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5 pasos para gestionar los riesgos de un proyecto
¿Cómo gestionar los riesgos de un proyecto en 5 pasos?
Cuando una empresa acepta un proyecto, se expone a ciertos riesgos durante su desarrollo. Aunque se cuente con sobrada experiencia y se hayan valorado diferentes variables para estimar el presupuesto, durante el desarrollo del trabajo suelen surgir situaciones inesperadas que pueden incrementar los costes y, en consecuencia, disminuir los beneficios.
Saber cómo gestionar los riesgos de un proyecto es una de las características que permiten a una compañía marcar la diferencia frente a las demás. Por lo tanto, llevar a cabo el proyecto con el personal adecuado y ofrecer formación en el manejo de imprevistos es, sin duda, una mejora fundamental en cualquier programa de desarrollo empresarial.
¿Cómo debe ser el proceso de gestión de riesgos de un proyecto?
Para que sea eficaz, el plan de gestión de riesgos debe enfocarse en minimizar la aparición de eventos negativos y potenciar que surjan hechos beneficiosos para el proyecto. No obstante, una de las claves para obtener buenos resultados es aceptar que existe la posibilidad de que aparezcan obstáculos y prepararse para afrontarlos.
La gestión de riesgos de un proyecto debe ser, por tanto, consistente desde el comienzo hasta el final y deben afrontarse de forma proactiva y centrándose en cinco pasos fundamentales.
1. Planificar la gestión de riesgos
Pararse a definir la hoja de ruta para la gestión de riesgos al comienzo del proyecto puede ayudar a ahorrar tiempo a largo plazo. Esta planificación agiliza la respuesta ante un imprevisto, ya que define:
- las personas que se encargarán de afrontar la situación,
- los recursos que se destinarán en cada supuesto,
- el tiempo estimado para resolver cada tipo de riesgo.
2. Identificar los riesgos
Una vez comenzado el trabajo, tanto el equipo de desarrollo como el de contingencia debe estar atento e identificar los riesgos tan pronto como surjan. La documentación coherente de todos los imprevistos detectados facilita realizar estadísticas y comparaciones fiables.
En un informe de riesgos no deben faltar las estimaciones de coste económico, de tiempo y de alcance, así como los miembros del equipo involucrados en la situación y los usuarios a los que puede afectar negativamente.
3. Realizar un análisis de los riesgos
El análisis de riesgos en un proyecto se debe abordar tanto desde el punto de vista cualitativo como cuantitativo para que sea completo.
En primer lugar, se realiza el análisis cualitativo, en el que se determinarán aquellos factores que pueden tener mayor repercusión en el trabajo para atajarlos de forma prioritaria. Para ello, hay que valorar su impacto, los costes y el tiempo necesarios para solventarlos, el posible alcance y el nivel de tolerancia por parte de la empresa y del cliente. Finalmente, se lleva a cabo el análisis cuantitativo. Este estudio analiza si se cuenta con el dinero y el tiempo requeridos para afrontar la situación.
4. Planificar la respuesta a los riesgos
Cuando ya se ha establecido un orden de acción, es el momento de dar respuesta a los riesgos según lo establecido en el primer paso del proceso. Este es el momento de adaptar la teoría a cada caso concreto y decidir los recursos que se destinarán para solucionarlo.
5. Monitorear y controlar los riesgos
Una vez tomadas todas las medidas correctoras, es necesario documentar todas las acciones que se hayan desarrollado, sus costes finales y el resultado. Esta información servirá para disponer de un informe completo y útil con el fin de establecer un plan de acción en futuras ocasiones y determinar si el proyecto actual necesita reajustes presupuestarios o de cronograma.
¿Cómo gestionar los riesgos de un proceso eficazmente?
Además de cumplir con los cinco pasos detallados anteriormente, la mejor forma de realizar una gestión de riesgos eficaz es tener acceso a todos los datos para tomar decisiones. Para ello, es necesaria tanto la información sobre el proyecto en curso como el histórico de las medidas de contingencia implementadas en ocasiones anteriores.
Para que no se escape ningún detalle, es imprescindible contar con un programa informático que aúne todos los datos y permita obtener informes y estadísticas.
Herramientas para la gestión de riesgos en proyectos
El software de Gestión de Proyectos de Exact ofrece una visión global de los trabajos desarrollados con anterioridad y los que se encuentran en proceso. Esta herramienta permite trabajar con datos fiables desde la planificación del proyecto hasta su finalización, incluyendo las acciones de gestión de riesgos que sean necesarias.
Con Exact para la Gestión de Proyectos puedes registrar las horas de trabajo y los costes, así como consultar el tiempo destinado a tareas adicionales que no estaban previstas en un principio. La principal ventaja es que no hay lugar a la pérdida de información y que reduce al mínimo el tiempo empleado en tareas administrativas.
