Wie?
Transport Van Bogaert is een Belgisch familiebedrijf dat talloze ondernemingen bijstaat in hun logistieke uitdagingen. Van standaard transporten en leveringen op werven tot uitzonderlijk vervoer. Hun chauffeurs moeten altijd de juiste documenten kunnen voorleggen op het juiste moment en er moet een goede controle zijn op planning. Die uitdagingen brachten hen bij Officient.
Sneller dagcontracten opmaken en verdelen
Ann Segers, HR-generalist bij Transport Van Bogaert, vertelt ons meer over welke uitdagingen zij had voor Officient. Ze werken vaak samen met chauffeurs die op pensioen zijn om bepaalde gaten in de planning (door verlof of ziekte) op te vangen. Daarvoor moet steeds een dagcontract opgemaakt worden, wat snel 20 tot 30 minuten in beslag nam. Document opmaken, gegevens aanpassen, printen, tekenen, kopie maken voor in de vrachtwagen zelf. Dit proces herhaalde ze tot 30 maal per maand, wat haar snel 13 uur aan administratief werk kostte. Vanuit haar achtergrond in IT was ze op zoek naar verbeteringen in efficiëntie en kwam ze bij Officient terecht.
Nu maakt ze een contract op in minder dan 5 minuten en spaart ze daarmee meer dan 10 uur per maand aan administratie uit. En ook de medewerkers genieten hiervan mee. Diverse wetten, zowel in binnen- als buitenland, eisen namelijk dat chauffeurs hun papierwerk bij zich hebben aangezien hun voertuig hun werkplek is. Denk maar aan A1-formulier, Detachering Frankrijk (Wet Macron) en ga zo maar door. Dankzij Officient heeft iedere chauffeur dagelijks alle juiste documenten bij zich, zonder te moeten zeulen met een berg papier. Dit bewees zich extra handig tijdens de corona-crisis: zo konden medewerkers documenten omtrent de avondklok en het verplaatsen over grenzen makkelijk bijhouden.