Werken met meer dan twee decimalen in Exact Online

Werkt u met Exact Online Handel of Exact Online Productie, dan heeft u te maken met artikelen waar u voorraad van bijhoudt of die u produceert. Dat houdt u bij in Exact Online en u gebruikt die artikelen voor bestellingen, verkoop- en productieorders. Het kan gebeuren dat de standaardprecisie van het aantal decimalen voor hoeveelheden niet toereikend is. Om dat probleem op te lossen, kunt u vanaf nu het aantal decimalen verhogen naar drie cijfers achter de komma.

Registreren in drie decimalen

In Exact Online wordt op verschillende plaatsen in de software gewerkt met hoeveelheden. Dat begint al bij de offerte en aankoop, en werkt door tot in het verkooporder en de factuur, op de pakbon en in de voorraad. Het is al mogelijk om te werken met verschillende aankoop- en verkoopeenheden. Bijvoorbeeld als u goederen aankoopt per ton, maar verkoopt per kilo. In bepaalde situaties was dat echter niet toereikend, maar vanaf nu kunt u nog preciezer werken met goederen die op basis van volume of gewicht worden verhandeld.

De hoeveelheid kunt u nu namelijk overal in de software in drie decimalen registreren. De verschillende invoer- en weergavevelden zijn overal in de software aangepast om de hogere precisie weer te geven. Ook de voorraadbeheer-app ondersteunt het werken met drie decimalen achter de komma.

Figuur 1: afrondingsverschillen in Exact Online 

Minder afrondingsverschillen

Wanneer u bijvoorbeeld handelt in grondstoffen in bulk of rekent per volume- of oppervlakte-eenheid, kan het interessant zijn om met meer dan twee decimalen te werken. Denk hierbij aan de handel in vloeistoffen, ijzererts of kunststofpellets. Maar ook bijvoorbeeld aan levensmiddelen, tegels of zand. Die materialen koopt en levert u per liter, kilo, m³ of m². Daarom is het handig als u met een hogere precisie kunt werken in Exact Online. Zeker als de materialen een hoge waarde vertegenwoordigen kunt u met een hogere precisie beter zicht krijgen op uw winstmarge omdat er niet afgerond moet worden. Wanneer u een prijs per liter hanteert, kunt u dankzij deze aanpassing ook gemakkelijk kleinere hoeveelheden leveren. Bijvoorbeeld 0,231 liter.

Waar moet u rekening mee houden?

Standaard is Exact Online ingesteld om bij aantallen te werken met twee decimalen achter de komma. Om te kunnen werken met meer dan twee decimalen is een instelling toegevoegd in de tab Algemeen van de administratie-instellingen.
Voordat u deze instelling activeert, is het belangrijk om te weten dat dit een aanpassing is die u niet ongedaan kunt maken. Om inconsistenties te voorkomen, is het daarna niet mogelijk om terug te gaan naar het werken met twee decimalen. Ga dus eerst goed na of u de instelling echt wilt aanpassen. Per boekhouding. Deelbare items in drie decimalen.

Bij het wijzigen van de instelling wordt dit meteen zichtbaar op verschillende plaatsen in de software. Denk aan de invoer- en weergavevelden voor aantallen in offertes, verkooporders, assemblageorders en bestellingen. Maar ook magazijnverplaatsingen en voorraadposities.

Lay-outs aanpassen

Toch zult u ook een aantal zaken zelf moeten aanpassen als u al met Exact Online werkt. Het gaat dan om de lay-outs waarin met aantallen wordt gewerkt.

Figuur 2: Decimalen aanpassen in lay-out

Op de lay-outs zult u in de eigenschappen van de velden moeten aangeven hoeveel decimalen u op de lay-out wilt zien. Zo kan het zijn dat u op het verkooporder drie decimalen laat zien, maar op de bestelling slechts twee. Test daarom op voorhand uw lay-outs, vóór u ze verstuurt.

Wilt u meer informatie? Lees dan de supportdocumentatie die we hiervoor hebben opgesteld.

Deze aanpassing is beschikbaar in alle edities van Exact Online Boekhouden, Handel en Productie. Werkt u met Exact Online Project Management, dan kunt u met meer dan twee decimalen werken in de module voor abonnementenbeheer.