Offboarding: 8 vragen die je zeker moet stellen in een exitgesprek

Afscheid nemen bestaat niet... Behalve wanneer een medewerker je onverwacht vertelt dat hij/zij ontslag neemt. Een moment dat je als bedrijf het liefst zo min mogelijk mee maakt. Toch kan je veel leren uit deze ervaring. Het is tijd voor een exitgesprek!

Door het stellen van de juiste vragen kan je tijdens een exitgesprek eerlijk en open feedback ontvangen. Informatie die goud waard is én voor een betere ervaring kan zorgen voor je huidige en toekomstige medewerkers. Door het stellen van deze 8 vragen tijdens het exitgesprek maak je van dit niet zo fijne moment een leerrijke ervaring en zorg je voor een goeie offboarding workflow.

Waarom tijd en moeite steken in een offboarding en exitgesprek?

Een goede offboarding is net zo belangrijk als een goede onboarding. Een ontevreden medewerker kan namelijk erg veel schade aanbrengen. Niet enkel aan je merk (een ontevreden medewerker kan een nog grotere invloed hebben dan een ontevreden klant), maar ook intern (denk aan mogelijke datalekken, zaken die vernield worden, kennis die verloren gaat...).

Verlaat je medewerker je bedrijf echter met een positief gevoel kan hij/zij nog beslissen om na verloop van tijd terug te keren. Zelfs als dat geen realiteit wordt, kunnen ze nog steeds ambassadeurs voor jouw bedrijf blijven. Dan gaan ze misschien wel weg, maar verlaten ze je niet!

Een positief gevoel teweeg brengen bij het afscheid kan je door verschillende zaken te combineren met elkaar. Een eerste component is het afscheid memorabel maken. Vier de successen/verwezenlijkingen van de medewerker, houd een drink en toon dat je apprecieert wat hij/zij voor jou heeft gedaan.

Het houden van een exitgesprek

Het exitgesprek is een andere, zeer belangrijke component van offboarding. Dit is de perfecte opportuniteit voor jou om open en eerlijke feedback te verzamelen. Ex-medewerkers hebben namelijk niets te verliezen met écht eerlijk te zijn. Bovendien toont een exitgesprek dat je wel degelijk inzit met het feit dat ze vertrekken. Deze 8 vragen mogen alvast niet ontbreken:

1. Waarom ben je op zoek gegaan naar iets nieuws?

Uit deze vraag valt een heleboel te leren. Is er iets wat je kan aanbieden aan je huidige en toekomstige werknemers? Misschien is het antwoord op deze vraag wel dat het tijd werd voor een nieuwe uitdaging, dat ze het gevoel hadden niet meer te kunnen groeien in hun huidige job. Dit kan een teken zijn dat je misschien niet genoeg opleidingen en doorgroeimogelijkheden biedt aan je personeel.

2. Wat vond je het leukst en minst leuke aan je job?

Het antwoord op deze vraag zal je helpen bij het rekruteren van een nieuwe persoon voor de job. De inzichten geven jou concrete zaken om naar te informeren. Als de persoon die vertrekt bijvoorbeeld aangeeft dat hij/zij het vaste uurrooster echt niet leuk vond, dan kan jij achterhalen bij de nieuwe kandidaat hoe hij/zij daar tegenover staat.

3. Had je alle nodige tools om je job goed te kunnen uitvoeren?

Een werknemer moet voldoende ondersteund worden met de juist tools om een job goed te doen. Het ontbreken hiervan kan voor de nodige frustraties zorgen. Het antwoord op deze vraag tijdens het exitgesprek kan je helpen om de toekomstige medewerker beter te ondersteunen.

4. Had je het gevoel dat je successen genoeg werden gevierd?

Eén van de top redenen waarom werknemers hun huidige bedrijf te verlaten, is omdat ze zich niet gewaardeerd voelen. Door deze vraag te stellen, kan je achterhalen of je meer kan doen om je appreciatie te tonen. Vergeet ook zeker niet door te vragen wanneer iemand hier "neen" op antwoord. Wat had je beter kunnen doen? Wat verwachten ze van het bedrijf?

Op zoek naar inspiratie om de successen van je medewerkers te vieren? Lees dan zeker deze 8 manieren om aan je medewerkers te tonen dat je ze waardeert.

5. Hoe vond je de ondersteuning van je leidinggevende? Gaf hij/zij je de nodige ondersteuning?

Een goede leidinggevende/manager zorgt ervoor dat al zijn/haar medewerkers het beste uit zichzelf kunnen halen. Met deze vraag kom je te weten waar dit eventueel nog verbeterd kan worden. Het is ook belangrijk om de leidinggevende in kwestie die feedback door te geven.

6. Als je 3 tips zou moeten geven aan ons om het te verbeteren, welke zouden dit dan zijn?

Het antwoord op deze vraag kan over alle aspecten van je bedrijf gaan. Misschien is je verloning wel aan vernieuwing toe of gaat het over eenvoudigere zaken zoals flexibiliteit voor jonge ouders of sporten tijdens het werk.

7. Zou je ons bedrijf aanraden aan je vriend of vriendin?

Deze vraag kan je helpen om nog onopgeloste zaken aan het licht te brengen. Wanneer iemand hier 'neen' op antwoord is het erg belangrijk om goed door te vragen naar de reden waarom. De allerbeste reclame die je namelijk voor je bedrijf kan wensen is goede mond aan mond reclame.

8. Zijn er nog onopgeloste zaken die je wilt bespreken? Zaken die je wilt toevoegen?

Zijn er geen speciale zaken aan het licht gekomen door het stellen van de vraag hierboven? Eindig dan zeker het exitgesprek met deze open vraag om mogelijke onopgeloste zaken nog uit te praten. Je hoort het liever nu dan achteraf van een collega of ergens online.

Safety first

Als laatste stap in het exitgesprek mag je niet vergeten om te overlopen waar de medewerker allemaal toegang tot had: welke software heeft hij/zij gebruikt, welke data had hij/zij toegang toe, wat voor assets zijn er gegeven... Een lijstje waar je normaal gezien een duidelijk overzicht over zou moeten hebben en dus makkelijk kan "aflopen". Een goeie offboarding workflow is dus van cruciaal belang.

In Officient, zie je per medewerker wie wat heeft en welke software hij/zij gebruikt. Zo zorg je ervoor dat je alles netjes terugkrijgt, maar ook dat de veiligheid van al je data gegarandeerd is!

Auteur: Floor Debeyne