Vanimco

Anderhalf jaar hebben de zaakvoerders van Vanimco gezocht naar een geschikt ERP-systeem. Het ene was te omslachtig, het andere te duur, nog een ander bleek niet overtuigend. Maar de oplossing die ESC aanbood was het helemaal. “Dit is het systeem dat iedereen een projectoverzicht heeft en dat ons toelaat om elke klant direct te helpen”, zegt Paul Van Ham.

Projectopvolging

“We waren vooral op zoek naar een manier om onze projectopvolging beter te stroomlijnen”, legt Paul Van Ham uit. “We krijgen immers veel online aanvragen voor. In het begin was dat nog eenvoudig op te volgen met Outlookmapjes en een klassementssysteem van de medewerker die de aanvragen behandelde. Maar ons bedrijf is gegroeid. In vijf jaar tijd zijn we van een klein bedrijfje met twee mensen gegroeid tot een degelijke onderneming met 7 personeelsleden. Door die groei was ons opvolgsysteem niet meer toereikend. Er waren meerdere mensen die projecten opvolgden en iedereen had een beetje zijn eigen systeem. Met als gevolg dat men alleen van zijn eigen projecten op de hoogte was. Vervelend als iemand belt met een vraag over een dossier waarover een collega zich ontfermt. Het staat niet professioneel om te vragen of men eens wil terugbellen als de collega er wél is. Wie belt wil onmiddellijk geholpen worden. Inzage in en een overzicht van alle lopende projecten: dat hadden we nodig. Dus gingen we op zoek naar een goed CRM-pakket. Ongeveer anderhalf jaar heeft die zoektocht geduurd. Via internet kwamen we terecht bij ESC. Hun demo heeft ons – in tegenstelling tot demo’s van andere bedrijven – echt overtuigd.”

Maatwerk als oplossing

Vanimco is een flink uit de kluiten gewassen KMO die flexibel inspeelt op vragen van klanten. Diezelfde soepelheid verlangde Vanimco van hun IT-partner. Bij ESC is dat het geval. Het klikte tussen beide bedrijven. Sinds 2008 ondersteunt ESC het hele pc-gebeuren bij Vanimco. Er is een nieuwe server geïnstalleerd en er kwam een volledig ERP-systeem (Exact Globe en Exact Synergy). Over beide is Paul Van Ham zeer te spreken. “Exact Globe is het standaard boekhoudpakket dat afgestemd is op ons bedrijf. Exact Synergy is volledig maatwerk. Alles wat wij wilden, zit in dat pakket. De mensen van ESC hebben ruim de tijd genomen om te luisteren naar wat we wilden en om voorstellen te doen. Twee dagen hebben we samen alles geanalyseerd en daar is toen een draaiboek van opgesteld. Projectopvolging was heel belangrijk voor ons. Iedereen moest op elk moment alles kunnen opvragen. We wilden ook Outlook ontlasten. Een specialist van ESC is hier bij ons gekomen om te zien hoe het er hier aan toe gaat. Aan de hand daarvan is Synergy op onze maat ontwikkeld. De implementatie heeft nog wat tijd gevraagd, maar toen alles gemodifieerd was naar de werkstromen die wij nodig hebben, ging bijna alles naadloos. Mijn broer en ik hebben Synergy eerst een tijdje uitgetest. Dat viel heel goed mee. Met het programma werken bleek heel eenvoudig. Ondertussen werken onze medewerkers op kantoor er heel vlot mee. De mensen in het magazijn stoten af en toe nog op problemen, maar zij gebruiken het niet zo intens. Zij gebruiken het alleen om informatie mee op te zoeken. Maar voor de mensen op kantoor is het veel meer.”

Overzichtelijk en tijdsbesparend

Zoals gezegd is Synergy een CRM-programma om projecten mee op te volgen. Het is een ideaal programma voor bedrijven die zoals Vanimco veel online vragen en bestellingen verwerken, zegt Paul Van Ham uit ervaring. “We krijgen veel aanvragen via internet. Voor elke aanvraag wordt meteen een project aangemaakt. Alle communicatie van die prospect of klant wordt samengebracht rond dat specifiek project in Exact Synergy. Vroeger, in Outlook, had iedereen zijn bewaarsysteem en mapjes. Outlook werd zwaar en log. Exact Synergy is daar de oplossing voor. Verzonden en ontvangen e-mails koppelen we snel en gemakkelijk koppelen aan projecten in Exact Synergy, zodat die mails meteen weg kunnen uit Outlook. Ze worden bewaard op de database van Exact Synergy. We gebruiken Outlook nog als e-mailprogramma maar niet meer om projecten op te volgen. Die betere structuur betekent een enorme tijdsbesparing. Ik merk zelf dat het werk nu veel beter georganiseerd verloopt. En dus kan ik op dezelfde tijd meer werk verzetten.”

Gezocht en… snel gevonden

Paul Van Ham demonstreert hoe men bij Vanimco Exact Synergy gebruikt alszoeksysteem. “Wij kunnen van om het even welk niveau zoeken: volgens prospect, leverancier, betrokkenen bij het project… Exact Synergy biedt al die zoekfuncties.Webbased. Vergelijk het met een zoekmachine zoals Google. Zoeken kan op om het even welk woord: volgens leverancier, volgens medewerkers die betrokken zijn… Op eender welk woord kun je naar een project toesurfen via Exact Synergy. Je hebt meteen een volledig overzicht over de stand van zaken en alle werkstromen die eraan gekoppeld zijn. Iedereen kan iedereen opdrachten geven: logo opsturen, vragen om iets te corrigeren of drukklaar te maken… 
Omdat we veel werken met externe stocks, is het belangrijk om ook daarover een overzicht te hebben. Dankzij een ingreep van ESC hebben we inzage in de voorraden bij onze leveranciers.” Het overzicht en de transparantie die Exact Synergy met zich meebrengt, is hét grote pluspunt voor Vanimco. Paul Van Ham: “Omdat wij klanten hebben van over heel de wereld, krijgen we op bijna elk moment van de dag vragen. Dus ook ’s avonds. Het gebeurt dat ik dan nog alleen aan het werk ben. Hoewel er geen medewerkers zijn, kan ik toch elke klant meteen helpen. Ik kom nooit meer uit de lucht gevallen. Dat is een groot voordeel.”

Nog méér mogelijkheden

Na een half jaar werken met Exact Synergy komt alles op kruissnelheid. “Iedereen werkt er vlot mee”, getuigt Paul Van Ham. “Wij werken in een open kantoor en als het nodig is springen de collega’s elkaar bij. Niet dat dat veel nodig is, want Exact Synergy is een eenvoudig programma. Het enige probleem is dat we nog niet alle mogelijkheden ervan gebruiken. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om er mailings, nieuwsbrieven en andere marketingacties aan te koppelen. Dat doen we nog niet. We zouden dan specifieke producten kunnen voorstellen aan geselecteerde bedrijven. Steakmessen bijvoorbeeld. Die zijn interessant voor bedrijven uit de voedingssector, maar minder geschikt als verwelkominggeschenk bij een tijdschrift. Met Exact Synergy kunnen we selecteren en onze klanten de juiste voorstellen doen. Ook nieuwsbrieven versturen kan met dit programma. ESC heeft templates ontwikkeld die heel eenvoudig in te vullen zijn met informatie en foto’s. Zo kun je een mooie nieuwsbrief maken en die koppelen aan een databestand om te versturen. Het is de bedoeling om gepersonaliseerde nieuwsbrieven te zenden. Nu gebeurt dat sporadisch, maar daar komt binnenkort verandering in. Het is de bedoeling om regelmatig nieuwsbrieven te versturen en daar nabelacties aan te koppelen. Want ook dat is mogelijk met Exact Synergy”. 
”Ja, ik kan Synergy als systeem met projectopvolging zeker aanraden aan andere bedrijven. Wij hebben lang gezocht naar een CRM-programma op maat, en nu we Exact Synergy hebben zijn we heel tevreden. Over de samenwerking met het team van ESC kunnen we niet klagen. Alles loopt heel vlot. Ik hoop dat dat zo blijft. Maar dat zal wel”, glimlacht een tevreden Paul Van Ham nog.