Canal de Denuncias: Cumple este nuevo requisito con Exact

Según la Ley de canal de denuncias, Ley 2/23, las empresas con más de 50 empleados deben contar con un canal de denuncias anónimas, y es de obligado cumplimiento desde el 1 de diciembre de 2023. Este requisito legal busca proteger a quienes informan sobre infracciones normativas y actos de corrupción. En Exact, entendemos la importancia de cumplir con estas regulaciones y desde inicios de 2023 adaptamos todas nuestras soluciones de software para facilitar la implementación y gestión de estos canales.

¿Qué es un canal de denuncias?

Un canal de denuncias para empresas es una plataforma que permite a los empleados y otras partes interesadas informar de manera confidencial sobre actividades ilegales o contrarias al código de conducta de una organización.

Estas comunicaciones pueden realizarse de forma escrita y/o verbal, por correo postal o cualquier medio electrónico, y a solicitud del informante, podrá presentarse mediante una reunión presencial en un plazo máximo de 7 días, la cual será grabada.

El canal de demandas  debe permitir la comunicación de diversos tipos de infracciones, incluyendo:

• Infracciones del derecho de la UE: Cualquier violación de las normativas y regulaciones establecidas por la Unión Europea.
• Infracciones penales: Especialmente aquellas que impliquen un quebranto económico para la Hacienda Pública y Seguridad Social.
• Infracciones administrativas graves o muy graves: Conductas que supongan una transgresión significativa del reglamento administrativo.
• Infracciones de derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo: Violaciones de las normativas laborales que afectan la seguridad y la salud de los trabajadores.

Este mecanismo y medidas son cruciales para mantener la integridad y la transparencia dentro de las empresas, asegurando que cualquier comportamiento indebido sea identificado y abordado de manera adecuada, y se promueva un entorno laboral ético y seguro. 

Requisitos para el canal de denuncias obligatorio

Para cumplir con la ley, la vía de denuncias debe cumplir con varios requisitos clave:

• Accesibilidad: El canal debe ser claro, rápido de usar y fácilmente accesible para todos los trabajadores.
• Anonimato y confidencialidad: Se debe asegurar el anonimato del informante y garantizar la confidencialidad de sus datos.
• Gestión responsable: La empresa debe designar a una persona responsable de gestionar el canal, que debe estar debidamente formada. Éste puede pertenecer a la compañía o a una entidad externa.
• Acuse de recibo: Se debe enviar un acuse de recibo al denunciante en un plazo máximo de siete días naturales desde su recepción.
• Respuesta a la demanda: La empresa debe responder en un plazo máximo de tres meses a partir del acuse de recibo, salvo en casos de especial complejidad, donde el plazo puede extenderse hasta tres meses adicionales.
• Acceso externo: El canal debe permitir el acceso desde fuera de la red corporativa, permitiendo que cualquier contraparte interesada pueda utilizarlo.
• Evitar represalias: La entidad debe asegurar que no se tomarán represalias contra él por presentar una denuncia.
• Integración de canales de denuncia existentes: La vía debe integrar los siguientes canales: 

• • LO 10/20200: Para víctimas de violencia sexual.
  • LO 3/2018: Relativa al uso de dispositivos y desconexiones digitales.
  • Ley 10/2010: Sobre blanqueo de capitales.
  • Ley /2024: Aplicable a entidades de crédito.
  • Ley 4/2023: Para la protección de personas trans.
  • LO 3/2007: Relativa al acoso sexual y por razón de sexo. 

Sanciones por incumplimiento

No implementar un canal de denuncias o vulnerar las garantías y la confidencialidad de los datos puede conllevar sanciones graves de hasta un millón de euros. Las sanciones leves pueden alcanzar hasta los 100.000 euros. Para las personas físicas, las sanciones van desde 1.001 euros hasta 300.000 euros. La Autoridad Independiente de Protección del Denunciante es el órgano competente para imponer estas sanciones administrativas.

Soluciones de Exact adaptadas al canal de denuncias

En Exact, hemos adaptado nuestras soluciones de software para ayudar a las empresas a cumplir con estas exigencias legales de una manera eficiente y sencilla. Nuestras herramientas de gestión permiten la creación y mantenimiento de canales de denuncias que cumplen con todos los requisitos establecidos por la ley. Algunas de las ventajas de nuestras soluciones incluyen:

• Automatización de procesos: Nuestra plataforma automatiza la recepción, acuse de recibo y seguimiento de las denuncias, asegurando que todos los plazos se cumplan de manera estricta.
• Seguridad y confidencialidad: Garantizamos la confidencialidad y el anonimato de los informantes, protegiendo sus datos con los más altos estándares de seguridad.
• Accesibilidad universal: Nuestros sistemas son accesibles desde cualquier dispositivo, permitiendo el acceso externo y facilitando la demanda por parte de empleados y otras partes interesadas.
• Gestión eficiente: Designamos y formamos a los responsables de la gestión del canal dentro de la empresa, asegurando que estén preparados para manejar cualquier denuncia de manera profesional y conforme a la ley. 

Las entidades pueden apoyarse en un software como Exact Synergy a la hora de cumplir con la normativa y promover una cultura de transparencia y responsabilidad. En Exact, estamos comprometidos en ayudarte a gestionar tu negocio de manera más inteligente y eficiente, asegurando que estés siempre en cumplimiento con las regulaciones vigentes y, por eso hemos adaptado nuestra solución Exact Synergy para que lpuedas cumplir con la normativa y promover una cultura de transparencia y responsabilidad en tu organización.

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