Crowe Spark: onze medewerkers op kantoor werken niet harder, maar slimmer

De coronacrisis doet heel wat sectoren en bedrijven op hun grondvesten daveren. De crisis zorgt echter ook voor nieuwe kansen op het vlak van digitalisering en werkorganisatie.

Ieder kantoor is anders. Net daarom kunnen we elkaar inspireren. Hoe gebruiken collega-accountants Exact Online om hun core business en klantenadvies een boost te geven? Tom Zajtmann, vennoot bij het accountantskantoor Crowe Spark, getuigt.

Even voorstellen

Crowe Spark is een middelgroot allround accountantskantoor met kantoren in Antwerpen, Mechelen en Bornem. Een team van 55 medewerkers adviseert klanten over diverse fiscale thema’s, van btw over vennootschapsbelasting tot internationale fiscaliteit. Als een van de vijf vennoten focust Tom Zajtmann op digitaliserings- en IT-projecten binnen het kantoor.

Waarom de keuze voor Exact Online?

Circa tien jaar geleden haalde Crowe Spark de software van Exact Online in huis. Tom licht toe waarom de voorkeur naar Exact ging: “Destijds was de keuze van performante softwarepakketten voor accountants nog vrij beperkt. Exact Online stak met kop en schouders boven de middelmaat uit, mede dankzij de investeringen en innovatieve inspanningen die op de Nederlandse markt gebeurden. We zochten een tool om voor onze medewerkers de switch te maken van de typische desktopsoftware – die enkel op de eigen pc gebruikt kon worden – naar een multi-user online pakket in the cloud om onze klanten foutloos en vlot te kunnen bijstaan in fiscale dossiers. Exact Online maakt alle beloftes meer dan waar. De voorbije jaren werkten we via stuurgroepen trouwens mee om de software vorm te geven op maat van onze Vlaamse collega-accountants.”

Werken met Exact Online rendeert

Bij Crowe Spark behoort de periode van schoendozen vol met te verwerken documenten of uitpuilende archiefkasten met ringmappen al een hele tijd tot het verleden. Tom haalt enkele belangrijke voordelen aan van Exact Online: “Dankzij de software werken onze medewerkers op kantoor niet harder, maar slimmer. Een van de grote voordelen van Exact Online is een evenwichtigere spreiding van ons werk. De maanden februari, april, juli en oktober zijn niet langer momenten waarop de stressmeter in ons kantoor op rood springt. Het wegvallen van die piekperiodes maakt ons werk een pak aangenamer. Bovendien moeten we ook geen repetitief werk meer doen, zoals het overtypen van facturen, want die zijn volledig geautomatiseerd met Exact. Onze medewerkers hebben minder manueel werk aan dossiers en het risico op menselijke fouten valt hierdoor weg. De tijd die vrijkomt gebruiken wij om meerwaarde te creëren voor onze klanten. Meestal in de vorm van advies. Daarnaast investeren onze medewerkers meer tijd in hun eigen groei en ontwikkeling.”

Laagdrempelig en gebruiksvriendelijk

Naast een evenwichtigere spreiding van het werk en minder stress voor de kantoormedewerkers biedt Exact Online volgens Tom nog tal van andere voordelen. “De software is erg laagdrempelig en intuïtief in gebruik, wat een groot gebruiksgemak oplevert. De functionaliteiten – zowel op het vlak van boekhoud- en facturatiesoftware, klantenadministratie als personeelsbeheer – groeien als het ware mee met de gebruiker. Een andere belangrijke troef is de flexibiliteit: software-updates gebeuren buiten de kantooruren. Dankzij die updates beschikken we steeds over de meest actuele wetgeving over de thema’s waarover we onze klanten adviseren. Die flexibiliteit vertaalt zich ook in het plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken, met een tool die je waar dan ook steeds op zak hebt via de smartphone. Dat is enorm handig en tilt onze adviesverlening naar klanten naar een hoger niveau. Wij merken dat dit de betrokkenheid van onze klanten enorm vergroot, omdat zij op ieder moment hun financiële positie kunnen raadplegen. En als het nodig is, kunnen we snel schakelen met de ondernemer en direct advies uitbrengen aan de hand van signalen uit de boekhouding. Daarmee maken we het verschil.”

Digitalisering en automatisering rukken verder op

Volgens Tom past het gebruik van Exact Online in een breder verhaal om de opmars van nieuwe technologie in accountantskantoren te omarmen. “Advieskantoren die die trein missen, zijn gedoemd om blijvend achterop te hinken. Dankzij het automatiseren van routinetaken en repetitieve handelingen – zoals het inboeken van aankoop- en verkoopfacturen – komt er voor medewerkers tijd en ruimte vrij om te focussen op inhoudelijk advies aan klanten. Die aanpak creëert een echte meerwaarde voor ons kantoor. En daar wint ook de klant bij. Het gebruik van Exact Online levert dus een win-winsituatie op voor iedereen.”