Exact Online
Aankoopfacturen goedkuren - nu ook via mobiele app
Geschreven door Erik Ledeboer
Goed nieuws voor accountancy- en boekhoudkantoren. Uw klanten konden via Mijn [Kantoor] hun facturen al goedkeuren maar nu kan dat ook via de mobiele app van Exact. Zo maakt u uw klanten meer tevreden en uw eigen processen gemakkelijker. In deze blog leest u hoe het werkt.
In real time facturen verwerken
Facturen uitwisselen en onmiddellijk verwerken verloopt steeds eenvoudiger. Het kan zowel via e-mail als met de Scan & Herken-functie. Daarnaast neemt de automatische uitwisseling van e-facturen tussen leveranciers en klanten toe, waardoor het in real time verwerken van facturen binnen handbereik ligt. Met de functie ‘Goedkeuren van aankoopfacturen’ in Mijn [Kantoor] houdt u overzicht op de correctheid van gegevens en het boekhoudproces.
Goedkeuren via Mijn [Kantoor]
Via een afzonderlijke instelling kunt u inkomende facturen ter goedkeuring voorleggen aan één of meerdere Exact-gebruikers. Dat kunnen medewerkers zijn maar ook klanten waarvoor u de boekhouding verzorgt. Heeft uw klant de nieuwste versie van de Exact-app op zijn smartphone en logde hij in met de Mijn [Kantoor]-gegevens die u hem bezorgde? Dan ontvangt uw klant vanaf nu een bericht op zijn smartphone dat een factuur klaarstaat voor goedkeuring. De app werkt heel eenvoudig. Swipet de klant naar links? Dan keurt hij de factuur af. Swipet hij naar rechts? Dan is de factuur goedgekeurd.
Deadlines: check
Na goedkeuring staat de factuur klaar voor betaling. Dat ziet u aan de status ‘goedgekeurd’. Zo haalt u gemakkelijker de deadline van de btw-aangifte. Weet u nog? Vroeger stond de factuur in de wacht in het overzicht 'Openstaande posten'. Doordat de aankoopfactuur al geboekt is voordat die naar de klant gaat voor goedkeuring, merkt u dat de verwerking veel sneller gaat.
Altijd een correcte boekhouding
Het grootste voordeel van de extra controle van de factuurgegevens bij de klant is dat de boekhouding altijd correct is. Mocht er toch iets fout zijn gegaan, dan merkt u dat snel via de audit trail. Die geeft namelijk precies aan wie wat wanneer heeft goedgekeurd. U ziet ook welke communicatie er eventueel geweest is rond de transactie. U zult merken dat de samenwerking met uw klanten zo nog verbetert.
Beschikbaarheid
‘Goedkeuren van aankoopfacturen’ is beschikbaar in de Plus- en Professional-editie van Exact voor Accountancy en ook in alle edities van Exact Boekhouden, Groothandel, Productie en Zakelijke Dienstverlening.
