HRM
Snelgroeiend Forum Jobs centraliseert de HR-administratie die verspreid zat over papier, spreadsheets en mailboxen
Wie?
Forum Jobs is een snelgroeiende uitzendgroep uit Roeselare. Ze zetten in op het verbinden van werknemers met werkgevers op een menselijke manier én met langetermijnvisie. Met dagelijks 4.500 uitzendkrachten, een eigen team van 200 medewerkers en 48 kantoren doorheen heel Vlaanderen was er een snel groeiende nood om hun HR-administratie te digitaliseren.
Loonadministratie en meer
Forum Jobs was specifiek op zoek naar software om hun loonadministratie te optimaliseren, maar bij Officient vonden ze nog veel meer. Er was een onmiddellijke klik tussen de noden van Forum Jobs en het aanbod van Officient.Er is ook een oplossing voor vakantie-aanvragen, onkostennota’s en evaluaties.
De tool zorgt niet alleen voor tijdswinst, maar ook voor efficiëntiewinst bij het hr-team. “Daarnaast is hij ook gebruiksvriendelijk voor onze medewerkers. Via de Self-service app krijgen ze meer autonomie en verantwoordelijkheid. Dat zorgt voor een betere samenwerking en meer betrokken op vlak van HR.”
Voor onze hr-processen werkten we veel met papier, maar dat was op een bepaald moment niet meer haalbaar. Ofwel moesten we een leger van mensen inzetten om die papierstroom te verwerken, ofwel moesten we onze hr-processen digitaliseren.
Yana Vandekerkhove - Finance Operations Manager bij Forum Jobs
Els Brisau | HR & Finance verantwoordelijke
Medewerkers het heft in handen geven
Vakantiedagen worden via in Officient met automatische verloftellers geregeld bij Forum Jobs. “De medewerkers op elk moment weten hoeveel verlofdagen hen nog resteren. De afwezigheden gaan automatisch naar ons loonadministratiesysteem, wat het manuele werk aanzienlijk vermindert’, zegt Yana Vandekerkhove. De boomstructuur die de aanvragen goed- of afkeurt is gemakkelijk instelbaar, waardoor HR altijd aan de knoppen blijft zitten. “De vakantieaanvragen digitaliseren, was het hoofddoel”, zegt Yana Vandekerkhove, maar er werden ook nog andere problemen opgelost.
Het beheren van de onkosten bijvoorbeeld stond al langer op haar to-do lijst. “Onze medewerkers dienden de onkosten nog op een klassieke manier in, via een bonnetje dat in de bijlage van een mail bij de boekhouding terecht kwam. Dan moest die alle akkoorden verzamelen. Pas daarna konden de onkosten betaald worden. Met Officient.io worden het aantal stappen en de vele mailbijlagen serieus verminderd.”
De behoefte
Snelle groei en gedecentraliseerde loonadministratie
De oplossing
HR software die centraliseert en medewerkers autonomie geeft
Naam van de organisatie:
Forum Jobs
Grootte:
200+ medewerkers
Sector:
HR
Klant sinds:
2021
