¿Todavía no tienes un sistema ERP en tu empresa?

Aunque cada vez son más las empresas que utilizan sistemas ERP, según una encuesta realizada en 2019 por el Instituto Nacional de Estadística, solo el 45,4% de las compañías con 10 o más empleados dispone de herramientas ERP. Pero sin duda, un factor por el que muchas otras empresas optan por no utilizar este tipo de software es el precio; si bien, tener en cuenta solo los costes de implementación o del mantenimiento del sistema no ofrece una imagen completa. La pregunta que vale la pena hacerse es: ¿qué pierde la empresa si no utiliza un sistema ERP? 

La competitividad del mercado está determinada no solo por la situación actual de la empresa, sino también por sus resultados o clientes. También es fundamental la capacidad de adaptarse a las condiciones cambiantes. Puede haber expectativas crecientes por parte de los clientes, la introducción de nuevos productos por parte de la competencia, pero también influyen el entorno del mercado y las circunstancias externas. Los últimos meses demuestran que en muchos sectores es precisamente la flexibilidad la que puede determinar "ser o no ser". Esto es posible cuando el proceso de toma de decisiones acertadas en la empresa es lo más breve posible, la dirección ejecutiva tiene acceso a los datos financieros más importantes, tanto a escala micro como macro, y al mismo tiempo la organización es capaz de operar de manera efectiva y asegurar un flujo eficiente de tareas e información entre los empleados. Esto es posible gracias a los sistemas ERP y el software que los respalda. Entonces, ¿cuánto puede suponer el no disponer de un sistema ERP? 

En las corporaciones globales con empresas repartidas por todo el mundo, el acceso a la información real sobre la situación financiera de las empresas es un factor clave. No cabe duda de que es fundamental contar con sistemas eficaces que permitan elaborar informes completos de empresas individuales, enviarlos a la sede para el análisis y tomar decisiones en el menor tiempo posible. 

Sin embargo, ¿cómo pueden traducir estas experiencias las empresas más destacadas? La información que se prepara automáticamente en el software ERP y se genera de acuerdo con los estándares establecidos requiere, cuando no existe dicho ERP, de una verificación manual por parte de los empleados. Por lo tanto, el proceso es mucho más largo y los datos financieros siguen modificándose a lo largo del tiempo. Como resultado, las decisiones no se toman en función del estado actual de la empresa, sino de información del pasado cercano, pero, no obstante, es información del pasado. Mientras tanto, las decisiones tardías pueden traducirse en, por ejemplo, más ventas de un producto no rentable, producción excesiva de ciertos bienes o imposición de un margen demasiado bajo. Estos son costes reales en los que puede incurrir una empresa si su proceso de cierre mensual o el envío de informes financieros desde las filiales lleva demasiado tiempo. 

Independientemente de si la organización utiliza un software de gestión empresarial único o utiliza varios sistemas diferentes, p. ej. para los procesos de contabilidad, la producción, la gestión de proyectos o la gestión de clientes... el desafío es consolidar los datos de manera eficaz y sin problemas. 

La consolidación de datos es un desafío para cualquier área de la compañía, pero, sobre todo, para una toma acertada de decisiones para la dirección, la información sobre los ingresos y costes actuales o la situación financiera de la empresa entre otras no es completamente transparente. Estos datos requieren análisis adicionales, y por tanto también tiempo, para poder sacar conclusiones correctas. 

La integración inadecuada también puede llevar a situaciones en las que los datos se analizan en un contexto inapropiado o no existe tal contexto en absoluto. Por lo que, una interpretación diferente de los elementos individuales de los informes financieros es suficiente para que los resultados no reflejen la imagen real.  

Aunque estos problemas se evitan si se la empresa pone en marcha un software que posibilite una consolidación de la información rápida y automatizada. Por eso, los sistemas que abogan por la digitalización de procesos han ganado aún más importancia de cara a la pandemia y han marcado la ventaja competitiva de las empresas que los utilizan. 

El flujo de trabajo de las facturas en papel puede causar retrasos en la aprobación, el procesamiento y la contabilidad de los documentos financieros. Especialmente para los trabajadores remotos o de campo, este proceso puede llevar mucho tiempo y resultar problemático. Mientras tanto, las facturas atrasadas o pasadas por alto pueden significar no solo la obligación de pagar intereses, sino también problemas con la deducción del IVA.  

Las pérdidas vienen también dadas por una necesidad de trabajo adicional de los departamentos de contabilidad, que deben preparar las correcciones adecuadas o simplemente por la imposibilidad de deducir costes. Siempre que se trate de transacciones únicas, por lo general no afectarán la rentabilidad de la empresa. Sin embargo, cuando aparecen con regularidad o involucran facturas de alto valor, pueden significar pérdidas considerables para la organización. 

La competencia en el mercado está aumentando, lo que hace que los clientes minoristas sean muy exigentes. La información actualizada, sobre el tiempo de entrega del pedido o el estado del mismo, se convierte en un elemento indispensable.  

Cada vez más, se pueden observar requisitos similares en el área B2B. A medida que avanza la digitalización, la automatización de procesos en la empresa (por ejemplo, notificaciones automáticas sobre un pedido, envío de mercancías, etc.) no solo afectará a la optimización del trabajo, sino que también determinará si el cliente volverá o se irá a la competencia si dicha competencia le ofrece una mejor experiencia de usuario.  

El coste de adquirir un nuevo cliente es mucho mayor que mantener el actual y, además, en muchas industrias son los consumidores leales los que generan las cestas de compras más elevadas. 

Ante la pandemia, casi todas las empresas han revisado su enfoque de la organización del trabajo. Los sistemas ERP digitalizan la comunicación entre empleados. Permiten no solo eliminar el trabajo tedioso, como por ejemplo la copia manual de datos, sino que también facilitan significativamente el flujo de información frente al trabajo remoto. Por lo tanto, vale la pena preguntarse: ¿puede permitirse la empresa que un empleado traiga un documento en papel o que ingrese manualmente datos que pueden generarse automáticamente? ¿No sería más rentable si se dedicara el mismo tiempo a tareas más ambiciosas y que generen un valor al a la organización?