Mon3aan zit nu al op de Peppol-kar: “Het omarmen is het beste wat je kan doen”

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle B2B-ondernemingen in België elektronische facturen uitwisselen via het Europese netwerk Peppol. U leest het goed: moeten. E-facturatie wordt namelijk een verplichting in ons land. Accountancykantoor Mon3aan vindt dat helemaal prima. Want e-facturatie past perfect in hun visie om een volledig gedigitaliseerd kantoor te zijn.

Mon3aan is al van bij de oprichting in 2015 een digitaal boekhoudkantoor. “Het kantoor is opgericht met het doel om van in het begin alles online te laten verlopen”, vertelt Steffi Van Lierde, adviseur digitalisatie en automatisatie bij Mon3aan. “Dat lukt ook. Omdat we ons van bij de start in de markt hebben gezet als digitaal kantoor, weten onze klanten ook dat ze niet moeten afkomen met een map vol papieren bonnetjes en facturen. Hun boekhouding verloopt volledig digitaal, er is geen ‘maar’.”

Of toch: er zijn een aantal uitzonderingen. “Niet veel, maar enkele”, geeft Steffi toe. “We hebben onlangs een ander kantoor overgenomen dat nog niet volledig digitaal werkte. Voor een aantal mensen is onze aanpak dus een grote verandering.” Maar Steffi is er gerust in: “Het komt wel goed. We duwen niemand onder een koude douche hé, we pakken het stap voor stap aan zodat elke ondernemer mee is met ons digitaal verhaal.”

Dat digitale verhaal is de voorbije jaren sterk geëvolueerd bij Mon3aan. “Als we tien jaar geleden een factuur in pdf doorstuurden via mail, vonden we onszelf al super digitaal”, lacht Steffi. “Intussen willen we daarvan afstappen omdat het voor ons niet digitaal genoeg meer is. Zo zie je maar hoe snel de zaken kunnen evolueren, zeker als we het hebben over technologie. We digitaliseren niet alleen de boekhoudingen van onze klanten, maar automatiseren ook zoveel mogelijk. We hebben de voorbije jaren veel handmatig werk uit handen van onze ondernemers én onze medewerkers kunnen nemen door automatisaties in te stellen.”

En het houdt niet op, want Steffi houdt haar blik stevig op de evoluties in artificiële intelligentie. “Binnen de Exact Online-software die we gebruiken, zijn er al verschillende functies die met AI werken. Maar wie een beetje de trends volgt, weet: er zit nog veel meer aan te komen.” Lang verhaal kort: Mon3aan zal waarschijnlijk op de eerste rij zitten bij elke nieuwe technologische ontwikkeling in de boekhoudwereld. “We zijn graag koploper”, bevestigt Steffi.

Met e-facturatie is dat niet anders. Terwijl de meesten er in de zomer van 2024 nog niet aan dachten, waren Steffi en haar collega’s al volop een plan van aanpak aan het uitwerken. “Het belangrijkste in dat plan is vooral goede communicatie met onze klanten. We hebben vorige zomer al e-mails uitgestuurd over de verplichting van e-facturatie en het gebruik van Peppol. Sommige ondernemers stonden te springen en wilden er meteen mee aan de slag. Anderen trokken hun spreekwoordelijke schouders eens op en gingen er hun slaap nog niet voor laten”, lacht Steffi.

Voor alle duidelijkheid: het is ook zeker niet nodig om wakker te liggen van het hele Peppol/e-facturatie-verhaal, vindt Steffi. “De deadline van 1 januari 2026 ligt nog even voor ons. Er is dus wel tijd. Maar we willen ook niet dat iedereen wacht tot 31 december om zich te registreren voor Peppol. Dat geeft onnodige stress. Daarom geven we onze ondernemers nu al de nodige informatie. De ene heeft genoeg aan een e-mail met uitleg, de andere heeft liever een een-op-eengesprek. Zoals alles bij Mon3aan, doen we ook dit heel erg op maat van de ondernemer.”

Communiceren, communiceren en nog eens communiceren. Dat is dé tip die Steffi zou geven aan andere kantoren die de stap naar e-facturatie met hun klanten nog moeten zetten. “Je kan nooit te veel uitleg geven. Het is erg belangrijk dat iedereen weet wat-ie moet doen en wat de voordelen ervan zijn. Enkel zo krijg je al je klanten mee in deze overstap. Zitten ze met vragen? Twijfels? Dan is het belangrijk om hen goed te begeleiden en te ontzorgen waar mogelijk.”

Het is niet altijd gemakkelijk om iedereen mee in de boot te laten stappen. Maar Steffi stelt gerust: “Het is eigenlijk eenvoudig om Peppol te implementeren en gebruiken. Het is een kwestie van er even tijd voor te maken om je te registreren en om de connectie te maken tussen het Peppol-netwerk en je boekhoudsoftware. In het geval van Exact Online is dat heel gemakkelijk: de brug tussen de twee systemen is door Exact al voorzien. In enkele klikken is dat in orde. De meeste van onze ondernemers die al met Peppol via Exact werken, hebben dat zonder problemen zelf gedaan. Dat is het voordeel van Exact Online: de MijnKantoor-tool voor ondernemers is heel erg op maat van die ondernemers gebouwd. Dat merk je nu opnieuw aan de Peppol-functie die ze hebben.”

De voordelen van Peppol, volgens Steffi? “De klassiekers: minder kans op fouten, minder werk want het grootste deel van het proces gaat automatisch, snellere verwerking enzovoort. Via Exact Online kan je ook nog eens een betaallink toevoegen. Dat zorgt er dan weer voor dat je sneller wordt betaald. Maar het allergrootste voordeel vind ik eigenlijk nog het feit dat het een centrale plek is. Je moet vandaag als ondernemer al heel goed je best doen om al je facturen te verzamelen. Je krijgt een deel via papier, een deel via e-mail, in sommige gevallen moet je een factuur misschien zoeken op het platform van een leverancier. Kortom: facturen zitten overal. Van zodra iedereen Peppol gebruikt, wordt dat een gecentraliseerd punt waar al je facturen staan. Handig, toch?”

Steffi hoopt dat ondernemers en collega-accountants die nog niet op de Peppol-kar zijn gesprongen de pluspunten ervan snel zullen zien. “Hoe rapper iedereen ermee weg is, hoe beter. Er zijn sommigen die hopen dat de overheid de deadline zal uitstellen, of dat die datum niet zo serieus moet genomen worden. Maar hoe dan ook: vroeg of laat komt het ervan. E-facturatie is geïntroduceerd en zal blijven. Het is de meest logische stap in dit digitale tijdperk. Het omarmen is het beste wat je kan doen.”