7 razones por las que usar un programa de gestión de proyectos

Los empresarios con mayor ambición se enfrentan a grandes retos a la hora de coordinar equipos, recursos y capacidades, por lo que implementar un programa de gestión de proyectos puede ser una solución muy eficaz. Este tipo de softwares ayudan a las empresas a conocer el proceso en el que se encuentran todos sus proyectos así como a hacer un seguimiento de las horas dedicadas a los mismos para actuar con mayor precisión.

En este sentido, los programas para gestión de proyectos permiten disponer de toda la información actualizada y en tiempo real, y dotan a las organizaciones de la capacidad de dirigir y desarrollar cada uno de los proyectos de la manera más eficiente, desde la planificación inicial hasta el cierre o la entrega final.

Por otro lado, los programas para la gestión de proyectos, al integrarse con la contabilidad y el CRM de la empresa, ofrecen una visión global, permitiendo llevar a cabo un control mucho más exhaustivo a lo largo de las diferentes etapas de cada proyecto y conociendo en todo momento su estado y su progreso.

A continuación se enumeran 7 razones por las que las consultoras y las empresas proveedoras de servicios deben incorporar un software de gestión de proyectos para obtener grandes resultados tanto operativos como financieros:

Cuando una empresa implementa un programa para la gestión de proyectos, los project managers disponen de toda la información en un único sistema. De esta manera, además de mejorar la planificación interna y la coordinación de los equipos y aumentar la productividad al focalizar los esfuerzos en las tareas y los proyectos pertinentes, la toma de decisiones se facilita considerablemente. Y es que, este tipo de softwares permiten conocer de primera mano si los objetivos específicos de cada proyecto están siendo alcanzados.

Además, al agrupar toda la información tanto de los proyectos como de los empleados y de las relaciones comerciales en un único software, la gestión de todos ellos se lleva a cabo de manera centralizada, lo que supone un gran ahorro de tiempo y costes. 

Hay que tener en cuenta que, los jefes de proyectos y los altos cargos de las empresas, muchas veces no se encuentran en la oficina debido a citas con clientes o a reuniones con proveedores, entre otros. Por eso, una de las principales ventajas que ofrecen los mejores programas de gestión de proyectos es que se pueden consultar en cualquier momento y desde cualquier lugar, ya que sus aplicaciones se adaptan tanto a ordenadores como a dispositivos móviles o tablets. De este modo, las personas encargadas pueden acceder fácilmente a información actualizada en todo momento.

Los programas de gestión de proyectos, tal y como se ha mencionado, mejoran la coordinación interna de una empresa. De este modo, los equipos de trabajo son más productivos y eficientes, por lo que, automáticamente, se convierten en equipos más profesionales. Así, la imagen que perciben los clientes es mucho más positiva y satisfactoria, y en consecuencia, la relación entre ambas empresas es más fuerte y sólida. 

Uno de los mayores desafíos a los que se enfrentan las empresas es a la rentabilidad de los proyectos y su facturación. Y por eso, los programas de gestión de proyectos son también un gran complemento para el registro de facturas, ya que convierten automáticamente las horas dedicadas a cada proyecto en recibos, por lo que la facturación se lleva a cabo de manera correcta y a tiempo, es decir, sin errores, como cargos no emitidos o pagos atrasados.

En relación al punto anterior, un programa para gestionar proyectos garantiza que estos se ejecuten dentro del presupuesto acordado, en plazo establecido y con márgenes saludables. De este modo, el control de costes es mucho más preciso gracias a la monitorización de los proyectos, aunque aumenten tanto el número de proyectos como el de empleados.

Por otro lado, este tipo de soluciones también son óptimas para las empresas que realizan operaciones internacionales, puesto que permiten consolidar en una misma plataforma centralizada todos los proyectos activos y disponer de los resultados financieros así como de cualquier otro tipo de información, simplificando la gestión y mejorando la coordinación entre departamentos.

Controlar los recursos es fundamental para el correcto desarrollo de los proyectos, por eso, los project managers deben hacer uso de softwares que faciliten dicho control. Por ejemplo, una de las grandes ventajas que ofrecen los programas para gestionar proyectos es que permiten registrar las horas dedicadas fácilmente en la propia plataforma, sin hojas de cálculo ni largos ciclos de cierre. Gracias a este registro, las empresas son capaces de analizar el desarrollo de cada proyecto sin importar su complejidad.

Así, es evidente que un programa para gestionar proyectos permite almacenar y disponer de grandes volúmenes de información sobre los mismos. Por ello, las organizaciones son capaces de anticiparse a cualquier situación adversa, incluso tienen la capacidad de predecir posibles errores a tiempo y evitarlos, lo que supone una gran ventaja competitiva para las mismas. 

Por todo esto, no cabe duda de que implementar un programa de gestión de proyectos en la empresa ofrece una mayor planificación, programación y control. Y es que, no hay nada como implementar una solución que permita conocer con precisión el desarrollo de cada proyecto para alcanzar los objetivos de forma exitosa.