Automatisering biedt heel wat kansen voor kmo's

Er gaat bijna geen dag voorbij waarop de krappe arbeidsmarkt niet in het nieuws is. Vrijwel alle sectoren hebben te kampen met personeelstekorten. “Op steeds meer plekken wordt automatisering ingezet om productiviteitsproblemen het hoofd te bieden”, vertelt Jooske de Groot. “Denk aan zelfscankassa’s die in veel winkels te vinden zijn. Die digitale transformatie is al een tijdje aan de gang, maar we merken dat veel kmo's er nog steeds huiverachtig tegenover staan. Zo weten we uit onderzoek dat een ruime meerderheid van alle kmo's gelooft dat technologische veranderingen de komende drie jaar een sterke impact hebben op hun markt, maar slechts 5% van de kmo's geeft aan te willen beschikken over de nieuwste technologieën. Jonge ondernemers denken bij het starten van een bedrijf vaak al wel aan de inzet van technologie, software en de schaalbaarheid van hun onderneming. Maar gevestigde kmo's zouden er veel nieuwsgieriger naar moeten zijn. Het inzicht dat ik hen wil meegeven is de veranderende rol van mensen: die wordt de komende jaren namelijk nóg waardevoller. We zien automatisering niet als iets dat mensen vervangt, maar hen vrijmaakt voor werkzaamheden die meer waarde creëren voor een organisatie.”

Hoe je kmo's enthousiast kan maken voor automatisering? Joep Hoeks heeft er een duidelijke visie op: “Software moet in de eerste plaats gebruiksvriendelijk zijn. Denk eens aan alle apps die je op je smartphone hebt. Deze applicaties, veelal voor privégebruik, spreken vaak voor zich. Daar kunnen wij als ontwikkelaars van bedrijfssoftware van leren, oplossingen die wij bieden moeten net zo intuïtief in gebruik zijn. Gebruiksvriendelijkheid staat dan ook hoog op onze agenda. Daarnaast moeten bedrijven flexibiliteit hebben als het gaat om softwaretools. Daarom ontwikkelen we bij Exact software met een open architectuur. Zo kunnen bedrijven software makkelijk koppelen met apps van andere aanbieders en inspelen op sectorspecifieke uitdagingen. Die gebruiksvriendelijkheid en keuzevrijheid zijn essentieel om ondernemers enthousiast te maken voor software.”

Als we ondernemers warm willen maken voor automatisering, is het vooral belangrijk dat ze de voordelen ervan inzien. In het bijzonder de gegevens die het oplevert en kunt gebruiken om je bedrijfsvoering aan te sturen. Hoewel uit onderzoek blijk dat 50% van de kmo's gelooft dat gegevensanalyse tot betere zakelijke beslissingen leidt, worden gegevens bij slechts 12% van de kmo's als leidraad gebruikt. Jooske vervolgt: “Er liggen bij de Belgische kmo's gigantische kansen om gegevens te omarmen en te gebruiken om bedrijfsambities te realiseren. Op dit moment zien we een gegevensstrategie nog niet vaak terug op het prioriteitenlijstje, terwijl het een goudmijn kan zijn voor elke ondernemer. Een voorbeeld: je wilt een presentatie maken over de financiële status van je organisatie, bijvoorbeeld omdat je investeerders wilt informeren. Dankzij Artificial Intelligence kan je een robot vragen dit voor je te doen, mits je gegevens digitaal en goed gestructureerd beschikbaar zijn. Dan komt er met één druk op de knop een kant-en-klare presentatie uitgerold. Het opstellen van een jaarrekening kan straks vrijwel op dezelfde manier. Maar denk ook aan productiecapaciteit. Ik kan me voorstellen dat je een AI-machine in de toekomst een vraag stelt als: Welk productieniveau adviseer je mij aan te houden op basis van resultaten uit de afgelopen vijf jaar? Je kan gegevens dus veel meer inzetten als voorspeller en raadgever, in plaats van een monitoringstool, waar je achteraf naar kijkt. Als je dit slim inzet en er een goede strategie voor hebt ontwikkeld, kan je zoveel productiever en efficiënter werken. Op dit moment is het echt nog een onbenutte kans.”

Het is duidelijk dat er nog veel winst te behalen valt op het gebied van automatisering. Een taak die volgens De Groot en Hoeks niet alleen bij ondernemers ligt. Joep: “Softwareontwikkelaars spelen hier een belangrijke rol in. Wij moeten ondernemers faciliteren, ontzorgen. Dat nieuwe software tegenwoordig vrijwel altijd cloud-based is en niet meer op vaste servers staat, maakt dat makkelijker. We kunnen bepaalde zaken als updates, privacy en beveiliging eenvoudig uit handen nemen. We denken proactief mee, want de wereld van procesautomatisering wordt alleen maar groter.”

Microsoft en Exact werken daarom nauw samen en dat doen de twee bedrijven al sinds jaar en dag. De nieuwste ontwikkeling in hun samenwerking? De volledige integratie van Microsoft-apps als Power BI, Power Automate en Teams in de vierde editie van Exact Online. “Met de lancering van deze Premium-editie van Exact Online voorzien we in de groeiende behoefte van ondernemers om bedrijfsprocessen meer naar eigen inzicht te automatiseren en te werken vanuit één omgeving”, legt Joep uit. “Eigenlijk brengen we twee werelden samen: die van bedrijfssoftware en Office-apps. We zien dat dit ontzettend warm wordt onthaald. Bedrijven kunnen nu bijvoorbeeld eenvoudig rapporten maken op basis van gegevens uit Exact Online, er andere gegevensbronnen aan koppelen en het geheel in hun eigen stijl ontwikkelen. Maar ze kunnen ook processen automatiseren zoals zij het willen, zelf de regels bepalen. Denk aan de automatische verwerking van aankooporders en facturen.” Die vrijheid is ook volgens Jooske een grote meerwaarde: “Je wilt de softwareomgeving voor ondernemers zo slim mogelijk inrichten en zoveel mogelijk koppelingen maken tussen de verschillende applicaties die een ondernemer nodig heeft. Op het moment dat je die naadloos kunt integreren en het als ontwikkelaars samen voor je klanten regelt, ben je echt van meerwaarde.” Momenteel is de Premium-editie van Exact Online beschikbaar voor ondernemers in de handel en productie. De komende maanden wordt dit uitgebreid voor alle kmo's.

Op de vraag of ze nog tips heeft voor kmo's antwoordt Jooske: “Blijf vooruitkijken en wacht niet tot het laatste moment met innovaties. Een concreet voorbeeld dat ik hierbij wil geven is de verplichte rapportage op het gebied van verantwoord ondernemen, de CSRD-wetgeving, die vanaf 2024 ingaat. Je wilt niet dat een van je medewerkers daar straks een dagtaak aan heeft. Het is dus belangrijk dat je nu al je gegevens structureert, zodat je in 2024 in 30 minuten een ESG-rapport in elkaar draait. Als je dat een dag voor de deadline nog moet ontdekken, haal je het niet.” Het advies van Joep is als een statement: “Bezuinig flink op recruitment. Goed, iets genuanceerder: natuurlijk is recruitment belangrijk, maar het personeelstekort gaat de komende jaren niet minder worden door toenemende vergrijzing. Je moet het probleem dus structureel anders benaderen en oplossen. Technologie kan je echt helpen efficiënter te werken en doelen te bereiken.”