Een boekhouding volledig automatisch verwerken? Kantoor Feys uit Brugge doet het!

“Leuk, uitdagend, elke dag iets anders”. Zo omschrijft Wim Feys, bestuurder en fiscaal accountant van Kantoor Feys in Brugge, zijn job. Elke klant heeft andere noden, andere wensen, andere toekomstplannen. En die vragen een aangepaste, gepersonaliseerde aanpak. “Dankzij het automatiseren van repetitieve taken hebben we de tijd om onze klanten goed te leren kennen en hen proactief te adviseren”, zegt Wim.

Digitalisering verkleint de afstand met je klant

Kantoor Feys, in de jaren 90 opgericht door Wims vader Pierre, is een vaste waarde in Brugge. “De meeste van onze klanten zijn dan ook van de regio”, zegt Wim. “Maar door de digitalisering van de voorbije jaren maakt afstand niet meer zoveel uit en zien we dat meer en meer ondernemers uit andere delen van Vlaanderen ons kantoor ook vinden.”

Een bevestiging dat Kantoor Feys goed bezig is. Samen met zijn vrouw en vader staat Wim aan het roer van een team van acht medewerkers die zich dagelijks inzetten voor hun klanten. “Het aantal klanten blijft groeien, maar met ons team van acht én Exact kunnen we die groei aan.”

Automatisering: minder drukke pieken en meer tijd voor onze klanten

Kantoor Feys zette in 2015 de eerste stappen richting digitalisering door banktransacties te automatiseren. “Voorheen werd alles nog manueel gedaan. Achteraf bekeken voelt die periode aan als het stenen tijdperk”, lacht Wim. Terug naar die tijd wil niemand in het familiebedrijf. “Het automatiseren levert ons veel voordelen op”, bevestigt hij.

De boekhoudsoftware neemt repetitieve taken over en maakt andere gemakkelijker. “Sinds we intern met Exact Online Boekhouden Plus werken en onze klanten Mijn[Kantoor] gebruiken, is 80 à 90% van het werk gedaan nog voor de btw-periode start.” De drukke pieken op het einde van elk kwartaal zijn daardoor afgevlakt.

“Medewerkers hebben nu meer tijd om zich te focussen op de cijfers en om klanten te begeleiden. We vinden het ook belangrijk dat iedereen bij ons een gezonde balans kan houden tussen werk en privé. De slimme software van Exact helpt hier enorm bij.”

Ook voor klanten is Exact Online handig. Snel even een factuur opladen via Mijn[Kantoor], meteen inzicht in de cijfers: ondernemers hoeven geen papierwinkel meer bij te houden én weten op elk moment hoe hun zaak ervoor staat. Bovendien groeit de software mee met de ondernemer. “Belangrijk”, vindt Wim. “De kmo-sector kenmerkt zich door sterke groeiers. De software moet die groei kunnen volgen.”

Koppelingen met andere systemen

Exact Online is ook toepasbaar in verschillende sectoren. Dankzij connecties met andere tools of software kan het systeem aangepast worden aan de klant. “We kunnen kassa’s van winkels of horecazaken koppelen, waardoor elke bestelling automatisch wordt doorgestuurd naar de software van Exact Online.” Hierdoor heeft de ondernemer minder administratief werk én heeft hij sneller inzicht in zijn resultaten.

De boekhouding van Bikeworld, fietsenwinkel van Tom Feys in Brugge en klant bij Kantoor Feys, wordt bijvoorbeeld op die manier verwerkt “Dankzij de connectiviteit gaat elke aankoop meteen van de kassa naar Exact. Daarnaast gebruiken ze ook de Mijn[Kantoor] om facturen door te sturen, die dan op hun beurt ook automatisch worden verwerkt. De volledige boekhouding van Bikeworld is gedigitaliseerd en geautomatiseerd.”

Gerichter advies geven

Dat nu alles digitaal verloopt in het familiebedrijf wil niet zeggen dat de band met klanten minder sterk is. “De meeste klanten kennen we zeer goed op persoonlijk vlak. Dat is ook altijd onze missie geweest. We vinden dat je je klant beter kan adviseren en begeleiden als je de mens achter de ondernemer kent”, zegt Wim. “We zorgen er dus voor dat we persoonlijk contact houden en op de hoogte blijven van wat er speelt.”

Dat is ongetwijfeld een van de redenen waarom zoveel ondernemers al heel lang klant zijn. “We hebben inderdaad veel langetermijnrelaties”, zegt Wim, “en het feit dat we duidelijk, snel en persoonlijk communiceren met hen speelt daarin zeker een cruciale rol. Daarnaast is ook die digitalisering een belangrijke reden dat klanten blijven. We hebben nu meer tijd om hen gericht te adviseren en mee te denken met hen. Hebben ze nieuwe toekomstplannen? Dan zijn wij er om die mee helpen waar te maken. Exact laat ons toe om meer te doen voor onze klanten dan enkel administratie te verwerken. Dat maakt onze job als boekhouder uitdagender en leuker.”