4 conceptos erróneos comunes que retrasan la digitalización

La automatización es ese motor silencioso que ayuda a muchas empresas a superar la crisis y les permite centrarse en sus clientes y en el negocio. Sin embargo, todavía existe cierto temor a la digitalización. El cambio simplemente evoca resistencia. Desde Exact, y en base a nuestra experiencia, vamos a refutar una serie de objeciones que observamos con frecuencia y aconsejar porqué cualquier empresa, independientemente de su sector y tamaño, debería acometer un proceso de digitalización.

Muchos empresarios piensan que la digitalización y la automatización inteligente, están destinadas solo a las grandes empresas, pero este concepto erróneo es fácil de refutar. Debido en parte a la pandemia de coronavirus, el papel de la digitalización de los procesos se ha acelerado. El barómetro de las PYMEs llevado a cabo por Exact, muestra que el 17% de las PYMEs han puesto aún mayor atención por mejorar la experiencia del cliente. En Exact creemos que una solución de software debe ser fácil de usar e intuitiva. La facilidad y la experiencia de usuario, es el punto de partida en cualquier desarrollo. 

Además, el uso de un software de gestión ha de resultar rentable para la empresa. Ya no es necesario comprar un software en propiedad, si no que puedes adquirirlo como servicio (saas). Es decir, en lugar de una única gran inversión, solo pagar una cantidad fija inferior al mes en función de las aplicaciones y los usuarios que se necesitan en cada momento. Este pago mensual, ha facilitado el acceso a la digitalización de los procesos de muchas empresas en los últimos años.

Muchas PYMEs dirigen su negocio en base a sentimientos e intuiciones, mientras que podrían tener un socio valioso en los datos. Algunos emprendedores ya lo ven. Según el barómetro de las PYMEs, el 24% de los emprendedores puede disponer de una visión general en tiempo real de su negocio, con solo pulsar un botón. Solo el 20% indica que los datos juegan un papel limitado en su toma de decisiones.

Al utilizar los datos disponibles de la organización, las tomas de decisiones son mejores y están más informadas. Esto no solo sirve para mejorar la relación con los clientes, sino que también ayuda a aprender y reconocer patrones y optimizar la capacidad real de la empresa. Un ejemplo sencillo sería pensar que: "Una empresa de distribución y venta de helados tradionales mirará en sus libros contables para ver que vendió 10,000 litros de helado en julio del año pasado y pensará por tanto que, este año, venderá lo mismo. Una empresa moderna mira más allá y ve que el pasado mes de julio fue excepcionalmente cálido y que el pronóstico del tiempo ahora es mucho peor. Además, todo su sector está en depresión. Por ello, podría apostar por comprar un poco menos, para evitar quedarse con excedentes".

Este concepto erróneo es quizás uno de los más comunes. Esto se debe a que los empresarios tienen que dejar de lado su orgullo para admitir que no son tan únicos como piensan. Las empresas orientadas al producto, en particular, a menudo se sienten muy especiales. Piensan que las soluciones estándar no les interesan, porque nadie trabaja como ellos.

Sin embargo, en la práctica y tras más de 30 años implantando soluciones de software, hemos observado que esto no es del todo cierto. Muchas ideas y aplicaciones que surgieron en el sector industrial, han dado como resultado múltiples soluciones estándar y mejores prácticas que son aplicables a empresas de otros sectores. El 90% del software a menudo ya existe, y solo el 10% restante o "personalizable" puede configurarse consultando con el proveedor. Por lo tanto, la idea de no poder solucionar mi necesidad con una solución "estándar" está desactualizada. Hoy en día hablamos de una puesta en marcha sencilla, a pequeña escala. Un proveedor con experiencia te guiará a través de un repertorio de mejores prácticas, después de las cuales se puede empezar a funcionar rápidamente.

Los empresarios que abordan la digitalización de los procesos empresariales a veces se sorprenden por el desafío que ello implica. Las soluciones de software tienen tanto potencial que al principio impresionan, por eso en Exact recomendamos ir paso a paso.

Nuestra experiencia es que muchos clientes al principio están sobrepasados, pero si el proceso de digitalización se realiza poco a poco no debería resultar complicado. Simplemente detectando en qué parte de tu empresa tiene lugar el trabajo humano más ‘innecesario’, tu, como empresa, puedes forjar rápidamente un plan de acción.

Un software ERP nos clarifica qué acciones son propias del software, qué es esencialmente trabajo humano y cómo el hombre y la máquina pueden trabajar juntos. Esto se ha incrementado desde el comienzo de la crisis del coronavirus y, con el crecimiento de la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y la computación en la nube, aumentará aún más.

Estamos avanzando hacia una relación hombre-máquina en la que las máquinas recopilan y procesan datos. Las personas son y seguirán siendo la fuerza creativa detrás de las ideas y, por lo tanto, de los negocios en el futuro. Si tenemos claro que las personas trabajan con soluciones de software, y no 'para' ellas, no hay razón para retrasar por más tiempo la adopción de soluciones de software que nos ayuden a digitalizar y automatizar procesos.