4 misvattingen over het vertragen van digitalisering

Automatisering is de stille motor die veel ondernemingen door de crisis helpt. Het stelt bedrijven in staat zich te richten op hun klanten en kernactiviteiten. Toch leeft er ook nog steeds angst om te digitaliseren. Verandering roept nu eenmaal weerstand op. Jarno van Hurne, Product Line Director bij Exact, weerlegt een aantal veelgehoorde bezwaren en geeft advies. 

“Mijn bedrijf is te klein”

Veel ondernemers denken dat digitalisering en slimme automatisering alleen is weggelegd voor grote bedrijven, maar die misvatting is makkelijk te weerleggen. Onder meer door de coronapandemie is de rol van digitalisering in een stroomversnelling gekomen. De KMO Barometer laat zien dat 14% van de kmo's nog méér oog voor de verbetering van (online) klantervaring kregen. Van Hurne: “Software wordt nog altijd gebruiksvriendelijker en intuïtiever. Gebruiksvriendelijkheid is een centraal uitgangspunt bij de ontwikkeling. Je moet niet gestudeerd hebben om met de software overweg te kunnen.”

Daarnaast is het gebruik van software tegenwoordig ook voor kleine ondernemers rendabel. Software hoeft namelijk niet meer aangekocht te worden, maar kan as-a-service worden afgenomen. In plaats van een eenmalige, grote investering betaal je enkel nog een vast, laag bedrag per maand voor precies die toepassingen die je nodig hebt. Het maandelijks betalen drukt minder zwaar op je begroting en maakt het makkelijker om in te stappen.

“Mijn intuïtie is de meest wijze raadgever”

Veel kmo's leiden hun bedrijf op gevoel, terwijl ze in gegevens een waardevolle partner kunnen hebben. Sommige ondernemers hebben dit al goed begrepen: volgens de KMO Barometer kan 19% van de ondernemers met één druk op de knop een real-time overzicht van hun business genereren. Maar 22% geeft aan dat gegevens een beperkte rol spelen in hun besluitvorming.

Door gebruik te maken van beschikbare gegevens uit je organisatie én je sector neem je betere, onderbouwde beslissingen. Daarmee ben je niet alleen je klanten beter tot dienst, maar leer je ook patronen herkennen en de capaciteit van je onderneming optimaliseren. Van Hurne illustreert het met een voorbeeld: “Een ouderwetse ijscoman kijkt in zijn boeken, ziet dat hij vorig jaar juli 100 ijsjes verkocht, en bedenkt dat hij er daarom ook dit jaar 100 wil verkopen. De moderne ijscoman kijkt verder en ziet dat vorig jaar juli uitzonderlijk warm was, en dat de weersvoorspelling nu veel minder is. Bovendien zit de hele sector in een dip. Hij besluit wat minder in te kopen, om te voorkomen dat hij met overschotten blijft zitten.”

“De problemen van mijn onderneming zijn uniek”

“Die misvatting is misschien wat hardnekkiger”, weet Van Hurne. “Dat komt doordat ondernemers enige trots opzij moeten zetten om toe te geven dat ze toch niet zo uniek zijn als ze denken. Met name productgerichte bedrijven voelen zichzelf vaak erg bijzonder. Ze denken dat standaardoplossingen voor hen niet interessant zijn, omdat niemand werkt zoals zij dat doen.”

Toch zien we in de praktijk dat dat niet helemaal klopt. Veel ideeën en toepassingen zijn al voorbijgekomen in de maakindustrie, waardoor er al veel standaardoplossingen en best practices op de markt zijn die bruikbaar zijn voor bedrijven uit verschillende sectoren. 90% van de blauwdruk van de software bestaat vaak al, en de laatste 10% maatwerk kan in samenspraak met de aanbieder worden opgezet. De gedachte dat standaardoplossingen niet kunnen dienen, is dus achterhaald. Tegenwoordig is het een kwestie van gewoon kleinschalig te beginnen. Een expert maakt je wegwijs in een bibliotheek van best practices, waarna je vaak snel aan de slag kunt.

“Beginnen met automatisering is moeilijk”

Ondernemers die willen digitaliseren schrikken soms van de uitdaging. Softwareoplossingen bieden zóveel mogelijkheden dat eraan beginnen imponerend lijkt. Van Hurne: “We horen vaak dat mensen enorm opkeken tegen het begin. Maar als je gewoon begint met een kleine eerste stap merk je dat het allemaal niet groot en ingewikkeld hoeft te zijn. Door simpelweg te kijken naar wáár in jouw onderneming het meeste (onnodige) mensenwerk plaatsvindt, kan je als bedrijf al snel een plan van aanpak smeden om jouw bestaansrecht terug te vinden.”

ERP-systemen maken duidelijk welke handelingen werk voor een computer zijn, wat in essentie door mensen wordt gedaan, en hoe mens en machine kunnen samenwerken. Dat deden ze al, maar ze doen het sinds het begin van de coronacrisis nog meer en met de groei van artificial intelligence, machine learning en cloud computing neemt het nog verder toe. We gaan richting een relatie tussen mens en machine, waarbij machines gegevens verzamelen, verwerken en bewerken. Dat stelt mensen voor een aantal keuzes, aldus Van Hurne. “Mensen zullen in de toekomst de creatieve kracht achter ideeën en dus ondernemingen blijven. Ze zullen werken mét softwareoplossingen, en niet ‘voor’. Maar dan moeten ze de software wel gaan gebruiken. Er is geen reden om nog langer te wachten."