Wat is nieuw binnen Exact Online Debiteurenbeheer?

Elke ondernemer krijgt ermee te maken: facturen die niet op tijd betaald worden. Je stuurt telkens manueel een herinnering en dat kost veel tijd. Dankzij Exact Online Debiteuren gebeurt dat voortaan automatisch. Sinds de lancering van deze functie hebben we zo al 122.000 herinneringen verstuurd! Dat had effect op het debiteurenproces en de mate waarin de facturen vlugger betaald worden. Nu hebben we drie nieuwe functies doorgevoerd in Exact Online Debiteurenbeheer om dat proces nog meer te versnellen.

Herinnering versturen? Voeg aparte contactgegevens toe

De belangrijkste voorwaarde voor effectief debiteurenbeheer is dat herinneringen terechtkomen bij de juiste contactpersoon, vestiging of afdeling. Vroeger kon je binnen Exact Online Debiteurenbeheer al afwijkende contactgegevens opgeven voor de facturatie, maar die gegevens werden zowel voor het versturen van de factuur als voor het versturen van herinneringen gebruikt. Bij veel bedrijven ligt de verantwoordelijkheid voor die taken bij verschillende personen of afdelingen. Daarom is het nu mogelijk om per klant aparte contactgegevens in te voeren. Zo zorg je ervoor dat herinneringen en facturen naar de juiste personen worden gestuurd. Hierdoor loop je niet langer het risico dat de factuur niet betaald wordt omdat de herinneringen bij de verkeerde persoon terechtkomen.

Even bellen is zo gebeurd

Naast het sturen van herinneringen per e-mail helpt het ook om telefonisch contact te hebben met je debiteuren. Persoonlijk contact wordt niet alleen erg gewaardeerd. Het biedt ook de mogelijkheid om samen met je klant tot een oplossing te komen bij een achterstallige betaling. Vroeger was het alleen mogelijk om herinneringsmails op te nemen in de communicatiescenario’s die bepalen wanneer welke mail de deur uit moet. Nu is het ook mogelijk om daarin telefoongesprekken op te nemen. Wanneer de afgesproken betalingstermijn is verstreken en het tijd wordt om te bellen, wordt in Exact Online automatisch een activiteit aangemaakt. Zo weten jij en je collega’s dat het tijd is om telefonisch contact op te nemen. Binnen die functie is het ook mogelijk om aan te geven hoe het gesprek is verlopen en welke afspraken gemaakt werden.

Notities toevoegen en bewerken

Zoals hierboven al vermeld, is het met Exact Online Debiteurenbeheer mogelijk om automatische herinneringen te versturen. Maar er zijn vaak redenen om een geplande herinnering te verzetten, blokkeren of deblokkeren. Stel, je hebt een klant gesproken en hij beloofde om het openstaande bedrag morgen te betalen. Er stond een herinnering ingepland, dus is het mogelijk om de herinnering te verzetten of (tijdelijk) te blokkeren. Heeft de klant na de afgesproken termijn nog niet betaald? Dan kan je de herinnering weer deblokkeren. Nu is het mogelijk om dit soort afspraken vast te leggen in een notitie. Een handige functie die ervoor zorgt dat je als bedrijf gemakkelijk en snel belangrijke informatie over je debiteurenbeheer intern kan delen. Dankzij de notitiefunctie weet voortaan iedereen waarom een geplande herinneringsmail is aangepast!