De Voeght Consulting werkt nu al aan e-facturatie: “Het is een investering, maar wel één die de moeite waard is”

Peppol blaast zijn hete adem in de nek van ondernemers. Vanaf volgend jaar is het voor elke onderneming in ons land verplicht om via dat Europese netwerk e-facturen te versturen. Hoewel er nog wel een aantal maanden voor ons liggen, zal die deadline er snel zijn. Bij De Voeght Consulting spelen ze op veilig: “Wij zijn een tijdje geleden al begonnen met ons voor te bereiden op e-facturatie via Peppol”, zegt manager Steven De Voeght.

Dat het geen zin heeft om ermee te wachten, zo denkt Steven De Voeght over e-facturatie. Hij doet niet mee aan de discussies die bij sommige ondernemers en boekhouders spelen over ‘waarom in godsnaam Peppol?!’. “Omdat het van moetens is”, zo maakt Steven korte metten met die vraag. “Pas op, ik snap dat dit voor sommige mensen een ingrijpende verandering is. Maar omdat het een verplichting wordt in ons land, heeft het weinig zin om erover te blijven discussiëren. Dat kost te veel tijd en energie, vind ik.”

Tijd en energie die Steven liever steekt in de implementatie van Peppol. Hij heeft er geen twee keer moeten over nadenken. “Voor ons boekhoudkantoor is e-facturatie een erg logische volgende stap. Wij zetten al jaren in op digitalisering en automatisering. Facturen elektronisch ontvangen en versturen via het Peppol-netwerk past perfect in onze ambitie om zoveel mogelijk manueel werk te vermijden.”

Steven heeft drie jaar geleden het kantoor De Voeght Consulting overgenomen van zijn vader. “Ik was heel blij dat ik een kantoor aantrof dat eigenlijk al vrij ver stond in de digitalisering. Mijn vader was een van de eerste boekhouders in België die meer dan tien jaar geleden Exact Online implementeerde. Dat was een goeie zet van hem om meer digitaal te kunnen werken.”

Sinds hij aan het roer van De Voeght Consulting staat, is Steven beetje bij beetje verder gaan digitaliseren. “Hoewel we dus al een goede basis hadden met Exact Online, merkte ik dat er nog aanzienlijk ruimte was voor verbetering, zowel in het optimaal benutten van Exact als in het verder implementeren van automatiseringen en digitalisering. Er waren een aantal zaken die nog manueel werden uitgevoerd, maar die in Exact Online perfect geautomatiseerd konden worden of waarvoor interfaces met andere pakketten bestaan. En dat was eigenlijk heel eenvoudig, want Exact Online koppelt met bijna alle tools. Van afschrijvingen automatiseren tot facturen automatisch verwerken: ik wou zoveel mogelijk manuele taken afbouwen. Of het nodig is om zo ver te gaan? Ik vind van wel. Voor één dossier zal je misschien geen tijdswinst halen uit automatische processen. Maar wij hebben 600 dossiers — geloof mij: de tijdswinst en efficiëntie is gigantisch.”

De ambitie van Steven is duidelijk: een volledig digitaal boekhoudkantoor worden. “Dat gaat niet van vandaag op morgen. We zijn er nog steeds naartoe aan het werken”, klinkt het. Dat werk is trouwens al een paar keer beloond met een Gouden Luca van Exact. “Die staan hier mooi te blinken op ons kantoor”, zegt Steven tussendoor. “Maar goed: een digitaal kantoor, dus. Met e-facturatie via Peppol komen we weer wat dichter bij dat doel.”

Die implementatie van Peppol is vlot verlopen, benadrukt Steven. “Tja, daar hebben we nu eenmaal het voordeel dat we al met Exact Online werken. Exact heeft een tijd geleden Peppol ingewerkt in hun omgeving. Voor ons is het simpelweg een kwestie van die ene spreekwoordelijke klik op de knop om de onderneming van de klant te registeren op Peppol en de verkoopfacturenmodule in Exact voor hen te activeren. Een groot gemak voor ons, en voor onze klanten. We zouden anders nog op zoek moeten gaan naar een tool om Peppol te koppelen aan een ander systeem. Begin maar eens. Ik ben blij dat we via Exact snel en gemakkelijk aan de slag konden met e-facturatie. Exact voorziet ook een duidelijke handleiding, dat maakt het net iets makkelijker.”

De Voeght Consulting is begin 2025 gestart met een klein aantal klanten te registreren voor Peppol. Dat is goed gelopen. Nu zijn ze klaar voor de andere klanten. “We bereiden ons goed voor zodat we zo snel mogelijk, zo veel mogelijk klanten Peppol kunnen laten gebruiken. Het is onze bedoeling om voor het einde van het jaar iedereen op weg te zetten. We willen vermijden dat mensen pas op de dag van de deadline voor het eerst een e-factuur versturen.”

Zeker zijn dat de factuur is aangekomen, sneller betaald worden, minder kans op menselijke fouten, minder tijdverlies, veiliger en duurzamer: Steven hoeft niet meer overtuigd te worden van de voordelen van e-facturatie. Hij begrijpt wel dat anderen wel nog een duwtje nodig hebben. “Goede en duidelijke communicatie is heel belangrijk. We hebben een e-mail uitgestuurd naar onze klanten waarin we de voordelen van Peppol uitleggen en aangeven dat wij hen eenvoudig kunnen registreren op het netwerk. Daarnaast informeren we hen over de facturenmodule in Exact, waarmee ze zelf verkoopfacturen kunnen opmaken en rechtstreeks via Peppol kunnen versturen. En dat allemaal binnen hun bestaand tarief zonder dat ze extra betalende software nodig hebben. Het hele proces is eenvoudig en klanten kunnen alle nodige handelingen zelfstandig uitvoeren met de aangeboden documentatie. Mocht er toch nog iets onduidelijk zijn, dan staan wij uiteraard klaar om hen verder te helpen."

Op de vraag of hij een tip heeft voor wie nog met Peppol moet beginnen, antwoordt Steven duidelijk: “Laat het los”. “Laat het idee dat het een verplichting is gewoon los en grijp de kans om je administratie naar een hoger niveau te tillen. Kijk eens kritisch naar je manier van werken en stel jezelf de vraag wat je allemaal kan bereiken als die efficiënter zou zijn. E-facturatie laat je efficiënter werken, waardoor er veel mogelijkheden vrijkomen om je energie en tijd te steken in waar je echt goed in bent, in waar je meerwaarde kunt leveren.”

Voor De Voeght Consulting zit die meerwaarde in de adviesverlening en begeleiding van hun ondernemers. “Elke accountant verwerkt facturen, elke accountant dient op tijd de btw-aangifte in. Of dat hoop ik toch”, lacht Steven. “Om maar te zeggen: wij krijgen geen extra punten voor ons administratief werk. Het is de basis van de job als boekhouder, niet iets waarin we ons onderscheiden. Onze meerwaarde zit’ m in onze aanpak: we zoeken voor onze ondernemers naar opportuniteiten, we signaleren als we een probleem zien aankomen, we bespreken samen hoe we kansen kunnen grijpen of die problemen uit de weg kunnen gaan. Maar dat niveau van adviesverlening is alleen maar mogelijk met de meest recente cijfers. En de meest recente cijfers heb je alleen maar als je zoveel mogelijk digitaliseert en automatiseert. Peppol speelt hierin een cruciale rol.”

Staar je dus niet blind op de verplichting of op de investering die het vraagt om met e-facturatie te starten. “Het is de moeite waard”, concludeert Steven. “Er zijn veel meer voordelen dan nadelen.”