8 factores clave antes de elegir un sistema de gestión documental

Integrar un DMS —Document Management System— dentro de los procesos de digitalización en la vida diaria de cualquier organización supone innumerables ventajas: centralización de la información, mejora de la seguridad, fácil acceso, reducción de costes, mejor productividad, cumplimiento normativo o mejora de las decisiones estratégicas con información cualificada, entre otras. Pero, dada la variedad de opciones disponibles ¿cuáles son los factores para elegir un sistema de gestión documental?, ¿cómo elegir el DMS adecuado?

¿Cómo elegir el mejor sistema para la gestión documental?

Aunque la realidad de cada empresa puede decantar de manera significativa la elección de un DMS por encima de otro, existen una serie de factores que pueden utilizarse en todos los casos, para facilitar la decisión y elegir el mejor sistema de gestión documental.

1. Facilidad de uso

Es uno de los factores más evidentes a la hora de elegir DMS, o cualquier otra herramienta, ya que una curva de aprendizaje baja y un uso sin complicaciones favorece un uso eficiente del sistema.

2. Funcionalidades

Ya que, cuantas más contemple un sistema de gestión documental, más fácil resultará diseñar una estrategia de gestión útil, de la que extraer todos los beneficios posibles.

3. Seguridad

Uno de los requisitos del software de gestión documental clave, ya que es imprescindible cumplir, tanto las normativas vigentes en lo relativo a la protección de información confidencial y personal como salvaguardar la información clave de la empresa y de sus procesos internos.

4. Coste

Que debe responder a las necesidades del mercado, pero no convertir al sistema de gestión documental en un lujo inalcanzable para la organización u obstaculizar el proceso de digitalización integral de la empresa.

5. Escalabilidad

Es decir, la capacidad del sistema de gestión documental de crecer en funcionalidades y alcance si la empresa aumenta su demanda, dimensión o complejidad corporativa.

6. Compatibilidad

Tanto con los sistemas y herramientas ya presentes en la organización, como con los estándares documentales establecidos.

7. Soporte técnico

Otra de las claves para elegir un sistema de gestión documental es tener la seguridad de que, ante cualquier problema de tipo técnico con el DMS, personal cualificado en el área puede guiarte para solucionarlo o intervenir, directamente.

8. Requisitos específicos

O, lo que es lo mismo, la posibilidad del sistema de gestión documental de cubrir necesidades concretas de la empresa, bien sea por la especificidad de la organización o por las características de sus procesos y documentos.

¿Es Exact DMS el gestor documental más adecuado para tu empresa?

Con el sistema de gestión documental de Exact cualquier empresa puede acometer la automatización de sus procesos y la digitalización de su información. Gracias a una misma herramienta, disponible en varios idiomas, podrá centralizar el acceso y la recuperación de documentos, controlar distintos niveles de seguridad y acceso en diferentes departamentos a diferentes roles en el organigrama y reducir el uso excesivo de carpetas compartidas, con un control preciso de versiones y cambios.

El objetivo, al elegir un sistema de gestión documental como Exact DMS, es favorecer la comunicación y el trabajo compartido, sin que la información corporativa se convierta en una sucesión de datos inconexos. Más bien nuestro DMS permite disponer de una base de datos cohesionada, con archivos actualizados que permite incrementar notablemente la productividad y la toma de decisiones estratégicas con información de calidad.

¿Quieres obtener más información sobre nuestro DMS? Solicita una demostración gratuita y en breve nos pondremos en contacto contigo para cerrar la cita.