Los errores más comunes al organizar los flujos de información

El éxito de cualquier organización o empresa reside en la calidad de sus productos o servicios. Pero también y en la misma medida —entre otros factores— en su capacidad para gestionar correctamente la información que circula externa e internamente a la organización. Los flujos de información pueden marcar la sutil diferencia entre el éxito de un proyecto o la pérdida de un cliente por un malentendido. Por eso, una gestión documental y de la información optima, ya sea de elementos sensibles o de otros de uso diario y menos relevantes, resulta de una importancia capital.

¿Qué es un flujo de información en la empresa y cuál su importancia?

El flujo de información, tanto el corporativo como cualquier otro, hace referencia a un proceso continuo, no una coyuntura puntual. En ese sentido lo podemos definir como la corriente de acciones, protocolos, técnicas y herramientas cuyo objetivo es la recopilación, distribución, almacenamiento y recuperación de información y de datos que intervienen en el día a día de una empresa determinada.

De un flujo de información sólido, coherente y «sano» depende que todos los departamentos cuenten con datos fiables sobre su gestión, así como que accedan a la información que necesitan para desempeñar sus funciones. Además, cuanta más información de calidad maneje una organización —sobre todo gracias a una correcta gestión documental—, mejores decisiones estratégicas puede tomar el cuadro directivo. Por eso, los flujos de información en la empresa resultan extremadamente relevantes y conviene cuidarlos, y conocer si existen carencias o disfunciones para poder resolverlas.

Los 5 errores más habituales al definir un flujo de información empresarial

No es posible extrapolar una norma general válida para cualquier empresa, porque cada una responde a una idiosincrasia particular. No obstante sí existen algunos obstáculos, concepciones erróneas y fallos que afectan directamente a un correcto flujo de información y que son muy habituales en muchísimas de ellas.

• Falta de claridad en los procesos

Una información mal transmitida, confusa o que no reporta los datos útiles a la persona o personas a la que va dirigida es, muchas veces, un elemento distorsionador insalvable. Un documento correctamente etiquetado y categorizado, con los destinatarios del proceso claros y con lenguaje comprensible y compartido elimina ese problema.

• Tecnología y formatos obsoletos

Afrontar la gestión delos flujos de información con herramientas inapropiadas para las necesidades actuales es uno de los fallos más frecuentes con el flujo de información. Sobre todo porque supone un «cuello de botella», tanto en la recepción de información como en la gestión de la misma.

• Dificultad en la comunicación vertical

Es frecuente que la información fluya y sea adecuada, pero entre los miembros de un mismo departamento o nivel jerárquico. La fluidez desaparece cuando esa información debe viajar de manera vertical, hacia abajo o hacia arriba en involucrar en el prpceso a diferentes departamentos. La tendencia a almacenar la información de forma aislada en «silos» departamentales y a utilizar lenguajes y documentos solo comprensibles por un grupo reducido intoxica el flujo de información al completo.

• Problemas de acceso y seguridad

Tan malo es poner a disposición del equipo información que no es correcta y relevante, como restringir el acceso de manera excesiva si no hay razones de seguridad que lo recomienden.

• Falta de actualización

En muchas ocasiones el flujo de información funciona como una máquina bien engrasada, pero los datos que transitan en ese caudal se convierten en obsoletos muy rápidamente. Bien porque la organización se desenvuelve en un mercado muy volátil o porque la empresa es de un dinamismo elevado. Disponer de datos actualizados en tiempo real le da validez al flujo de información, en caso contrario resulta inútil.

¿Cómo afrontar o evitar estos errores en los flujos de información de tu empresa?

Evitar estos y otros errores relacionados con los flujos de información es fácil, si se implementa una solución DMS (Document Management System). Gracias a una herramienta centralizada, con acceso remoto y multiplataforma todos los empleados de todos los departamentos tienen acceso inmediato a la documentación que le compete. Esto, sin comprometer la seguridad, la integridad, la confidencialidad ni la operatividad inter departamental.

Con Exact DMS puedes agrupar todos los documentos en una ubicación central para facilitar su recuperación y compartirlos con otros usuarios. También hace posible la digitalización rápida de documentos, gracias a la herramienta OCR, que evita introducir datos manualmente. Tu equipo puede acceder a los documentos desde múltiples ubicaciones con enlaces a proyectos, empleados, proveedores y transacciones.

Podrás tener un control preciso de la trazabilidad de los procesos y mejorarás la cooperación dentro y fuera de la empresa. Notarás una reducción importante en los costes relacionados con el almacenamiento del papel, además de minimizar los pasos manuales en la tramitación de facturas, desde la primera toma de contacto hasta el pago. No deberás preocuparte por los riesgos legislativos, derivados de no implementar reglas y estándares. Gracias a Exact DMS mejorarás la integridad de tus procesos y tendrás un control más estrecho de toda la información relevante de tu negocio.

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