Ventajas de la automatización de facturas de proveedores

La situación en la que nos ha colocado la pandemia de la COVID-19 ha transformado profundamente muchos aspectos de los mercados y de la vida empresarial. Ha impactado en las personas, a través de sus hábitos de consumo y comportamiento. Ha generado un impacto importante en la economía — un descenso del PIB español en 2020, de más del 10 % — y, sobre todo, ha obligado a las empresas a «coger por los cuernos» al «toro» de la digitalización, resolviendo dificultades de productividad en sus procesos mediante la implementación de softwares que permiten, por ejemplo, la automatización de facturas de proveedores.

No todas lo están afrontando con la misma intensidad y no, en todos los casos, se implementa de la misma manera. Pero sí es verdad que hay departamentos y flujos de trabajo que deben digitalizarse. El área financiera y la automatización de facturas de proveedores son dos claros ejemplos de terrenos en los que poder ganar en productividad, tiempo, comodidad y aporte de valor estratégico. Al leer esto puedes pensar ¿de verdad es importante? ¿Es imprescindible contar con software de gestión documental?

Aunque creas tener claro cómo es el proceso de facturación y cómo gestionar las facturas de los proveedores, es posible que no hayas analizado en profundidad las consecuencias de no contar con la automatización de facturas de proveedores.

En un altísimo porcentaje de los casos, el proceso de facturación lo realizan personas, introduciendo manualmente la información y gestionando o supervisando el «ciclo de vida» de esa factura, desde que se realiza la orden de compra hasta que se cobra. Según Gartner, el 30-40 % del tiempo en el departamento de finanzas se dedica a esta tarea.

Este elemento humano implica una enorme cantidad de recursos, sobre todo en personal y en tiempo, lo que se traduce en mayores costes. Dos ejemplos: el coste medio de procesar una factura individual oscila entre los 9,4€ y los 20,8€, según datos de Arden Partners. Kodak Alaris asegura que buscar un documento mal archivado puede suponer un coste medio de hasta 100€. No disponer de un elemento que permita la automatización de facturas genera:

• Depender del elemento humano y, por tanto, de la presencia de errores.
• Pérdida de liquidez por retraso en el cobro, por pagos duplicados o por sanciones.
• No poder «trazar» y visibilizar lo que ocurre con cada documento.
• Tensionar la relación con algunos proveedores.
• Contar con empleados desmotivados, ante tareas repetitivas que no son productivas.

Saber cómo automatizar y digitalizar la gestión documental gracias al software adecuado, te permitirá un ahorro de tiempo de hasta el 50% en el flujo de trabajo, tanto de las órdenes de compra como de la facturación. Y todo en un entorno 100% integrado a tu ERP, además. La mejor optimización del tiempo a través de la automatización de facturas de proveedores que permiten la eliminación de muchas tareas manuales equivale a la práctica desaparición de errores — en un 99% —, a una mayor agilidad de procesamiento y a más facilidad para acceder a información fiable y tomar decisiones. Esto se traduce en dos palabras: más rentabilidad.

Con empleados con más tiempo disponible, se incrementa la motivación y crece la posibilidad de dedicar atención a otras tareas de valor, abandonadas por el procesamiento manual. Esto equivale a un mejor clima de trabajo, más efectividad y, en definitiva, más productividad.

El tener un mayor control de las facturas de proveedores mejorará tu relación con ellos y te posicionará mejor competitivamente, al poder responderles de manera afectiva con menores tempos de espera. Evitarás retrasos en los pagos o posibles sanciones por incumplimiento de plazos o por impagos y, sobre todo, te colocará en una mejor posición a la hora de negociar o renegociar condiciones.