Claves para hacer un proceso de onboarding digital exitoso

Un proceso de onboarding es la forma más efectiva de garantizar una integración completa y positiva de los nuevos empleados en la empresa. Se trata de un aspecto fundamental que, si se realiza de manera adecuada, se convierte en la puerta de acceso a una relación satisfactoria entre el trabajador, su puesto de trabajo y la compañía, en general.

Sin embargo, aunque muchas veces se cree que un proceso de onboarding es tan solo un manual o una guía de bienvenida, lo cierto es que va mucho más allá. Así, los departamentos de recursos humanos de una empresa, están obligados a diseñar procesos de onboarding exitosos e íntegros que faciliten la llegada de un nuevo empleado. Pero, ¿cómo elaborarlo? En este post encontrará todas las claves necesarias para crearlo de manera óptima.

No obstante, la digitalización y los avances tecnológicos han facilitado considerablemente esta tarea gracias, por ejemplo, a los softwares de gestión de recursos humanos. Así, diseñar un proceso de onboarding digital se convierte en la forma más eficaz de hacerlo. Pero, antes de desarrollar cuáles son los puntos más importantes para elaborar un proceso de onboarding en una empresa, es imprescindible saber qué es y qué aspectos deben contemplarse en él.

El onboarding, cuya traducción significa literalmente ‘incorporación’, es un plan de acciones dirigido a los nuevos trabajadores con el fin de que estos puedan adaptarse, de la manera más rápida y satisfactoria posible, a su nueva empresa y puesto de trabajo. Este proceso suele tener una duración entre los 45 días y el año dependiendo de varios factores como el propio empleado y sus aptitudes o las funciones a desarrollar, entre otros.

Por su parte, un proceso onboarding debe contemplar algunos aspectos imprescindibles, tales como el organigrama de la empresa; el lugar de desempeño del trabajo; las responsabilidades del nuevo empleado; los medios para el desarrollo del mismo, o los hábitos y costumbres de la empresa, entre otros.

De esta manera, el empleado percibirá a la empresa de una manera mucho más positiva y podrá coordinarse mucho mejor con el resto del equipo, obteniendo, en consecuencia, una productividad mucho mayor.

Un proceso de onboarding se divide en varios pasos:

Análisis inicial

Este primer paso es la manera de transmitir al nuevo empleado la misión, visión, cultura, valores y estrategia de la empresa. Es un primer contacto en el que debe incluirse cómo está organizada la compañía -a través de un organigrama, por ejemplo-, el reparto de tareas y quiénes serán las personas con las que mantendrá contacto directo el nuevo empleado.

Preonboarding

El segundo paso de un proceso onboarding para empleados abarca el periodo desde que el futuro empleado recibe la oferta de trabajo hasta que es contratado. En este sentido, es importante mantener la comunicación entre empresa y trabajador, y es el momento en el que se deben recoger los documentos necesarios para la tramitación en la Seguridad Social. También será imprescindible poner en conocimiento del nuevo empleado el tipo de contrato y de jornada, las horas de trabajo y demás.

Durante el preonboarding también se contempla el primer día así como las primeras semanas en la nueva empresa. Así, es importante que, durante la primera jornada, el nuevo empleado sienta que es bienvenido, y para ello, la compañía juega un papel determinante. Disponer de material corporativo, facilitar los medios y las herramientas de trabajo así como los accesos y las contraseñas, serán precisos para garantizar una bienvenida satisfactoria.

Asimismo, durante las primeras semanas de desempeño, es primordial que la empresa muestre interés por el bienestar del nuevo empleado y por conocer sus preocupaciones o complicaciones. Para ello, asignar un mentor o realizar reuniones semanales pueden ser buenas ideas.

Fin del proceso onboarding

El proceso de onboarding finalizará una vez el empleado se haya adaptado a su nuevo puesto de trabajo y haya adoptado la filosofía de la empresa.

En definitiva, diseñar un proceso de onboarding digital es la mejor manera de garantizar una bienvenida y una adaptación satisfactoria de los nuevos empleados en la empresa. Además, a través de un software para la gestión de RRHH, se facilitan considerablemente estas tareas.