Auteur: Koen Baron, Senior Solution Marketeer
Waar gaan we het over hebben? Wel, onder andere over de voordelen van Peppol. Zowel voor de verstuurder als de ontvanger van een factuur. Wat is Peppol? Peppol is een speciaal beveiligd netwerk waarmee bedrijven en organisaties elektronische facturen kunnen versturen. Het werkt eenvoudig, snel en veilig.
Klinkt goed. Maar hoe werkt dat in de praktijk? In deze blog leg ik de voordelen van Peppol voor ondernemers uit. En wat daar voor nodig is.
Wat zijn de voordelen voor jou als verzender?
Stuur je een factuur via het Peppol-netwerk, dan gaat er automatisch een retourbericht mee. Dat bericht geeft de verzender van de factuur een factuurstatus. Zowel de afzender als ontvanger zien automatisch dezelfde factuurstatus.
Er zijn vijf statussen mogelijk: geleverd, bevestigd, in bewerking, geaccepteerd of afgekeurd. Zo weet je als ondernemer precies wat de status is van de factuur die je hebt verstuurd en of ze goed is aangekomen.
Wat zijn de voordelen voor jou als ontvanger?
Je verwerkt de factuur in slechts enkele minuten in plaats van dagen. Dat klinkt natuurlijk als muziek in de oren voor iedere ondernemer. Maar hoe werkt dat dan? De facturen die binnenkomen via het Peppol-netwerk worden automatisch ingelezen en na (eventuele) goedkeuring betaald. Het hele proces verloopt volledig digitaal en vraagt nauwelijks nog manueel werk.
Dankzij de standaard lay-out van de facturen neem je ze ook meteen op in de boekhouding. Daar zijn geen manuele controles voor nodig. Je moet dus als ondernemer niet langer gegevens overtypen vanaf de factuur. Dat scheelt tijd!
Natuurlijk heb je met alleen de gegevens op de factuur nog niet een meteen een complete boeking. Alles moet natuurlijk in de juiste grootboekrekeningen komen. Er bestaan echter programma's die de gegevens op de juiste plaats invullen op basis van historisch gedrag.
Voor de verwerking van Peppol-facturen is dus geen scan-en-herkenoplossing nodig! De factuurgegevens worden meteen omgezet in een boeking. Bij een PDF-factuur is dat anders. Daar heb je altijd software nodig die de factuurgegevens scant en herkent.
Hoe kan ik mijn onderneming registreren voor het Peppol-netwerk?
Wil je als ondernemer facturen versturen en ontvangen via Peppol, dan is je eerste stap de registratie voor het Peppol-netwerk. Om toegang te krijgen tot het netwerk onderga je als ondernemer eerst een validatieproces om je legitimiteit te laten controleren. De registratie in het netwerk gebeurt op basis van je ondernemingsnummer.
Kijk na of de registratie misschien kan via je boekhoudpakket. Via Exact Online gaat het in ieder geval. De nodige gegevens staan al in de software, zodat je jezelf als ondernemer snel en veilig kunt registreren!
Een belangrijke vraag is of je boekhoudpakket wel geschikt is om inkomende en uitgaande facturen te ontvangen en versturen via Peppol. Werk je met Exact Online? Dan kan allebei. Exact Online kijkt trouwens ook automatisch na of de afnemer in het Peppol-register staat, zodat jij dat niet moet doen. Dat scheelt ook weer tijd en moeite!
Je vraagt je nu misschien wel af "waarom me weeral ergens registreren?" ... Nu, als je Peppol gebruikt, dan weet je dat de identiteit van de verzender is gecontroleerd. En dat je documenten (bijvoorbeeld facturen) digitaal zijn ondertekend en versleuteld worden verzonden. Dat verkleint het risico op fraude en vergroot de betrouwbaarheid van de uitwisseling van factuurdocumenten. Zo moet je je geen zorgen maken over mogelijke spookfacturen in de boekhouding.
De conclusie ... Doe elkaar een plezier
Hoe meer bedrijven zich aansluiten op het Peppol-netwerk des te eenvoudiger, sneller en veiliger we kunnen factureren. En dat wil toch iedereen, niet? En al helemaal als het je zowel op korte als lange termijn tijd en geld bespaart.
Het enige wat jij moet doen, is je registreren via Peppol. Werk je met Exact Online, dan is dat zo gepiept.
Wil je meer weten over werken met Peppol of hoe je je registreert via Exact Online? Bekijk dan de link naar onze whitepaper of neem contact met ons op via de supportpagina.