5 errores comunes en la implementación de un BPM empresarial

Disponer de un BPM empresarial (Business Process Manager) puede cambiar por completo la dinámica interna de trabajo de cualquier organización. Pero su integración en la organización debe hacerse de la manera correcta. A pesar del potencial que este tipo de herramientas ofrece, muchas veces se cometen errores durante la implementación de un BPM empresarial, que minan sus posibilidades.

La implantación de un BPM, como todo proceso de integración tecnológica, conlleva un determinado riesgo de cometer un error (o varios). Bien por desconocimiento, por falta de asesoría, por precipitación o por varios motivos más. La experiencia en implantaciones de soluciones BPM en empresas nos muestran ciertos fallos que se repiten con frecuencia,

De nada vale un BPM si no se definen y ajustan previamente a su implementación aquellos procesos que se quieren digitalizar. Aprovechar las virtudes de la digitalización, lanzándose sin haber hecho un análisis previo de cuáles son los procesos más «débiles» o dónde hay potenciales problemas puede eternizar las deficiencias.

Con la implementación de un BPM empresarial y con otras herramientas en el entorno corporativo hay que tener en mente una característica compartida por cualquier aplicación tecnológica: la democratización y la horizontalidad. La información, la comunicación y las acciones digitalizadas se «mueven» de manera horizontal, lo que puede generar alguna fricción con aquellas empresas que estén habituadas a un funcionamiento más vertical.

Los máximos responsables de los departamentos y, por tanto, las cabezas visibles de los procesos clave deben trabajar mano a mano con la consultora encargada de implementar el BPM empresarial. Esto ocurre, bien por dejadez de estos, bien por una resistencia instintiva al cambio. La comunicación fluida y el entendimiento entre los responsables de los procesos y los encargados del BPM empresarial es crucial.

Poner en marcha un BPM en una empresa requiere conocimientos especializados y experiencia, por lo que implementarlo «a las bravas», sin contar con la participación de un partner específico comprende altísimos riesgos. No afrontar la tarea con la humildad necesaria es garantía de desperdiciar esfuerzos, recursos y energías.

Poner a disposición de todo el mundo todos los datos sin restricción es otro de los errores habituales con el BPM en empresas. La solución elegida para implementar debe respetar los preceptos legales y los condicionantes de la «gobernanza de datos» que se aplica en cada país y para el contexto legal de cada caso concreto.

Además de los «fallos» de implementación de un BPM indicados anteriormente, hay otros que también suelen estar presentes. Por un lado, no prestar atención a la metodología utilizada en la implementación del BPM. Para que sea realmente eficiente es aconsejable que el cliente participe en el proceso, que la metodología permita una respuesta a los potenciales cambios, que se pueda entregar el software funcional de manera escalonada, que elimine las tareas innecesarias y que, efectivamente, agilice los procesos.

Por otro lado, hay que destacar que la implementación del BPM empresarial no valdrá de absolutamente nada si no se han definido previamente qué problemas se quieren resolver, si no se elige el software que se ajuste a lo que se necesita en cada caso concreto y se adapte a cada empresa o que no se cuente con un socio tecnológico que pueda ofrecer servicio técnico especializado.

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