Hoe Cold Chain Technologies zich opmaakt voor groei met Exact Synergy en Exact RPA

Toen Cold Chain Technologies de ERP oplossing van Epicor in gebruik nam, zochten ze een oplossing om Exact Synergy te kunnen blijven gebruiken. Via GLM Systems kwamen ze uit bij Exact RPA, dat Synergy volledig integreert in hun nieuwe ERP-systeem. Nu profiteren de medewerkers van dynamische en geautomatiseerde workflows. We spreken met Shawn Gamble, Senior ERP Systems Analyst & Integration Specialist bij Cold Chain Technologies, over wat deze integratie voor het bedrijf heeft betekend.

Veranderende behoefte door voortdurende groei

Cold Chain Technologies begon in 1967 als verpakkingsbedrijf voor voedingsmiddelen in de omgeving van Boston. Door middel van koeloplossingen verzorgde zij het transport van verse kreeften naar de markt. Inmiddels is het bedrijf uitgegroeid tot een technologisch geavanceerde leverancier van koelproducten voor de biowetenschapsindustrie. “Hier maken we vaak de grap dat eigenlijk iedereen water in een zak kan doen, dit kan invriezen en verkopen”, begint Shawn Gamble, Senior ERP Systems Analyst & Integration Specialist bij Cold Chain Technologies, te vertellen. “Wat ons onderscheidt, is dat wij intern onderzoek uitvoeren. Veel van onze producten voor de biowetenschapsindustrie certificeren we. Dit houdt in dat ze gegarandeerd binnen een zeer specifiek koelbereik blijven.”

Shawn werkt al zeven jaar bij Cold Chain Technologies. In die periode zag hij het bedrijf voortdurend groeien. Naarmate het bedrijf uitbreidde, ging Cold Chain Technologies op zoek naar een nieuw ERP-systeem dat beter aan de behoeften voldeed. "We waren op het punt dat we klaar waren om naar een nieuw ERP-systeem over te stappen", zegt Shawn. "Na het testen van verschillende oplossingen, besloten we met Epicor aan de slag te gaan.”

Samen met dit nieuwe systeem wilde Cold Chain Technologies gebruik blijven maken van Exact Synergy, dat al lang een vertrouwde tool is binnen het bedrijf. "Er zijn drie dingen die Synergy heel goed voor ons regelt," zegt Shawn. "Documentbeheer, workflows en de onderlinge verbanden van alle verschillende entiteiten in onze databases. Om te kunnen blijven profiteren van deze functies, moest Synergy geïntegreerd worden in Epicor.”

Bruggen slaan

Hoe ze deze integratie een succes konden maken, was een grote uitdaging voor Shawn en zijn team. Maar ze waren vastberaden. Het koppelen van Epicor en Synergy zou namelijk een groot zakelijk voordeel zijn, want zo konden ze hun vertrouwde procesmanagementsysteem Synergy blijven gebruiken. Medewerkers hoeven niet omgeschoold te worden, dus het bespaart tijd en geld. Bovendien kon Cold Chain Technologies een product blijven gebruiken dat ze al in eigendom hadden.

Gelukkig is Shawn een van de belangrijkste deskundigen op het gebied van Synergy in de Verenigde Staten. Van 2009 tot 2011 was hij zelfs president van de landelijke Synergy gebruikersgroep. Ondanks zijn indrukwekkende referenties omschrijft Shawn zijn werk als "Synergy laten werken voor het bedrijf". Een zeer belangrijke taak. “We gebruiken Synergy op alle gebieden binnen ons bedrijf. Mijn rol is om het in stand te houden en te blijven aanpassen als ons bedrijf verandert." Als ervaren integratiespecialist wist Shawn dat er wat "gaten in de integratie van Synergy in Epicor" zouden zitten. "Met elke software heb je te maken met gaten," zegt hij. "Hoe goed een bedrijf met derden en andere softwareleveranciers werkt, is veel essentiëler."

Shawn heeft in het verleden uitgebreid met GLM Systems, de ontwikkelaar van Exact RPA, aan tal van integratieprojecten gewerkt. Hij wist dat Exact RPA een ideale oplossing zou zijn voor de integratie van Synergy in Epicor. "Exact RPA maakte de integratie mogelijk", aldus Shawn. "De mogelijkheid om Synergy te integreren in ons nieuwe ERP is voor ons echt een groot voordeel. En gelukkig kwam Exact RPA op het juiste moment. Het liep volledig gelijk met onze tijdlijn voor de lancering van ons nieuwe ERP-systeem."

De vruchten plukken

Shawn zegt dat Cold Chain Technologies dankzij Exact RPA nu profiteert van het gebruik van Synergy naast het nieuwe ERP-systeem. “Dankzij een speciale functie die bekend staat als de rules engine, geeft Synergy ons op het gebied van workflow management de flexibiliteit om geautomatiseerde workflows te ontwerpen.” Dit stelt Shawn en zijn team in staat om geavanceerde regels te ontwikkelen om automatisch taken toe te wijzen op basis van vooraf gedefinieerde voorwaarden. Shawn legt uit: "De gebruikers binnen het bedrijf vragen altijd: 'Kan het dit? Kan het dat? Met de rules engine kan ik ze geven wat ze willen. Het kan ze niet schelen hoe het werkt, als het maar werkt."

Workflows creëren en automatiseren

"De rules engine laat je op een creatieve manier workflows ontwerpen”, gaat Shawn verder. "We gebruiken het om onze workflows op vrijwel alle gebieden te automatiseren." Exact RPA houdt ook workflow management verbanden, ofwel data integriteit tussen de systemen, in stand wanneer er nieuwe items worden aangemaakt in het ERP-systeem. Wanneer een document in Epicor wordt herzien, zorgt Exact RPA ervoor dat het automatisch wordt bijgewerkt in Synergy.

“Vroeger was er sprake van master data en slave data. Het leuke is dat je nu op veldniveau kunt aangeven welk item een master of slave is", legt Shawn uit. "Om te beginnen kan een item in Epicor dan wel de master zijn, maar een wijziging die je in Synergy maakt kan vervolgens als master worden aagegeven, zodat de informatie in Epicor automatisch wordt bijgewerkt".

Dynamisch procesmanagement oplossing

Uiteindelijk weet Shawn dat de gebruikers binnen het bedrijf verwachten dat hun procesmanagementsoftware werkt en dat ze hun werk gemakkelijker kunnen uitvoeren. "Het gebruik van Exact RPA met Synergy betekent dat ik niet 'nee' hoef te verkopen als ze om iets vragen", zegt hij. “Dit is precies de dynamische procesmanagement oplossing die Cold Chain Technologies nodig heeft om verder te kunnen groeien.”