met lijnmanagers om dit in praktijk te zetten.

Stel je bent op zoek naar een selectie tool die variatie in persoonlijkheid kan meten. Dit met de bedoeling om meer gevarieerde teams te kunnen samenstellen omdat deze succesvoller blijken te zijn. Het gebruik van persoonlijkheidstesten is dus een manier om de strategie van het bedrijf te vertalen naar in praktijk.

Hr professionals zijn als het ware de brug tussen werknemer en werkgever. Het is niet altijd gemakkelijk om een balans te vinden. Door teveel betrokken te raken in de management rol, kan de connectie met het personeel verloren gaan. Wanneer HR echter als echte verdediger van de werknemers optreedt, wordt deze vaak niet meer serieus genomen door de collega-managers. Het is dus steeds zoeken naar een balans tussen beide, om tot oplossingen te komen die voordelig zijn voor alle betrokken partijen.

4. Change agent

HR is tot slot ook verantwoordelijk voor het begeleiden en stimuleren van verandering binnen de organisatie. HR moet deze veranderingen, gaande van een transformatie van de bedrijfscultuur tot een bedrijfsfusie, zo vlot en efficiënt mogelijk laten verlopen.

Hoewel dit op het eerste zicht meer iets is dat voorkomt in grotere bedrijven, is het ook van toepassing in KMO's. Stel dat een organisatie van kantoor verandert omwille van de sterke groei. Voor sommige medewerkers kan dit misschien een probleem vormen om op tijd op het werk te geraken. Op dat moment is het de taak van de hr professional om deze verandering in goede banen te leiden en conflictsituaties op te lossen.

Omdat mensen van nature geen voorstander zijn van verandering, is het belangrijk dat de betrokken partijen goed geïnformeerd zijn over de reden van de verandering en de daarbijbehorende consequenties. Niemand hoort graag op het allerlaatste moment dat het kantoor verhuist naar een moeilijk bereikbare locatie. Daarom dat het opbouwen van vertrouwensbanden met de verschillende partijen en open communicatie voeren met hen zeer belangrijk is. Wanneer er tijdig gecommuniceerd wordt over aankomende verandering, is er ruimte voor discussie en onderhandeling.

Waarom hebben we ze nu nodig?

HR staat in voor alles wat met het personeel te maken heeft. Zij regelen alles voor de eerste werkdag van een nieuwe medewerker, ze zorgen ervoor dat iedereen op tijd een eerlijk loon krijgt en dat iedereen de kans krijgt zichzelf verder te ontwikkelen. Zij zijn ook de mensen die op je verjaardag een kleine attentie komen brengen of begrip tonen wanneer je eens een dag van thuis wil werken omdat je kind ziek is gevallen.

Hun doel is tevreden werknemers. Dit is uiteraard goed voor de werknemers, maar ook de werkgevers dragen hier de positieve gevolgen van. Tevreden werknemers zijn namelijk productiever en dragen bij aan een aangename werksfeer.