Nu meer No hands dan ooit de zomer in

Het is je vast niet ontgaan dat we op 17 mei heel wat nieuwe mogelijkheden hebben toegevoegd aan Exact Online waarmee je nog meer boekhoudtaken kan automatiseren. We hebben geluisterd en gehandeld ... Uit onze KMO Barometer van 2023 blijkt namelijk dat de doorsnee ondernemer nog altijd kreunt onder een te hoge administratieve druk. Een ander opvallend resultaat is dat het gemiddeld 8,9 uur per maand kost om de boekhouding bij te houden. Dat is dus meer dan een volledige werkdag die een ondernemer niet kan gebruiken om omzet te genereren – of om deze zomer lekker op het strand of elders te relaxen. De boekhouding is natuurlijk erg belangrijk, maar waarom zou je er kostbare tijd aan verliezen als het ook anders kan.

Wij willen natuurlijk dat de ondernemers deze zomer vooral met de juiste dingen bezig zijn: ondernemen en genieten. Daarom voegden we een aantal handige functies om je boekhouding te automatiseren standaard toe aan je Exact Online-software. Die extra mogelijkheden waren vroeger betalend, maar kan je voortaan gratis gebruiken. Je bent vast nieuwsgierig om welke handige functies het gaat. Hieronder vind je een compleet overzicht van alle toevoegingen, zodat je direct aan de slag kan om je boekhoudprocessen nog efficiënter te laten verlopen!

Je hebt vast wel eens te maken met terugkerende boekingen die je elke periode opnieuw moet invoeren. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor verzekeringen of de maandelijkse huur van een bedrijfsgebouw. Vroeger had je al de optie om een vaste boeking aan te maken die je elke periode kon kopiëren. Vanaf nu is het mogelijk om die boekingen automatisch te laten aanmaken. Het enige wat je moet doen is de gewenste frequentie en looptijd instellen. Exact Online doet voortaan de rest van het werk.

Heb je een laptop of auto van de firma? Dan moet je de afnemende waarde van dit bedrijfsmiddel periodiek afschrijven in je boekhouding. De bijbehorende boekingen kan je nu ook automatisch laten aanmaken door Exact Online. Het enige wat jij moet doen is de bijbehorende afschrijvingsmethode instellen. Deze functie scheelt je een hoop manuele invoer, want het zijn juist die kleine klusjes die alles bij elkaar toch een hoop tijd kosten.

Als meerdere collega’s hun goedkeuring moeten geven voor facturen, kan je dat nu slim automatiseren in je software. Dat scheelt een hoop e-mails! Zo kan je meerdere flows aanmaken die bestaan uit verschillende goedkeuringsstappen en -activiteiten. Denk bijvoorbeeld aan een controle van het factuurbedrag of van bestelde goederen en/of diensten. Je kan ook een algemene flow opstellen zonder voorwaarden, of flows koppelen aan een specifieke leverancier of kostenplaats. Maak je geen zorgen als sommige collega’s geen toegang hebben tot Exact Online: je kan kosteloos een onbeperkt aantal gebruikers voor factuurgoedkeuring toevoegen aan je software.

Het matchen van je bankafschriften kan je volledig overlaten aan Exact Online. Onze slimme software leert van eerder gemaakte boekingen om afschriftregels toe te wijzen aan de juiste openstaande post of grootboekrekening. Als een afschriftregel toch niet automatisch geboekt kan worden, krijg je in de software netjes een suggestie te zien. Je profiteert voortaan ook van automatisch afboeken. Exact Online boekt automatisch het juiste bedrag af als er een verschil van € 0,10 of minder is tussen je geïmporteerde bankafschrift en een openstaande post. Het maximale afboekbedrag kan je trouwens zelf instellen.

Wil je zonder stress je btw-aangifte indienen? Met het btw-aansluitingsrapport beschik je nu over een extra instrument om een degelijke controle uit te voeren. Met dat rapport kan je namelijk het btw-bedrag dat je in een aangifte hebt opgegeven, vergelijken met de btw-bedragen in je financiële boekingen. Eventuele verschillen worden natuurlijk direct weergegeven.

Als je op zoek bent naar een bepaalde set documenten wil je de bijbehorende stukken niet één voor één moeten downloaden. Vanaf nu beschik je over extra filters om de juiste documenten te vinden. Denk bijvoorbeeld aan bepaalde dagboeken of het selecteren van een specifiek tijdsvak. Zo kan je in één keer alles downloaden wat je nodig hebt!

Smaakt dit naar meer? Bekijk dan ook eens de productverbeteringen uit de Spring Release. De activity feed waarmee je inzicht krijgt in geautomatiseerde taken is zeker een aanrader! 

*Deze functie is beschikbaar vanaf Exact Online Boekhouden Plus