ERP: werken als een grote (onderneming)

In dit artikel lees je meer over bedrijfsvoering 2.0 en bedrijfsprocessen en wat de cloud kan betekenen voor jou als KMO.

Het lijkt wat karikaturaal maar toch komen we de volgende situatie nog frequent tegen bij productiebedrijven. Een (potentiële) klant belt je met een offertevraag. Je belt rond voor aankoopprijzen, belt jouw leveranciers nog eens terug of het niet goedkoper kan, gaat aan het rekenen en maakt een offerte. Met een beetje geluk krijg je de bestelling en levert vervolgens een bestelbon af bij de productieafdeling.

Op deze bestelbon krabbelen de productiemedewerkers hoeveel uren aan deze bestelling werd gewerkt, en vaak ook nog enkele losse notities, of aantekeningen met de laatste aanpassingen die de klant heeft doorgegeven. Uiteindelijk komt de bestelbon –niet zelden besmeurd– weer bij de administratie. In het beste scenario toch, want het kan ook zijn dat hij toevallig ergens onder een heftruck is beland of blijft liggen in één van de postbakjes.

Voor vele van de lezers ligt dit voorbeeld minder ver van de werkelijkheid af dan ze zouden willen. Toch kan het ook anders. Het moet anders.

Bedrijfsvoering 2.0

Wij zijn ervan overtuigd dat de grote meerderheid van de organisaties binnen enkele jaren naar het onderstaande scenario geëvolueerd zal zijn. De klant belt met een offertevraag. Ditmaal kun je ‚live’ online zien welke aankoopprijzen de leverancier hanteert, je kent de interne verrekenprijzen en je kunt zo in een mum van tijd de klant een offerte mailen. Weer krijg je gelukkig de opdracht, maar de bestelbon staat nu op een tablet, pc, mobiele telefoon of ander (mobiel) device.

De werknemer krijgt de details van de bestelling online te zien en voert zijn eigen deel van het werk in. Aanpassingen aan de bestelling worden online ingegeven en bij de administratie worden de uren en status van de productie 24/7 bijgehouden. Facturen worden automatisch gegenereerd en per e-mail verstuurd. De account manager kan – terwijl hij bij de klant zit – zien of de levering volgens afspraak gaat aankomen. Hij kan trouwens tegelijk ook zien hoe het met betalingen van een klant staat, of wanneer een klant door zijn voorraad heen is. En dankzij analyse van data uit het verleden kan hij de klant er proactief op wijzen dat er misschien wel besteld moet worden.

Dit beeld is veel minder utopisch dan je denkt. Nu al zijn er klanten die metaalbedrijven via een website een CAD-tekening sturen en realtime een offerte terugkrijgen. De consument vandaag de dag is er aan gewend geraakt om direct antwoord te krijgen. De productieindustrie is nog vrij klassiek georganiseerd, maar wie bij wil blijven, zal zijn bedrijfsprocessen moeten veranderen.

Uitdagingen aangaan

Een hedendaagse ondernemer wordt voor veel uitdagingen gesteld. Producenten moeten steeds sneller leveren en zowel klant als producent willen minder voorraad houden. Er is steeds meer vraag naar kleinere op maat gemaakte series en de margedruk zorgt ervoor dat jouw offertes steeds scherper moeten zijn. Dat kan alleen als je inzicht hebt in prijzen en zicht hebt op jouw bedrijfsprocessen.

Gelukkig staan er ook steeds meer hulpmiddelen ter beschikking die het leven van de ondernemer veraangenamen. De technologie staat inmiddels zo ver dat je ´s avonds op de bank met een simpele app op je mobiele telefoon of tablet het complete bedrijf in beeld krijgt. Voorraden, uitstaande offertes, banksaldi, winst- en verliesrekeningen… Alles is met een simpele vingerbeweging raadpleegbaar. Zo kun je ruimte in je hoofd maken voor de echt belangrijke zaken: jouw bedrijfsstrategie en visie uitwerken om de concurrentiekracht te verhogen en te blijven innoveren in een steeds wijzigende omgeving.’

Cloud

Allemaal mooi, denk je waarschijnlijk, maar is dit ook iets voor mij, manager van een kleine onderneming? Kan ook ik vanuit de luie stoel het hele bedrijf managen? Dat is toch alleen weggelegd voor grote ondernemingen? Voor KMO’s als de onze is dat toch allemaal onbetaalbaar, complex en niet bij te houden? Het zal je misschien verbazen, maar ook kleine ondernemingen kunnen zich als een grote (onderneming) gedragen, dankzij de ‚Cloud'.

Eigenlijk dient de cloud als centrale verzamelplaats van alle bedrijfsinformatie en -processen – van boekhouding en productie tot aflevering, facturatie en accountantscontrole – die online met elkaar worden geïntegreerd, wat leidt tot een grotere efficiëntie. Leveranciers zoals Exact zorgen er daarbij voor dat de ondernemer zelf geen dure IT-systemen (servers) hoeft aan te schaffen en te onderhouden. Software updates, hardware, backups, verbeteringen…. Alles gebeurt centraal en online. Exact Online, onze oplossing in de cloud, biedt de kleine ondernemer als het ware een heus mini-ERP systeem, waarmee je het gehele bedrijf kunt runnen zonder dat je zelf de IT-infrastructuur moet kopen.

Verander mee

De cloud zorgt ervoor dat interne bedrijfsprocessen op elkaar aangesloten zijn en dat er zo bedrijfsbreed inzicht ontstaat. Maar dankzij de cloud kun je ook veel sneller werken en betere inzichten opbouwen binnen een gehele keten van klanten en/of leveranciers. Je kunt bijvoorbeeld continu inkoopprijzen opvragen bij partijen. Maar je kunt met de app ook constant contact houden met jouw klantenbestand. In Exact Online zit bijvoorbeeld een CRM-functie waarmee je digitaal nieuwsbrieven kunt versturen. Bedrijven die afhankelijk zijn van een klein relatienetwerk zijn kwetsbaar. De wereld is veranderd, gaat nog veel sneller veranderen en als je mee wilt zijn, moet je mee veranderen.’

Als een multinational

Bedrijven die de crisis overleefd hebben, deden dat omdat ze innovatief waren. De minst efficiënte bedrijven zijn al verdwenen. Bedrijven die efficiënt werken, zullen overleven. De cloud biedt prachtige oplossingen om als kleine speler te groeien in een wereld met veel concurrenten. Het maakt online samenwerking mogelijk tussen partijen in de keten en met de accountant. Implementatie kan in dagen in plaats van weken of maanden. En qua investeringen kost het veel minder dan als je zelf dure servers en IT-systemen moet aanleggen en onderhouden. Vanaf 299 euro per maand kun je als kleine partij werken als een heuse multinational.