E-invoicing voor kmo's: een kans of verplichting?

Heb je al gehoord van e-invoicing? Tijd om je te verdiepen in het topic, want vanaf 1 januari 2026 is het voor B2B-ondernemer een must om gebruik te maken van elektronisch factureren. Sinds 1 maart 2024 is het zelfs al verplicht voor alle openbare aanbestedingen boven de 3.000 euro. Start vandaag nog met de voorbereidingen.

Een e-invoice is een digitale factuur die je via het beveiligde netwerk van Peppol naar je klant stuurt. Het voordeel van e-invoicing is dat het sneller, veiliger en makkelijker is dan een papieren factuur of een pdf per mail.

Pdf-facturen zijn (meestal) mooi opgemaakt, goed leesbaar met alle informatie die je nodig hebt zoals de bedrijfsgegevens, geleverde producten of diensten en de factuurdatum.   

Een e-invoice is niet leesbaar- althans niet voor ons. Het is een gestructureerd elektronisch document wat snel uit te lezen is door een boekhoudpakket, zoals Exact Online. Een e-invoice wordt als XML-bestand opgemaakt en van machine naar machine verzonden via het beveiligde netwerk van Peppol. Voorbeelden van gestructureerde digitale documenten zijn UBL (Universal Business Language) of XML (eXtensible Markup Language).

E-invoicing gaat een steeds grotere rol spelen, ook binnen de EU. Vanaf 2028 moeten alle landen binnen de EU gebruikmaken van elektronisch factureren. Het doel van de nieuwe VIDA-richtlijn (VAT in the Digital Age) is om het makkelijker te maken om btw-aangifte te doen en om btw-fraude en het verschil tussen verwachte en echte btw-inkomsten kleiner te maken.

De Vlaamse en federale overheid nemen het voortouw als het gaat om e-invoicing. Sinds 2017 is het voor alle leveranciers een vereiste om elektronische facturen te versturen. Sinds 2024 is dit verplicht voor heel het land. Voor deze voortrekkersrol heeft ons land de titel ‘best practice’ ontvangen van de Europese Commissie.

Sinds 1 maart 2024 moeten alle bedrijven die zakendoen met de overheid of met organisaties die onder de wet op de overheidsopdrachten (B2G) vallen e-invoicing gebruiken voor hun facturen van meer dan 3.000 euro. Dat geldt voor alle niveaus van de overheid, van federaal tot lokaal, en voor alle sectoren, zoals onderwijs, gezondheidszorg, cultuur en nutsvoorzieningen.

Alle kmo’s, zelfstandigen en freelancers die facturen sturen naar bedrijven (B2B) zijn vanaf 1 januari 2026 verplicht om op deze manier te gaan werken.

De verplichting tot e-facturatie geldt niet voor bedrijven die verkopen aan particulieren (B2C). Heb je een winkel, cafe of kleinhandelszaak? Dan verandert er voorlopig niet veel.