Wil je veranderen van sociaal secretariaat? Nu is het moment!

Alle verandering is moeilijk. De overstap zetten naar een nieuw sociaal secretariaat is hier zeker geen uitzondering op. De nieuw gekozen partner zal heel wat taken op zich nemen, maar als bedrijf heb je ook zelf wat werk voor de boeg. We beantwoorden 3 essentiële vragen, die je zullen helpen een geslaagde overgang te maken naar een nieuw sociaal secretariaat.

1. Kan ik zomaar veranderen van sociaal secretariaat?

Het is je misschien al opgevallen, maar de laatste maanden zijn verschillende sociale secretariaten sterk aan het inzetten op reclame om nieuwe klanten aan te trekken. Dit doen ze ook met een reden, want veranderen van sociaal secretariaat gaat niet zomaar.

We lijsten even de belangrijkste voorwaarden op om te veranderen:

• De minimumtermijn van het contract bij het huidige sociale secretariaat is overschreden. Bij meeste sociale secretariaten is dit drie tot vier jaar.
  Grote tip! Deze termijn is niet wettelijk verplicht en kan gereduceerd worden tot één jaar, mits je goed kan onderhandelen met de potentiële sociale secretariaten.
  
• Indien je wil opgestart zijn bij een nieuw sociaal secretariaat in 2025, moet je de beslissing nemen en het juiste papierwerk indienen voor 30 juni 2024. Dit komt omdat sociaal secretariaten opzegtermijnen hebben ingebouwd in hun contracten van minstens 6 maanden.
• Je hebt alle beheerskosten afgelost voor het afsluiten van het boekjaar.
• Je vult zowel een aansluitingsformulier als een ontslagformulier in en bezorgt dit aan het nieuw gekozen sociaal secretariaat. Zij volgen de procedure verder op m.b.t. het afsluiten van het huidige dossier en het opstarten van een nieuw dossier.

2. Waar baseer ik mijn keuze van sociaal secretariaat op?

Er komt heel wat kijken bij het veranderen van sociaal secretariaat. Bij elke keuze om partner, maak je best een grondige analyse van de behoeften van de organisatie. Daarnaast is het ook relevant om in kaart te brengen waar er wrijving of problemen waren met de huidige partner. Zo kan je gewapend met deze informatie de gesprekken met de mogelijke nieuwe partners aanvatten. Welke zaken neem je dus best in overweging bij de keuze van nieuwe sociaal secretariaat?

Is de dossierbeheerder een match?

Een belangrijke reden waarom bedrijven veranderen van sociaal secretariaat, is omdat de samenwerking en communicatie met de huidige dossierbeheerder stroef verloopt. Voor vele zaken m.b.t. de loonberekening en de personeelsadministratie, zal er frequent moeten gecommuniceerd worden tussen HR en de dossierbeheerder zoals bv. DIMONA aangiftes of het doorgeven van prestaties. Daarom is het altijd belangrijk dat de gekozen dossierbeheerder een goede match vormt met de verantwoordelijke voor het personeel. Bovendien is het een grote meerwaarde als de dossierbeheerder ook aanvulling kan geven rond de specifieke personeelsnoden van de organisatie.

Wat zijn de mogelijkheden van hun tool(s)

Het gebruiksgemak en de mogelijkheden van de tool(s) die het sociaal secretariaat aanbiedt, kan ook een doorslaggevende factor zijn. Zo voorzien meeste sociale secretariaten wel een tool, maar vergt het enkele opleidingen tegen dat je HR professionals er volledig mee weg zijn. Daarnaast zijn er vaak verschillende tools om uiteenlopende zaken te gaan regelen. Deze versnippering kan dan ook zorgen voor verwarring bij medewerkers en HR.

Met Officient geloven wij sterk in hr software bouwen die geen handleiding nodig heeft. Bij ons zijn er ook geen opleidingen vereist vooraleer je met onze hr software kan beginnen. Wij voorzien liever gratis webinars en een gepassioneerd customer success team om onze klanten te begeleiden. Wij zijn ook niet de enigen die geloven in het Officient verhaal. Zo bieden sociale secretariaten Besox & Wij Helpen bieden namelijk sinds kort het gebruik van Officient aan aan hun klanten!

Is de dienstverlening afgestemd op de organisatie?

Een belangrijk onderdeel van je beslissing zou moeten gaan rond hoe goed het aanbod van een andere dienstverlener is afgesteld op de noden van de onderneming. Zo voorzien grotere sociale secretariaten waarschijnlijk meer diensten voor de ondersteuning van internationale organisaties. Langs de andere kant ontvang je misschien een meer klantgerichte behandeling bij één van de kleinere sociale secretariaten. Het kan ook zijn dat er een bepaald sociaal secretariaat is, die een uitgebreide expertise heeft met jouw specifieke sector.

Wat kost mij dit allemaal?

De kost die een sociaal secretariaat aanrekent per werknemer, bepaalt niet het volledige plaatje. Over het algemeen is de kostprijs van een sociaal secretariaat samengesteld uit drie componenten: een vaste kost per werknemer, een jaarlijkse licentie voor de hr software en bijkomende diensten die apart worden gefactureerd. Let zeker op deze apart te factureren diensten. Zo kunnen taken zoals het aanmaken van DIMONA's, het aanleveren van rapporten, het opmaken van bepaalde documenten etc. allemaal apart in rekening gebracht worden.

Meeste sociale secretariaten hebben hierover echter weinig informatie beschikbaar en vaak zijn de offertes ook niet overzichtelijk opgesteld. Sommigen rekenen de kostprijs voor de hr software bij de prijs per gebruiker, terwijl andere misschien een aantal opleidingen gratis gaat aanbieden. Vraag dus steeds naar duidelijkheid rond wat onder de dienstverlening valt en welke diensten apart zullen gefactureerd worden.

3. Wat heeft het sociaal secretariaat nodig?

Zoals we in het begin aanhaalden, zolang je de beslissing neemt om te veranderen voor 30 juni en je het juiste papierwerk hebt ingediend, zal het nieuwe sociaal secretariaat het overzetten van het dossier voor zijn rekening nemen. Om goed opgestart te geraken, moet hen wel een hoop informatie bezorgen die je misschien niet altijd makkelijk kan terugvinden of ophalen. Een duidelijk overzicht van alle personeelsleden, alle contracten waaronder deze werken, welke uurschema's of werkroosters ze aan gebonden zijn, welke vakantie en types toegekend worden en ga zo maar door.

Een deel van deze informatie kan je proberen te exporteren uit de tool van het Sociaal secretariaat. Daarnaast wordt veel van deze informatie vaak nog op verschillende plaatsen bewaard. Denk maar aan de drive map of dossierkast met alle arbeidscontracten en andere overeenkomsten. Of welke HR medewerker over de laatste informatie beschikt. Als men wil veranderen van sociaal secretariaat, kost het samenbrengen, structureren en communiceren van deze informatie vaak onverwacht veel werk.

Gelukkig heeft Officient daar een oplossing voor!

Officient helpt jouw onderneming om de overstap te maken

Met onze hr software kunnen we dit proces een heel stuk sneller laten verlopen voor jouw onderneming. Door onze unieke integraties met alle grote sociale secretariaten, kunnen we makkelijk alle gegevens ophalen van jouw onderneming bij het huidige sociaal secretariaat. Vervolgens kan je ofwel deze deze data makkelijk exporteren uit ons hr systeem of geef je simpelweg het nieuwe sociaal secretariaat deels toegang tot jullie Officient account. Zo kunnen ze makkelijk alle informatie ophalen die ze van jouw organisatie nodig hebben, én krijg je gewoon meer controle over je HR-data.
That's Officient, right?

Bekijk deze getuigenis van Around Media, waar Wannes Vanspranghe meer verteld over zijn ervaring met Officient en de ervaring die hij daardoor had met het veranderen van sociaal secretariaat (0:39).

Auteur: Maarten Decroos