Waarom e-facturatie je onderneming winst oplevert

Op basis van Europese regelgeving zijn de voorbije jaren in Vlaanderen enorme inspanningen geleverd op het vlak van e-facturatie. De Vlaamse overheid promoot niet alleen de stap naar digitalisering van ontvangen en verzonden facturen, maar stimuleert ook e-invoicing tussen bedrijven onderling. 

Dankzij onder meer het Peppol-model is het Vlaamse e-facturatiebeleid uitgegroeid tot een best practice binnen de Europese Unie. Alle publieke organisaties in Vlaanderen kunnen e-facturen ontvangen én verwerken. En vrijwel alle boekhoudpakketten op de Belgische markt kunnen probleemloos Peppol-facturen ontvangen.

Ook No hands Accounting van Exact gaat voor efficiënte, slimme en automatische factuurverwerking. In dit artikel lees je wat de voordelen van e-facturatie zijn en hoe Exact je hierbij ondersteunt.

Het belang van elektronische facturatie

E-facturatie is sinds 2017 de standaardprocedure voor overheidsopdrachten van de Vlaamse overheid. Concreet betekent dit dat je als leverancier verplicht bent om facturen op elektronische wijze te verzenden (in een standaard formaat). Het is dus niet (meer) mogelijk om je facturen als pdf-bestanden naar de Vlaamse overheid te sturen. Wist je trouwens dat zes financiële systemen van de Vlaamse overheid maandelijks indrukwekkende scores halen van 80 à 90 procent ontvangen e-facturen?

Let wel: verplichte e-facturatie geldt niet voor kleine partijen zoals privépersonen en zogenaamde micro-ondernemingen. Zij mogen nog steeds papieren facturen of pdf-bestanden naar overheidsinstanties versturen. Ook voor declaraties en schuldvorderingen geldt een uitzondering.

Welke voordelen biedt elektronisch factureren?

E-facturatie levert zowel de verzender als ontvanger interessante voordelen op. Enerzijds is er een aanzienlijke efficiëntiewinst en kostenbesparing dankzij een eenvoudiger factuurbeheer en een administratieve lastenvermindering. Anderzijds zorgt e-invoicing ook voor een snellere verwerking en betaling van facturen. Er gelden zelfs kortingen voor leveranciers die elektronische facturatie op een gestandaardiseerde manier aanpakken.

Het Peppol-model als centrale bouwsteen voor e-facturatie

De Vlaamse overheid maakt gebruik van een standaard in elektronische facturatie (het Peppol-model). Peppol staat voor ‘Pan-European Public Procurement Online’. Door te werken met zogenaamde ‘Access Points’ – die de rol van dienstverlener op zich nemen – kunnen verzenders en ontvangers e-facturen uitwisselen via een duidelijk, gestandaardiseerd kader van afspraken. Hierdoor zien Peppol-facturen er altijd hetzelfde uit en wordt maatwerk dus overbodig. Een bijkomend voordeel is dat je dit model vlot kunt integreren met je eigen ERP-systeem, wat bijkomende efficiëntie- en tijdswinst oplevert.

Welke rol speelt Mercurius hierbij?

Voor de verzending van je e-facturen moet je het Mercurius-platform van de Belgische overheid gebruiken. Mercurius is het softwareplatform waarop Belgische overheidsdiensten e-facturen en andere documenten in UBL-formaat (= Universal Business Language) ontvangen en verwerken. Het platform is verbonden met een gecertificeerd Peppol ‘Access Point’. Om een factuur te versturen naar een Belgische overheidsdienst, moet je die dus versturen vanaf een Peppol ‘Access Point’ waar je zelf toegang tot hebt naar het Access Point waarmee het Mercurius-platform verbonden is.

Ga voor maximale ondersteuning via No hands Accounting van Exact

Een correcte en vlotte verwerking van financiële administratie is cruciaal voor elke ondernemer. Het manueel opvolgen van boekhoudtaken is niet alleen tijdrovend en duur, maar vergroot ook de kans op fouten. Met No hands Accounting ga je voor slimme en automatische factuurverwerking. Hierdoor kun je jouw kostbare tijd optimaal besteden aan je kerntaken.

Met Scan & Herken worden je facturen in Exact Online Boekhouden automatisch herkend en verwerkt in de administratie. Bovendien bouw je op die manier automatisch een digitaal archief op. Via het Peppol-netwerk kun je snel en veilig je e-facturen uitwisselen. En zoals al vermeld, worden je facturen sneller betaald omdat de ontvanger ervan er minder werk aan heeft.

Benieuwd naar extra voordelen van No hands Accounting?

Wil je extra voordelen van onze innovatieve software ontdekken? Lees op onze website hoe je met No hands Accounting grip op je administratief werk vergroot.