¿Qué es un Employee Journey Map y cómo diseñarlo?

Poner al empleado en el centro es una de las estrategias de mayor éxito en los Recursos Humanos. Al igual que las acciones de marketing en las que todo pasa por mejorar la experiencia de usuario, pensar en la satisfacción de los trabajadores es el punto clave para retener el talento y mejorar los objetivos empresariales.

Por todos es sabido que un empleado motivado es uno de los principales valores de una compañía. Para lograrlo, conviene que los departamentos de Recursos Humanos centren sus esfuerzos en cuidar y conservar a sus trabajadores. En este sentido, desarrollar un Employee Journey Map eficaz ayuda a conseguirlo.

El Employee Journey Map, o mapa de experiencia de empleado, analiza la trayectoria de un trabajador en una determinada empresa con la finalidad de que sus aspiraciones estén alineadas con la cultura corporativa. Para realizar este estudio, se tienen en cuenta las experiencias pasadas, las que está viviendo actualmente y las perspectivas de crecimiento en el futuro.

Esta herramienta es muy útil para el departamento de Recursos Humanos, ya que permite mejorar la experiencia de los empleados independientemente del momento laboral en el que se encuentren dentro de la empresa.

Cuando se desarrolla un mapa de experiencia de empleado y se implanta de la forma adecuada, se obtienen grandes beneficios como:

• Menor rotación de los trabajadores.
• Mayor satisfacción de los empleados.
• Mejor conocimiento de los recursos humanos de la empresa.
• Mejora del employer branding y del sentimiento de pertenencia.

Las fases del Employee Journey Map reflejan las etapas por las que pasa un empleado cuando entra a formar parte de una compañía y son los principales puntos en los que se debe trabajar para conseguir que los miembros de la plantilla se sientan cómodos a lo largo del proceso.

1. Reclutamiento
2. Onboarding
3. Crecimiento
4. Consolidación 
5. Salida

El primer contacto entre el trabajador y la empresa condiciona la percepción que tendrá de ella durante un largo periodo de tiempo. Para conseguir que los candidatos se sientan cómodos durante el proceso conviene prestar atención a los siguientes aspectos:

• Las ofertas de empleo deben ser lo más detalladas posible y ofrecer, además de datos específicos sobre el puesto de trabajo, información relevante sobre la empresa.
• Informar desde el primer momento sobre las fases del proceso de selección y los tiempos aproximados en los que se desarrollará evita malentendidos y genera confianza.
• Conviene cuidar las comunicaciones con los candidatos, especialmente con aquellos que no superen el proceso. Todos los aspirantes deben sentir que se les ha tenido en cuenta y que se ha dedicado tiempo a valorar su candidatura.

Solicitar feedback sobre el proceso ofrece información útil para mejorarlo.

Las sensaciones que una persona tiene durante su primer día se recuerdan durante mucho tiempo, por lo que el onboarding es uno de los aspectos fundamentales del Employee Journey Map. Para que sea un éxito, tanto el recibimiento como el puesto de trabajo y los equipos necesarios deben estar preparados con antelación.

Durante la primera jornada no deben faltar las presentaciones a todo el equipo y un kit de bienvenida con toda la información necesaria para dar los primeros pasos en la empresa. En los días posteriores, es recomendable ofrecer formación general sobre la compañía y específica sobre el puesto de trabajo, así como realizar un seguimiento en el que una o varias personas del equipo estén pendientes de la evolución y la integración del nuevo trabajador. 

Este proceso a día de hoy se ha visto facilitado gracias a la digitalización y los avances tecnológicos y dar la bienvenida online a un nuevo miembro de la empresa de manera eficiente es posible. No te pierdas estas claves para hacer un proceso de onboarding digital exitoso.

Se calcula que los empleados tardan entre tres y seis meses en estar completamente adaptados a una nueva empresa. Por lo tanto, conviene esperar a que pase este tiempo antes de comenzar con acciones que afiancen la relación entre el trabajador y la empresa. Algunas de las actividades que tener en cuenta son:

• Cursos de formación.
• Encuentros de team building.
• Crear un plan de carrera y fijar objetivos.
• Ofrecer oportunidades de promoción.
• Escuchar opiniones y propuestas de mejora.

Muchas empresas caen en el error de olvidar a los empleados que llevan más tiempo trabajando en ella. En una época en la que es habitual cambiar de empleo, resulta fundamental prestar atención a aquellos miembros de la plantilla que llevan varios años en la compañía. Para que se sientan valorados como el activo que son se pueden ofrecer beneficios sociales, permitir un sistema de trabajo flexible, actualizar el plan de carrera, realizar una encuesta de satisfacción y, nuevamente, tener en cuenta sus opiniones.

Cuando un trabajador se marcha, la empresa debe cuidar la despedida. La comunicación resulta fundamental en estos casos y permite recibir un feedback que ayude a mejorar ciertos aspectos de su funcionamiento.

Para que el resultado del Employee Journey Map sea satisfactorio el departamento de Recursos Humanos debe invertir tiempo en meditar cómo llevarlo a cabo y desarrollarlo con calma. Es una inversión de futuro ya que, cuando esté terminado, ofrecerá grandes beneficios tanto a la empresa como a los trabajadores.

Es recomendable que compañías que abordan esta tarea por primera vez sigan 5 pasos fundamentales:

1. Agrupar a los empleados
2. Definir el cambio
3. Alinear los equipos
4. Realizar mejoras
5. Analizar los resultados

Como es prácticamente imposible generar un mapa de experiencia para cada empleado de forma individual, la mejor forma de personalizarlo al máximo es agrupar aquellos trabajadores similares.

Para hacer esta segmentación se pueden utilizar aspectos como el puesto de trabajo, los estudios, la localidad en la que residen, el departamento al que pertenecen, las perspectivas de futuro o la situación personal. Las encuestas previas ayudan a obtener más información sobre los miembros de la plantilla.

Una vez definido cada grupo de empleados y sus particularidades, comienza el proceso de creación de un Employee Journey Map para cada uno de ellos en el que la forma de actuar de la empresa en cada fase (reclutamiento, onboarding, crecimiento, consolidación y salida) se debe adaptar a sus necesidades específicas. 

El tipo de formación, las acciones de team building y los beneficios estarán condicionados por las características de cada grupo.

Todos los departamentos de la empresa intervienen en el mapa de experiencia de los empleados. Por este motivo, se deben establecer unas normas para que actúen en la misma dirección y utilicen los mismos estándares para medir los resultados. Esta es la mejor forma de poder sacar conclusiones y obtener buenos resultados sin necesidad de invertir mucho tiempo en unificar criterios.

Según se implanten los diferentes Employee Journey Maps y se obtenga feedback de los trabajadores se podrán mejorar aquellos aspectos que no estén funcionando de la forma esperada. Cada experiencia es una oportunidad de mejora que no se debe pasar por alto.

Todas las acciones que se lleven a cabo en cada fase del camino deben estar asociadas a unos objetivos que puedan medirse para analizar los resultados. Recopilar los datos de cada empleado para conocer en qué fase se encuentra, cuáles son sus necesidades o qué opiniones tiene puede requerir un tiempo excesivo si no se cuenta con la ayuda de un software de gestión de RRHH.

Las herramientas de gestión del talento procesan datos de forma automática y realizan informes para facilitar la toma de decisiones, además de almacenar toda la información relativa a los empleados en una única fuente a la que puede acceder toda la plantilla.