In 4 stappen klaar voor e-facturatie met Exact

In deze blog vertellen we je waar je rekening mee moet houden wanneer je start met e-facturatie via Exact.

Om te beginnen moet je je registreren op het Peppol-netwerk. Dat is namelijk het netwerk waarover e-facturen worden verstuurd. Je kan je gewoon registreren via je eigen Exact-omgeving. Neem er eerst je ondernemingsnummer en IBAN-gegevens bij. Het systeem controleert bij de registratie namelijk altijd of het bedrijf wel effectief bestaat. Op die manier voorkomt het Peppol-netwerk fraude en is de kans op spookfacturen klein.

Klik hier om te weten hoe je je snel registreert via Exact Online.
Klik hier om te weten hoe je je snel registreert via Exact Globe/Globe+.

Na de registratie kan je het Peppol-netwerk gebruiken. Je Exact-omgeving zal dan vragen of je e-facturen wil verzenden, ontvangen of beide.

Versturen

Wil je factureren met Exact, dan is het goed om ‘Verzenden’ als optie aan te vinken. Mocht je factureren met een ander pakket, dan raden we aan om daar de Peppol-registratie te doorlopen en de optie ‘Verzenden’ aan te vinken.

Ontvangen

Wil je inkomende e-facturen ontvangen binnen je Exact-omgeving, dan is het verstandig om de optie ‘ontvangen’ aan te vinken. Op het moment dat je dat doet, zullen de inkomende e-facturen automatisch ingelezen worden in je boekhouding.

Voordelen

Benieuwd wat de voordelen zijn van het verzenden/ontvangen van e-facturen via Peppol? Klik dan hier!

Wat handig is aan het versturen van e-facturen via Peppol is dat er een retourbericht meegestuurd kan worden. Als ontvanger deel je de factuurstatus met de afzender tijdens het boeken en (optioneel) tijdens het goedkeuren van aankoopfacturen. Als afzender zie je in de factuurhistorie automatisch dezelfde factuurstatus die de ontvanger ziet. Met die statussen kunnen de afzender en ontvanger de e-factuur dus heel nauwkeurig volgen.

Je e-factuur kan verschillende statussen hebben. In Exact Online kan je e-factuur een van volgende vijf statussen hebben: Geleverd, Bevestigd, In bewerking, Geaccepteerd of Afgekeurd. Andere pakketten hebben mogelijk bijkomende statussen. Die worden ook weergegeven in de factuurhistorie. Als afzender kan je de status van je e-factuur bekijken op de pagina Factuurhistorie.

Als de ontvanger de functie factuurstatus van het Peppol-netwerk nog niet gebruikt, wordt de e-factuur gevolgd tot de status ‘Geleverd’.

We horen wel vaker van gebruikers dat ze graag aan de slag willen met e-facturatie, maar dat hun leveranciers nog niet zover zijn. Dat kan frustrerend zijn omdat je dan niet de voordelen van e-facturatie via Peppol kan ervaren.

Bij het Nederlandse Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) hebben ze daar een ingenieuze oplossing voor bedacht. Leveranciers die hun e-facturen voortaan aanleveren via Peppol krijgen sneller betaald. Dankzij die 'beloning' ontvangt het UWV jaarlijks zo’n 420.000 e-facturen via Peppol en heeft het de administratieve last dus sterk kunnen reduceren.

Door het ontvangen van e-facturen via Peppol is het UWV minder tijd kwijt aan het aanvullen/overtypen van factuurgegevens. Dat komt omdat de e-facturen een voor een worden verwerkt door de boekhoudsoftware. Dat is een win-winsituatie voor zowel de leverancier als het UWV. De leverancier heeft sneller zijn geld en het UWV bespaart tijd!

Samen met je leverancier een gezamenlijke win-win uitdenken, levert dus op.