¿Qué es la integración de datos y cómo se inicia en la empresa?

La cantidad de datos que nos llegan de diversas fuentes crece constantemente. No obstante, organizar y utilizar todos esos datos de tal manera que puedan servir para analizar y sacar conclusiones sobre la base de la empresa puede ser un gran desafío. Aquí es donde la integración de datos, utilizando las herramientas adecuadas en forma de una aplicación o software de gestión de empresas, resulta útil.

Como resultado de este proceso, se combinan datos de diferentes fuentes. El propósito de la integración de datos es recopilar y sistematizar en un solo lugar, información relevante para la gestión de la organización y la toma de decisiones estratégicas basadas en datos actuales y unificados.

La integración de los datos de la empresa permite recopilar datos de varias fuentes y combinarlos, de manera que pueda:

• Mejorar el proceso de análisis: una de las mayores necesidades de cualquier empresa es, sin duda, el análisis de los datos actuales en tiempo real. Por eso es tan importante que se pueda realizar de forma rápida y sencilla.

• Apoyar el proceso de toma de decisiones: gracias al acceso a la información actualizada, todas las decisiones comerciales se toman en base a fuentes de datos fiables.

• Simplificar y estandarizar el archivo de datos: los datos se recopilan en un solo lugar y se organizan correctamente dentro de un sistema, es la clave para una gestión eficaz. Gracias a esto, podemos guardar datos de tal manera que luego podamos volver fácilmente a ellos cuando surja la necesidad.

• Gestionar la base de clientes de forma eficaz: especialmente en aquellas empresas en las que la buena gestión y cuidado del cliente es el camino hacia el éxito, la integración de datos debe ser primordial. Para poder responder a las necesidades de los clientes existentes o adquirir nuevos, no se debe omitir la recopilación y análisis de toda la información relevante que, en última instancia, pueda resultar en el cierre de una venta como, por ejemplo, sus últimas compras o los productos adquiridos con mayor frecuencia.

• Analizar la eficacia de las actividades: medir la calidad o cuestiones como la implementación de un plan u objetivo específico se vuelve más fácil utilizando sistemas equipados con herramientas de integración de datos. Su uso te permite crear informes relevantes en muy poco tiempo, respaldados por fuentes de datos actuales.

El proceso de integración de datos debe planificarse adecuadamente. Lo más importante es analizar las necesidades de la empresa, lo que determinará la elección del modelo de integración que vayamos a elegir.

Antes de comenzar el proceso de integración de datos, debemos considerar el motivo de esta integración: ¿Qué nos impulsa a tomar medidas en esta dirección? ¿Es la falta de algún sistema que integre datos en la empresa o quizás ya tenemos algunos sistemas, pero no son soluciones que integren datos de forma adecuada, y necesitamos un sistema que nos apoye en esta integración? 

Es importante que la voluntad de integrar datos sea el resultado de razones comerciales y no solo una iniciativa del departamento de TI de la empresa. En esta etapa, también te debes responder a la pregunta de qué efecto traerá la integración en sí y cuáles son los supuestos de la empresa al respecto. En el caso de transferir datos de varios sistemas a uno, se debe realizar un análisis de los sistemas fuente, del que podremos conocer más sobre la calidad de los datos procesados ​​o su tamaño, así como sobre la documentación disponible u otros requisitos necesarios para la integración de la base de datos.

También vale la pena averiguar cuál es el modelo de soporte para el nuevo sistema, así como los costes de mantenimiento y actualización de dicha solución de administración de datos.

La implementación se basa en los supuestos que se hayan establecido en la etapa anterior. Consiste principalmente en elegir la herramienta y el método en el que se realizará la integración. Éstos, a su vez, dependerán del análisis previamente realizado de los sistemas fuente, los procesos que tienen lugar en la empresa así como su experiencia en esta área importante que es la gestión y almacenamiento de datos a través de aplicaciones o sistemas comerciales. Por tanto, las empresas más grandes, familiarizadas con el curso de este tipo de procesos y sus necesidades, tienen aquí una tarea un poco más sencilla. Durante la implementación, tampoco deben olvidarse de las pruebas, cuyo objetivo es verificar si los datos integrados son correctos.

Para la integración de datos, se utilizan varias herramientas, dependiendo de, por ejemplo, los proveedores de sistemas. En Exact se realiza de varias maneras, principalmente según las necesidades del cliente y el tipo de datos que requieren integración. Una de las formas es importar datos manualmente mediante archivos XML o CSV. En el caso del primero, la automatización es posible.

Otro de los métodos más populares es la integración a través de servicios web que capturan datos de un sistema, los analizan y los registran en el otro sistema. Sin embargo, si el servicio web disponible no puede intercambiar datos específicos, es posible crear un canal de comunicación adecuado para las necesidades de un cliente determinado, es decir, una solución personalizada.

Exact Software también ofrece una herramienta cuya tarea es automatizar ciertos procesos repetitivos gracias a una especie de integración entre sistemas. Esta herramienta es Exact RPA -Automatización Robótica de Procesos-, que permite automatizar actividades específicas que anteriormente se realizaban manualmente.

Hoy en día, la integración de datos es un elemento indispensable para una gestión empresarial eficaz. Disponer de datos completos, actualizados y de una manera sencilla es clave para tomar las decisiones estratégicas correctas y por lo tanto, optimizar los procesos y aumentar la eficiencia del equipo. 

Gracias a soluciones como Exact Synergy o Exact Globe, puedes tomar el control total de lo que sucede en la empresa y gestionarla en base a datos operativos, siempre actualizados y debidamente recopilados. Un sistema de este tipo es una inversión que, sin duda, dará sus frutos muy rápidamente.