¿Cuál es el precio de un ERP? 5 factores que afectan al coste

El precio de un ERP puede ser de lo más variado en función de varios factores. Cuando una empresa alcanza cierto nivel de desarrollo, es necesario automatizar procesos repetitivos. La evolución tecnológica ha obligado a las empresas a transformarse, haciendo que los cambios relacionados con la digitalización incrementen la eficiencia de los empleados y del trabajo, y por ende, mejoren los resultados financieros.

En este sentido, un sistema ERP es una herramienta que permite automatizar todos los procesos y adaptarse a las condiciones cambiantes del entorno empresarial. Su mayor ventaja es que los empleados de diferentes departamentos tienen acceso a una base de datos integrada y actualizada. Pero, ¿cuál es el precio de un software ERP?.

Es difícil responder a la pregunta de cuánto cuesta un ERP, pues el coste final depende de muchos factores. Y es que, el software se adapta a las necesidades individuales de cada empresa, es decir, a un modelo de negocio único, por lo que no es una solución de "caja". En definitiva, el precio de un ERP varía en función de algunos parámetros que se desarrollan a continuación.

1. El número de usuarios

Una de las cuestiones clave para calcular el precio del ERP es determinar el número de usuarios del sistema, en función de las necesidades de cada departamento, de las operaciones que vayan a realizarse a través del ERP y de cada organización en particular. Así, la licencia será diferente para una u otra empresa, y esto influirá de manera directa en el precio de un ERP.
Merece la pena hacer un estudio detallado de la organización y determinar quién trabajará en el nuevo sistema y qué operaciones se realizarán en él. Sin embargo tenga en cuenta que cada proveedor tiene un modelo de licenciamiento diferente y por ello, deberá leer atentamente las condiciones de la licencia. 

2. Las áreas funcionales

Otro factor determinante en el coste de un ERP son sus funcionalidades y las áreas que se cubren con su implementación. Según las necesidades y los objetivos de cada empresa y, en base al análisis previo a la implementación contemplaremos unos módulos u otros. ¿Será un paquete de contabilidad y finanzas, o quizás uno combinado con un CRM, un módulo de Producción, gestión de Proyectos, etc?. Así, a mayor cantidad de funcionalidades cubiertas, mayor será el precio de un ERP.

3. La personalización

A veces, las empresas solicitan funciones específicas que no contempla la solución estándar, por lo que personalizarla genera costes adicionales. Y es que, la adaptación y la modificación de la solución dependen de las expectativas y de las metas de cada organización así como de la especificaciones del sector. 

4. Infraestructura de TI ¿Nube o servidor? 

Además de los costes de inversión, también existe un gasto relacionado con la posible inversión en compra de servidores o la utilización de la nube. Todo depende de la modalidad de despliegue elegida.

¿Dispone de una infraestructura de TI local que se integrará con la solución ERP y quiere encargarse personalmente de su mantenimiento, o prefiere entregársela a una empresa externa? Cabe recordar que gestionar la infraestructura de IT (incluyendo la ampliación de los servidores, actualizarlos para que no queden obsoletos, etc.) y contratar a los responsables de la misma, es un gasto adicional.

Implantar el sistema ERP en la nube, es una de las opciones para la implementación de ERP, que le permite saltarse el aspecto de mantener la infraestructura del servidor en la empresa. Cada vez más empresas optan por una solución de este tipo. 

5. Modelo de licenciamiento 

El tipo de licenciamiento es otro de los factores que afectan al coste final del sistema ERP. El primer tipo es la suscripción, es decir, un modelo de alquiler del software que el cliente instala en su servidor. En este caso, se paga una tarifa mensual, y mientras lo haga, puede utilzar el software.

El segundo tipo de licencia es el modelo de compra de licencia, que consiste en una tarifa inicial más elevada y una tarifa de servcios de mantenimiento anual adjunta. La tarifa de mantenimiento incluye actualizaciones del sistema, soporte técnico y desarrollo del software.

Un elemento independiente del modelo de licenciamiento seleccionado es el coste de la parametrización o puesta en marcha del software. Esta inversión depende, en gran medida, del alcance del proyecto. Es una inversión distribuida en el tiempo, mientras transcurre el proceso de implantación. Los consultores del proveedor elegido, son quiénes realizan este proceso y se trata de una inversión única.

Por todo esto, antes de invertir en una solución de estas características, es importante informarse y hacer una comparativa de precios de ERP. Y es que, se trata de una decisión estratégica realmente importante que supone una inversión empresarial. Sin embargo, a medio y largo plazo, la implementación de un software ERP resulta imprescindible para el desarrollo y el avance de la empresa, a través de la optimización y la digitalización de procesos de la forma más eficaz