Complexe facturen slimmer en sneller verwerken met e-facturatie

Soms krijg je als ondernemer of accountant facturen die wat complexer zijn om te verwerken dan een lunchbonnetje. Heb je bijvoorbeeld al eens een bedrijfsauto geleaset? Dan weet je dat zo’n factuur extra moeite kost bij de verwerking in de administratie. Een ander voorbeeld is de factuur van Sligro, een van de grootste horecagroothandels van de Benelux met een assortiment van ruim 75.000 artikelen. De groothandelaar werkt met eigen factuurvelden die niet standaard op elke factuur te vinden zijn, zoals de artikelgroepen bijvoorbeeld. Hoe zorg je als restauranthouder, cateraar of accountant ervoor dat deze complexe facturen met zo min mogelijk bloed, zweet en tranen in de boekhouding terechtkomen?

Veel horecabazen krijgen facturen nog per post of e-mail toegestuurd. Je kan in die gevallen ‘scan en herken’-software gebruiken om de inkoopfactuur te boeken. Handig, maar: met zulke software worden je factuurregels niet automatisch meegenomen. Mocht je een grootboekrekening hebben waar je je drankinkoop op boekt en een andere grootboekrekening voor het bijbehorende statiegeld, dan heb je geen andere keuze dan dit handmatig te specificeren. Deze aanpak kost niet alleen een hoop tijd maar is ook nog eens foutgevoelig.

Kan het makkelijker? Het korte antwoord: jazeker! Het langere antwoord: ga aan de slag met e-facturen om gegevens één op één over te nemen en het risico op fouten te vermijden. Een e-factuur is een factuur in de vorm van een gestructureerd digitaal bestand dat zonder menselijke tussenkomst kan worden uitgelezen door boekhoudsoftware. E-facturen bevatten op z'n minst dezelfde gegevens als elke andere factuur, maar dan netjes geordend en digitaal. Dat maakt het niet alleen mogelijk om meer gegevens over te nemen van de factuur, maar er ook meer mee te doen.

Op het moment dat je een e-factuur ontvangt, worden factuurregels automatisch toegevoegd aan de boeking. Dat scheelt een hoop handmatige invoer, maar daar houdt het niet op. No hands Accounting, de add-on van Exact voor automatische factuurverwerking, vult namelijk zelf met behulp van slimme software en historische boekingen de grootboekrekeningen per regel aan. Deze gegevens vind je immers niet op je e-factuur, wat trouwens ook geldt voor betalingsconditie en btw-codes. Met e-facturen kun je dus ook complexe facturen automatisch en correct verwerken, zonder dat je je inzicht in gegevens verliest of details mist. En mocht je een pdf-versie toch handig vinden, geen zorgen: die wordt altijd meegestuurd.

Sommige factuurvelden zijn specifiek voor een relatie. Denk maar aan kentekennummers op de factuur van een autoleasebedrijf of, zoals eerder vermeld, de artikelgroepen van Sligro. Wanneer je een e-factuur van Sligro in je boekhoudsoftware ontvangt, worden deze relatiespecifieke velden overgenomen en beschikbaar gesteld voor verschillende doeleinden. Zo maakt No hands Accounting automatisch een factuuromschrijving en factuurregelomschrijving aan op basis van jouw wensen en beschikbare factuurgegevens. Met e-facturen kun je ook relatiespecifieke velden opnemen in factuurregelomschrijvingen, wat dan weer helpt bij je analyse- en controlewerkzaamheden. Met pdf- en papieren facturen kun je die omschrijvingen wel instellen, maar geen relatiespecifieke velden selecteren.

Daarnaast heb je met No hands Accounting ook de optie om boekingen uit te splitsen op basis van btw-percentages, kostensoorten of regels. Krijg je een e-factuur, dan kun je ook boekingen splitsen op basis van relatiespecifieke velden. In het geval van de e-factuur van Sligro kun je zo automatisch boekingsregels laten aanmaken gebaseerd op de artikelgroepen — een wens die wij horen van veel horecaondernemers.

E-facturatie zorgt dus niet alleen voor een soepelere verwerking van complexe facturen, het biedt ook mogelijkheden om extra inzicht en overzicht te creëren in je financiën.

Lees meer over deze mogelijkheden

Krijg je vaak complexe facturen? Probeer dan eens e-facturatie uit en ervaar de mogelijkheden in combinatie met No hands Accounting. Het enige wat je je leveranciers moet laten weten is dat je voortaan ook graag een e-factuur ontvangt. Meer weten over No hands Accounting? Wij helpen je op weg.