Studiebureau Savoie: millimeterwerk, dag na dag

Landmeting- en engineeringkantoor Savoie heeft zijn activiteiten met de tijd een hoge vlucht zien nemen. Zijn competentieregister dekt vandaag zowel de topografische opmetingen als de projectstudies voor aanleg, afwatering of sanering, maar ook begeleiding van derde bedrijven bij het beheer van bouwterreinen voor openbare werken. Bij de oprichting waren ze met drie; vandaag tellen ze 15 werknemers. En zoals zo vaak verliep de groei van het bedrijf naarmate de behoefte zich aandiende. Geleidelijk werden tools en resources toegevoegd. Zo'n reactieve aanpak is niet altijd bevorderlijk voor de coherentie van het geheel. De recente verhuizing van het bedrijf was een goede gelegenheid om een hele reeks aspecten te updaten en ook de aanleiding om zich te wapenen met nieuwe functies die het dagelijkse administratieve beheer moeten vereenvoudigen. Een van de belangrijkste behoeften was werktijdregistratie.

Logheid en tijdverlies

“In het begin verliep de invoer van gepresteerde uren puur manueel”, herinnert zich Grégory Savoie, gedelegeerd bestuurder van de firma. “Naarmate we personeel rekruteerden en omdat we in de eerste plaats een dienstverlener zijn, voelden we vrij snel de behoefte om ons te wapenen met een degelijke oplossing. We moesten absoluut alle prestaties centraliseren om het facturatieproces te optimaliseren. En elke medewerker moest zonder veel gedoe zijn uren kunnen invoeren: daar knelde het, want sommigen zijn bijna voortdurend op het bouwterrein en komen zelden op kantoor… Wij gebruikten hiervoor een kleine applicatie voor tijdbeheer maar deze bleef al bij al heel elementair. Plus het ongemak dat ze niet geïntegreerd was met onze andere beheertools.”

Resultaat: heel wat onnuttig opnieuw invoeren en de noodzaak om daar twee mensen onledig mee te houden: de ene hield zich bezig met de inzameling van de uren om ze in de juiste vorm te gieten voor facturatie; de andere deed de coderingen voor de boekhouding. “Er was geen integratie tussen registratie van gepresteerde uren en facturatie. We moesten ons behelpen met samenvattende tabellen en we hadden geen analysefuncties om bijvoorbeeld ieders prestaties te koppelen aan een specifiek dossier, om het totale aantal uren per week te bepalen enz.” Door dat gebrek aan integratie was het evenmin mogelijk een prijsofferte te koppelen aan het projectbeheer of aan de facturatie.

Waarom Exact?

“In 2011 leerden we Exact kennen, én hun oplossing Exact. We hadden ons via hun website ingeschreven om de oplossing in testmodus te kunnen gebruiken. Toen we dan begin 2012 op zoek gingen naar een nieuwe oplossing, hebben we diverse alternatieven bekeken, maar Exact was de enige met een geschikte online oplossing.”

Oorspronkelijk had kantoor Savoie geen plannen om zijn boekhoudprogramma te vervangen, maar al snel was zonneklaar dat het perfect geïntegreerde karakter van wat Exact aanbiedt, heel wat voordelen inhield. Niet alleen vindt Savoie in de boekhoudmodule alle functies terug die in zijn oude software beschikbaar waren, maar daarbij komen de registratie van de uren, de facturatie en de CRM. “Dat we nu gegevensinvoer en facturatie kunnen integreren, is een enorme vooruitgang. Voeg daarbij dat we voortaan alle gewenste overzichten en tabellen kunnen produceren. Gezien onze structuur en onze activiteiten moeten meerdere mensen, namelijk de beheerders en de departementverantwoordelijken, permanent op de hoogte kunnen blijven van het dossierbeheer. Bijvoorbeeld om betaaltermijnen te checken, aanmaningen te lanceren, klanten meteen te kunnen informeren…”

De meest gewaardeerde functie in Uren & Facturen blijft het vermogen om syntheses te genereren en gegevens te analyseren, aldus administratief assistente Daphné Beltrame. Andere voordelen uit haar shortlist: de pre-parametrering van de invoering van prestaties, per dossier- of taaktype. “Vroeger was er nog het principe van de vrije beschrijving. Iedereen vulde dus iets in naar eigen goeddunken. En dan moest je achteraf een grote schoonmaak organiseren en harmoniseren. Voortaan verloopt die invoering meer binnen de lijntjes. Dat vergemakkelijkt de taak van onze medewerkers, al blijven we van hen een minimum aan ernst en regelmaat eisen.”

Daphné Beltrame is ook bijzonder in haar nopjes met het interne goedkeuringsproces waar Exact voor kiest. Ze hoopt dat deze flow kan worden uitgebreid naar externe betrokkenen voor zover de klant het urenoverzicht moet goedkeuren voordat de facturatie kan starten. Voor die stap moet momenteel eerst een rapport in Excelformaat verstuurd worden.

Enkel bezig met de corebusiness

De modernisering van zijn IT-omgeving was voor kantoor Savoie ook de aanleiding om een check-up te maken van de elementen die het intern wilde blijven beheersen. Voortaan blijft alles wat direct met de eigen corebusiness te maken heeft – schetsen, plannen, projectbeheer enz. – intern beheerd, op interne opslagsystemen en servers. De rest verhuist naar het ‘cloud’-model. Dat geldt met name voor zijn e-maildiensten en… de boekhouding.

“Zo hoeven we ons niet langer te bekommeren om de back-upprocessen”, benadrukt Grégory Savoie. “Exact biedt ons bovendien de absolute garantie dat onze gegevens altijd beschikbaar en bereikbaar zullen zijn. Wij vinden het dus niet nodig om zelf nog een tweede elektronische back-up uit te voeren.” De enige back-up die wél wordt overwogen, is een algemene kopie van de prestatietijden tegen het eind van het jaar.

“Fundamenteler is nog dat deze outsourcing een grotere flexibiliteit garandeert voor de mensen die instaan voor de administratieve taken. Dan heb ik het over mezelf, mijn vader en onze administratief assistente Daphné Beltrame. Zélf ben ik veel onderweg tussen onze twee zetels. Mijn vader en ik werken nu ook thuis… Die outsourcing schenkt ons meer vrijheid en mobiliteit.”

Stand van zaken

Studiebureau Savoie is begin dit jaar gestart met het gebruiken van Exact. De migratie van de oude boekhouding en het leerproces – of zeg maar gewoon de ontdekking – van alle potentieel van de nieuwe oplossing hebben enkele maanden opgeëist. De opleidingen en de online hulp van Exact waren welkom, al blijven er altijd zeer specifieke, businessgebonden aspecten waarvoor het kantoor Savoie alleen op zijn eigen competenties kan rekenen. “Onze prioriteit was om aan de slag te gaan met Uren & Facturen omdat dit tegemoetkwam aan onze belangrijkste behoefte. We hebben dus nog niet de tijd gehad om ons met de CRM-module bezig te houden, maar dat zal in 2013 rond zijn. Hiermee kunnen we onze offertes aan klanten beter opvolgen, waarschuwingen programmeren voor het geval zij er niet op reageren en bijvoorbeeld automatisch herinneringen sturen.”

Over studiebureau Savoie

Het landmeting- en engineeringkantoor Savoie (Jurbise, bij Mons-Bergen) werd opgericht in 2001. Zijn activiteitenwaaier omvat bijvoorbeeld topografische opmetingen (terreinen en gebouwen), de inrichting en opvolging van bouwterreinen, de dossiers van aanleg, wijziging en renovatie van het openbare wegennet, studie van aanleg- of saneringswerken... Zo komt de afdeling Projectbeheer bijvoorbeeld tussenbeide bij de aanleg van verkavelingen of bij afwateringsstudies. Het studiebureau werkt zowel voor private klanten als voor overheden in heel Wallonië, en dit vanuit twee vestigingen in Erbisoeul en in Luik. (De tweede covert ook het Groothertogdom Luxemburg.) Het bedrijf heeft momenteel 15 mensen in dienst in Jurbise en 3 in Luik.