5 consejos para cobrar tus facturas impagadas

El 43% de las empresas españolas admiten tener facturas impagadas, según indican los datos del  'Análisis del comportamiento de pago empresarial' realizado por Informa D&B. Si los pagos se retrasan estructuralmente o no se reciben, una PYME puede tener problemas para pagar sus propias facturas. En el peor de los casos, se producirá la quiebra, y es que, en conjunto, el retraso de pagos de facturas ha supuesto un coste total de 1.967 millones de euros tan sólo en los últimos 3 meses de 2020.  

“Todas las PYMEs tienen que lidiar con facturas que han estado abiertas durante demasiado tiempo, hasta el punto de que el cobro ya no es posible. Esto causa estrés e inconvenientes entre las partes involucradas; la empresa sufre y los intentos de cobrar las facturas pendientes de pago cuestan dinero. Sin embargo, hay varias formas de lidiar con las facturas impagadas”, dice Marcus Schuite, Solution Marketing Manager en Exact.

¿Cómo lidiar con los morosos? Marcus enumera cinco consejos para limitar el daño, evitar el impago y reclamar facturas impagadas.

Una pelota de fútbol hinchada rebota mejor que una pelota pinchada, dijo una vez un portero inteligente. Esta metáfora también se aplica a los negocios y a las facturas impagadas. Cuanto más liviana es la relación con un cliente, más suave se vuelve esa relación. En esencia, se trata, por supuesto, de los servicios prestados y el pago por ellos. Las líneas más cortas ofrecen una mejor comprensión de las cotizaciones y cualquier reclamo sobre servicios no prestados por parte del cliente.

Es posible que los clientes tengan un sistema para pagar facturas diferente al tuyo. Luego, asegúrate de que tu factura se adapte a los deseos del cliente. ¿El cliente desea recibirla en formato PDF o XML? ¿No estás seguro de si le ha llegado? No esperes demasiado y llama al cliente para preguntar. De esta manera, tendrás la certeza más rápido y el cliente verá que estás atento y te aseguras de que todo funciona sin problemas, evitando así las facturas impagadas.

Ahorra tiempo y dinero invirtiendo en soluciones inteligentes de gestión de crédito para pagar facturas. De esta manera puedes crear y enviar facturas con tan solo unos pocos clics. O puedes configurar un flujo de facturación que envíe automáticamente recordatorios de pago cuando un cliente no lo haya realizado después de x días. O si una factura no se paga dentro del plazo de pago, recibirás un aviso. De esta manera, siempre tendrás una idea clara de la situación y dedicarás menos tiempo a la gestión de deudores.

Para la relación puede ser bueno considerar las opciones de pago con una parte independiente, para que ambas partes se sientan bien y trabajen hacia un objetivo orientado a resultados. Contratar una agencia de cobro de deudas para reclamar el pago de una factura pendiente es un paso serio que puede poner en peligro la relación. Obviamente deseas evitar esto, especialmente cuando se trata de clientes habituales que han estado comprando productos y servicios durante varios años.

Aunque parece lógico, es uno de los procesos que sale mal con regularidad. Los acuerdos sobre papel funcionan mejor que los acuerdos telefónicos, especialmente cuando se trata temas relacionados con pagos y facturas. Estos deben estar en blanco y negro, acompañados de las condiciones de pago. Si registras esto con anticipación, evitarás la discusión posterior. Este tipo de acuerdos son fáciles de registrar en el mismo software de gestión documental que utilizas para administrar la gestión de acreedores. Lo mismo se aplica, por ejemplo, a los clientes que tienen problemas para realizar un pago: luego puedes registrar un acuerdo de pago y monitorearlo fácilmente a través del software.

Como PYME, asegúrate de abordar el comportamiento de los morosos de la manera correcta y de que la gestión de las facturas impagadas esté en orden. Esto evita mucho estrés y mantiene una buena relación con el cliente.