El ROI de un software de RRHH: ¿Cómo se amortiza?

Tal vez sea una de las preguntas más frecuentes cuando se trata del ROI de RRHH: ¿vale la pena la inversión en un software de RRHH? Y esto es comprensible ya que, como empresa, quieres realizar mejor la inversión y una única vez. Por eso, realizar un análisis de ROI de antemano es un proceso inteligente. En este artículo explicamos por qué es tan importante medir el ROI de un software de RRHH y cómo hacerlo de la mejor manera posible.

Como departamento de recursos humanos, eres responsable del activo más valioso de la empresa: los empleados. Por eso es fundamental calcular el retorno de la inversión del software de RRHH. Para calcular el ROI, debes sopesar los costes de la solución y sus beneficios.

Empecemos por el coste. ¿Cuánto le cuesta a tu empresa utilizar un software de RRHH? Esto obviamente incluye el precio del software. En la mayoría de los casos, esta cantidad dependerá del número de empleados activos que va a utilizar el sistema de recursos humanos. Para calcular la tasa de retorno en recursos humanos debes tomar el número promedio de empleados activos, permanentes y contratados durante los últimos 3 meses y multiplicarlo por los costes. 

Pero los costes también incluyen otros elementos, como cualquier capacitación o costes de mantenimiento adicionales y el precio de las actualizaciones necesarias del software (si corresponde). Al calcular el coste del software de recursos humanos, asegúrate de tener en cuenta todos estos costes potenciales.

Una vez que tengas una idea de los costes del software de recursos humanos para tu empresa, es hora de calcular lo que aportará. Para ello, necesitas estimar y cuantificar los beneficios tangibles e intangibles con la mayor precisión posible. A continuación, encontrarás una descripción general de las ventajas más importantes del software de recursos humanos. 

La solución de software adecuada hace que un departamento de recursos humanos sea más productivo, por ejemplo, al ahorrar tiempo en el procesamiento de los datos. La clave es determinar cuánto tiempo se está ahorrando y cuánto vale ese tiempo. 

Por ejemplo, si se estima que el departamento de recursos humanos ahorra 3 horas a la semana utilizando el software de recursos humanos, solo hay que calcular el salario promedio por hora del equipo de recursos humanos y multiplicarlo por 3 (horas) x 52 (semanas).

Un ejemplo para que quede un poco más claro. Echemos un vistazo a los informes de imputación de gastos de cada empleado. Supón que, como organización, recibes un promedio de 1 declaración por día. Eso son 365 declaraciones por año. El procesamiento de cada declaración individual toma 8 minutos para el departamento de recursos humanos (recibir, digitalizar, ingresar, corregir, pagar, informar al empleado). Por lo que el coste interno del departamento de RRHH es de 50 euros.

365 x 8 minutos = más de 48 horas al año

48 horas x 50 euros = 2400 euros, son 200 euros al mes gastados sólo para las declaraciones de gastos.

La rotación de personal es un problema creciente. Los costes reales varían según el puesto que se reemplaza (principiante, gerente, ejecutivo de nivel C), pero la mayoría de los expertos coinciden en que los empleados salientes, cuestan a las empresas entre un 30% y un 50% del salario anual de ese puesto.

El software de recursos humanos puede ayudar a reducir estos gastos. Aumenta la participación y colaboración entre empleados gracias a una mejor información, más correcta y precisa. Por ejemplo, los departamentos de recursos humanos tienen una mayor facilidad a la hora de mantener contentos a los empleados y de retener y supervisar a los mejores talentos de la organización.

¿Qué regla podemos utilizar para calcular el retorno? Un buen sistema de RRHH puede reducir la rotación en un 10%. Entonces, si la tasa de abandono es ahora del 20%, el uso del software de recursos humanos adecuado podría reducirlo al 18%. Puede que esto no parezca mucho, pero imagina que consigues evitar 1 abandono al año, esto supondría ahorrar rápidamente 10.000 euros por año.

Por último, el software de RRHH puede mejorar múltiples procesos, como el reclutamiento, la contratación y la incorporación (onboarding) de nuevos empleados. Cada una de estas tareas requiere tiempo y dinero. Piensa, por ejemplo, en la redacción de contratos para nuevos empleados o en un contrato para un teléfono móvil de empresa. Si esos procesos sigues realizándolos manualmente, imagina todo el tiempo que puedes ahorrarte si consigues automatizarlos gracias a un software de recursos humanos. Por ejemplo, puedes redactar fácilmente contratos y documentos con datos del sistema utilizando plantillas. La firma digital también puede ahorrar todavía más tiempo (adiós a imprimir y escanear de nuevo el documento).

Aunque también existen otros beneficios que son difíciles de cuantificar. Piensa en los beneficios intangibles, como un menor nivel de estrés y una mejorada cultura empresarial, o una menor tasa de absentismo debido a un seguimiento oportuno y preciso de las ausencias.

Si bien es posible que no puedas utilizar estos beneficios en el cálculo del ROI, son de gran valor para tu organización. Por ello, no dudes en tenerlos en cuenta en tu proceso de selección de un software de RRHH.

Ahora que hemos enumerado los diversos costes y beneficios del software de RRHH, puedes hacer un cálculo sencillo para estimar el % del ROI de tu software:

ROI % = (Ganancia de inversión – Coste de inversión) x 100/ Coste de Inversión

Ya conoces algunos de los beneficios de un software de recursos humanos ¿sientes curiosidad por conocer las posibilidades para tu empresa? Ponte en contacto con nosotros sin compromiso, nuestro equipo estará encantado de ayudarte.