Digitalisering van HR-Administratie: Tips en Tools

Het automatiseren van HR-processen binnen je kmo, kan aanzienlijk bijdragen aan de efficiëntie en de productiviteit. En aan het werkplezier! Dit artikel biedt bruikbare tips en enkele tools om de digitalisering optimaal te benutten.

De meeste kmo-bedrijfsleiders moeten we al lang niet meer overtuigen van de noodzaak aan digitalisering. Meer efficiëntie en minder foutenlast zijn twee van de meest geciteerde voordelen. Wanneer het over het automatiseren van HR gaat, stellen we evenwel vast dat de evolutie soms minder snel verloopt. Nochtans valt er met behulp van technologie ook in dit vakgebied veel efficiëntie- en productiviteitswinst te behalen.

Waarom dringt het automatiseren van HR zich op?

Er zijn tal van goede redenen te bedenken om hier werk van te maken. Zeker nu de HR-dienst steeds meer taken krijgt toegekend. Met een performante tool kan je bijvoorbeeld de complexe en tijdrovende loonadministratie vereenvoudigen. Je hebt bovendien real-time inzicht in de afwezigheden en kunt verlofaanvragen makkelijker verwerken.

Daarnaast hou je documenten, contracten en policies centraal bij, zodat je ze op elk moment onmiddellijk terugvindt. Je verkrijgt een goed overzicht dankzij een digitaal archief, dat intern gekoppeld is aan medewerkersprofielen, wagenpark en assets.

De communicatie en fysieke contacten met medewerkers blijven beperkt tot het minimum. Dat is handig in elke fase van de werknemersloopbaan. Je verliest minder tijd met papierwerk in orde brengen bij de onboarding, met het plannen en voorbereiden van evaluatiegesprekken en opleidingen, met het updaten van de personeelsadministratie enz. Kortom, met het automatiseren van HR-processen win je heel wat kostbare tijd.

Waarom wachten sommige kmo’s met het automatiseren van HR?

Wil je als zaakvoerder binnen je kmo werk maken van het automatiseren van hr-processen, dan moet je uiteenlopende uitdagingen het hoofd bieden. Innovatie en verandering gaan gepaard met een zekere weerstand. Medewerkers, ook binnen het HR-team, staan soms terughoudend tegen het implementeren van nieuwe tools, vooral wanneer ze over onvoldoende technische vaardigheden beschikken.

Ook op operationeel niveau kunnen er twijfels rijzen over de noodzaak en meerwaarde van de automatisering. De investering in kosten en tijd is een belangrijke overweging. Daarom is een geleidelijke en doelgerichte aanpak te prefereren. Bepaal waar de meest voorkomende HR-processen zich situeren en pak deze als eerste aan. Vervolgens leg je het verdere traject stap voor stap af.

Ga voor een logische benadering bij het automatiseren van HR

Stel concrete en haalbare doelstellingen en overleg met alle stakeholders binnen de organisatie. Identificeer hun belangrijkste behoeften en kaart de huidige HR-processen in. Analyseer waar de meeste tijdswinst te behalen valt en toets dit aan de bestaande oplossingen. Dit geeft meteen een indicatie van het kostenplaatje.

De keuze van de juiste partner is even belangrijk. Bekijk de markt en informeer naar de ervaringen van andere kmo's met HR-automatisering. Een leverancier die jouw visie en waarden deelt, kan zich beter inleven in de situatie van de kmo en de HR-afdeling. Dit zorgt voor een vlottere implementatie en gerichte ondersteuning.

Communicatie en evaluatie zijn cruciaal

Duidelijke communicatie helpt om goodwill te creëren voor de nieuwe werkwijze. HR-medewerkers en managers moeten hun Excel-bestanden inruilen voor een nieuwe tool, en medewerkers moeten verlofaanvragen digitaal indienen.

Verandering roept weerstand op, maar met goede begeleiding en door te laten zien dat de nieuwe methode vlotter en efficiënter is, zullen medewerkers als ambassadeurs bijdragen aan de transitie. Organiseer regelmatig evaluaties van de tool om te zorgen voor tijdige aanpassingen en om iedereen aan boord te houden bij komende updates.

De kracht van digitalisering

Elke digitalisering van bedrijfsprocessen draagt bij aan een moderne en hoogst efficiënte werkomgeving. Digitale tools helpen bedrijven om beter om te gaan met de uitdagingen van de markt. Ze verkrijgen actuele inzichten in de eigen organisatie, waarop ze hun groeistrategie kunnen enten. Ze beschikken over relevante data, waarmee ze onderbouwde beslissingen nemen. Hetzelfde geldt voor het automatiseren van HR.

Gecentraliseerde HR-data, vlottere onboardings, meer controle over essentiële HR-processen… het weerspiegelt zich allemaal in een uitgesproken professionele en wendbare organisatie. De kmo is beter gewapend om een motiverende werkomgeving te creëren, talent aan te trekken én te behouden. Een niet te onderschatten troef in de huidige, bijzonder uitdagende arbeidsmarkt.

Officient, HR-software van Exact in een notendop

Met Officient beheer je alle HR-taken (verloning, contracten, afwezigheden, wagenpark, functioneringsgesprekken, personeelsgegevens…) binnen een enkel cloudplatform. De tool komt tegemoet aan alle HR-behoeften van kmo’s en accountants. Hij biedt hun een 360°-overzicht van hun HR-processen, loonbeheer en financiële administratie… en de wendbaarheid om snel en gevat te reageren op elke veranderende situatie.

• Overzichtelijke kalender voor alle medewerkers en payroll in enkele klikken
• Evaluatiegesprekken en vervolgacties, zoals opleidingen, inplannen
• Alles centraal, helder en toegankelijk voor de juiste personen
• Contract-templates met automatisch ingevulde persoonlijke data
• Digitaal ondertekenen van contracten en policies. Vind sneller het juiste contract met tags.
• Alle afwezigheden doorgeven in een paar klikken en doorsturen naar een social secretariaat
• Gemakkelijke aanpassingen maken in de kalender voor groepen
• Workflows zorgen voor kwalitatieve onboardings
• Automatische reminders voor contracten en policies
• Medewerkers kunnen zelf opleidingen aanvragen, eenvoudig aangeven of een opleiding onder FLA valt en de benodigde gegevens direct invullen
• Medewerkers kunnen eigen vakantie- en afwezigheidsattesten uploaden en eigen informatie aanpassen

Conclusie

De digitalisering van HR-administratie is een onmisbare stap voor organisaties die streven naar hogere efficiëntie en productiviteit. Investeren in digitale HR-administratie is niet alleen een strategische keuze voor vandaag, maar ook een noodzakelijke stap voor de toekomst van uw bedrijf. Maak de overstap naar een efficiënte en digitale HR-omgeving en ervaar de voordelen zelf. Praat vandaag nog met een HR-sofware expert van Exact en vraag hier je Officient demo aan.