Btw-administratie: wat is het en hoe houd je het bij?

    Als ondernemer weet je ongetwijfeld dat je een btw-administratie moet bijhouden. Maar wat is de betekenis van btw? En wat is bij je btw-boekhouding belangrijk en hoe houdt je het bij? We vertellen je er alles over.

    Alles over btw betalen en de betekenis ervan

    Wat is de betekenis van btw? De afkorting staat voor ‘belasting over toegevoegde waarde’. Iedere ondernemer is verplicht om btw (of “omzetbelasting”) te betalen over zijn omzet. Zodra een klant een product of dienst koopt, betaalt hij hier btw over. Jij moet dit vervolgens weer afdragen aan de Belastingdienst. Al deze transacties worden bijgehouden in de btw-administratie. Het is belangrijk dat je op tijd de periodieke btw-aangiften gaat indienen.

    Wanneer ben je verplicht om btw-administratie bij te houden?

    Nu je weet wat de betekenis is van btw, kijken we naar wie verplicht is om dit bij te houden. Je moet als ondernemer een btw-boekhouding bijhouden en btw-aangiften indienen als je:

    • Goederen of diensten verkoopt die onderworpen zijn aan btw;
    • Omzet hoger is dan een bepaalde drempel die door de overheid is vastgesteld;
    • Geregistreerd bent als btw-plichtig bij de Belastingdienst.

    Als je gebruikmaakt van de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, hoef je geen btw te betalen en moet je geen btw-aangifte indienen.

    Btw-tarieven

    Hoeveel btw je moet afdragen, hangt af van het btw-tarief. Het standaard btw-tarief is 21%, maar soms geldt ook het nultarief (voor internationale handel en financiële diensten) of een verlaagd btw-tarief voor voedsel, medicijnen, boeken en tijdschriften.

    Btw verleggen

    Er bestaat een mogelijkheid om btw te verleggen. Je betaalt dan als leverancier geen btw, maar je klant wel. Er kan ook btw naar jou verlegd worden. Bijvoorbeeld wanneer je iets in het buitenland koopt. Meer weten? Lees hier meer over btw verleggen.

    Wat moet je bijhouden in je btw-administratie?

    Facturen

    Alle facturen die je verstuurt en ontvangt, moet je goed bewaren. Op de facturen moeten onder andere het btw-bedrag, btw-tarief en factuurnummer worden vermeld.

    Omzetbelasting

    Als ondernemer moet je per periode (meestal per kwartaal) bijhouden hoeveel omzetbelasting je hebt betaald en ontvangen.

    Btw-aangifte

    De btw-boekhouding vormt de basis voor de btw-aangifte. In de btw-boekhouding houd je bij hoeveel btw je hebt betaald over je inkopen en hoeveel btw je hebt ontvangen over je verkopen. Op basis van deze gegevens bereken je hoeveel btw je moet afdragen aan de Belastingdienst.

    Btw in het buitenland

    Als je vanuit het buitenland goederen of diensten verkoopt in België dan kan het zijn dat je btw moet afdragen aan de Belgische overheid. Het hangt wel af van een aantal factoren, namelijk het land waarin je onderneming is gevestigd en de aard van de goederen of diensten die je verkoopt.

    Zo werkt de btw-boekhouding

    De btw-boekhouding of btw-administratie omvat alle zaken die je koopt waarvoor je btw betaalt en zaken die je verkoopt waarvoor je btw in rekening brengt. De btw die je hebt betaald bij aankopen (ofwel de "voorbelasting") trek je af van de btw die je hebt geïnd bij verkopen (ofwel de "verschuldigde btw"). Het verschil geef je door aan de Belastingdienst.

    Voorbeeld btw berekenen

    Stel dat een bedrijf schoenen inkoopt voor €100,- exclusief btw en deze schoenen verkoopt voor €150,- exclusief btw. Het btw-tarief voor schoenen is 21%.

    Voorbelasting berekenen

    Het bedrijf heeft €100,- exclusief btw betaald. Het btw-tarief is 21%, dus de voorbelasting bedraagt:

    €100,- x 21% = €21,-

    Verschuldigde btw berekenen:

    Het bedrijf verkoopt de schoenen voor €150,- exclusief btw. Het btw-tarief is 21%, dus de verschuldigde btw bedraagt:

    €150,- x 21% = €31,50

    Te betalen btw of terug te vragen btw berekenen:

    De verschuldigde BTW van €31,50 moet verminderd worden met de voorbelasting van €21,-:

    €31,50 - €21,- = €10,50

    In dit voorbeeld moet het bedrijf dus €10,50 aan btw afdragen aan de Belastingdienst.

    Zelf aan de slag met je btw-boekhouding? Bij Exact helpen we je graag op weg. 

    Tips voor het bijhouden van je btw-administratie

    Ga je zelf aan de slag met het bijhouden van de btw-administratie? Dan biedt een boekhoudpakket de oplossing. De btw-administratie is gekoppeld aan je boekhouding waardoor veel processen automatisch verlopen. Zo wordt het eenvoudiger om de btw-aangifte te doen. Bij Exact helpen we je graag op weg.

    © Exact 2025
    BE Select your country