10 tareas en las que la tecnología RPA facilita tu día a día

En el día a día de las empresas muchas veces se desatiende lo importante para gestionar lo urgente. Las tareas administrativas, de facturación o de compilación de datos son necesarias para el buen funcionamiento de las compañías, pero absorben un tiempo muy valioso que se podría dedicar a definir procesos estratégicos o mejorar el bienestar de los empleados.

La automatización robótica de procesos (RPA) permite que la tecnología ayude a llevar a cabo aquellas tareas más repetitivas o mecánicas para que te centres en otras labores más importantes. 

La tecnología RPA (del inglés, Robotic Process Automation) consiste en la generación de bots que ejecutan determinados procesos repetitivos de forma virtual. Este tipo de software está diseñado para realizar tareas recurrentes de forma rápida y precisa, por lo que ofrece grandes beneficios como:

• ahorro de tiempo y, en consecuencia, de costes;
• aumento de la eficiencia gracias a que trabajan ininterrumpidamente;
• reducción de errores al mínimo;
• integración sencilla con otros sistemas.

Independientemente del sector de desempeño, la implantación de un software de tecnología RPA supone una gran mejora en la ejecución de determinados procesos y permite que las personas aporten su valor en labores de análisis o toma de decisiones que no puede desempeñar un robot. En Exact queremos destacar 10 tareas en las que la tecnología RPA mejora notablemente los procesos empresariales:

Extraer información de tu página web puede ser relevante para los departamentos de marketing digital, de gestión de pedidos o de ventas, entre otros. Obtener estos datos de forma manual lleva mucho tiempo y pueden producirse errores. Gracias a la tecnología RPA se pueden recopilar documentos de diferentes fuentes, unificarlos en un mismo formato y generar informes fiables y en tiempo real para que los empleados solo tengan que analizarlos. Igualmente se pueden realizar envíos automáticos de mail, tanto a nivel interno como externo.

Comprobar información almacenada en distintos lugares para actualizar documentos y rellenar formularios, es una de las funciones que más tiempo consume en las empresas. Si se utiliza un software con tecnología RPA se facilita el acceso a todas las fuentes de datos llevándose a cabo la tarea sin errores, en poco tiempo y sin necesidad de la intervención de una persona. Además se puede monitorizar por ejemplo una cuenta de email, para la creación automática de documentos y su gestión mediante workflows.

La atención al cliente es uno de los aspectos más relevantes para una organización, ya que de su satisfacción depende la reputación de la empresa. Hoy en día, los usuarios requieren una atención inmediata y adecuada que puede ofrecerse sin demasiado esfuerzo gracias a los sistemas automatizados con tecnología RPA. Con ellos, es posible clasificar las consultas y recabar datos para que los clientes reciban directamente la atención del agente cualificado para ayudarle.

Comprobar que los datos son correctos, asegurarse de que se ha realizado el servicio correspondiente, anotar la fecha de pago y dar la orden de abono son tareas que, si se realizan de forma manual, pueden resultar en retrasos en los pagos o en facturas abonadas por duplicado. Un programa de tecnología RPA puede automatizar el proceso de principio a fin para mantener los pagos al día.

Para obtener los mejores resultados empresariales es preciso acceder a toda la información disponible de los clientes, independientemente del departamento del que provenga y del programa en el que esté almacenada. Con la tecnología RPA es posible generar bases de datos completas con información actualizada desde todas las fuentes, independientemente de dónde se encuentra el dato. Es decir, desde un único lugar, se podría por ejemplo visualizar la situación de cobros de un determinado cliente, consultar el estado de todas sus operaciones, visualizar el stock por producto o el estado de las órdenes de producción.

La rapidez con la que las empresas realizan devoluciones cuando es necesario, determina el grado de satisfacción del cliente y, en definitiva, mejora la imagen de una marca. Al implantar un programa RPA que pueda gestionar los datos y ejecutar la devolución de forma automática reducen los tiempos de espera y las posibilidades de error.

Los programas de gestión empresarial se utilizan para centralizar datos y obtenerlos cuando se necesitan. Mantenerlos actualizados es fundamental para acceder a informes e indicadores. En ocasiones es necesario dar de alta (o baja) a estos nuevos usuarios en varios programas diferentes, una tarea que la tecnología RPA puede realizar al automatizar la obtención de datos estructurados y la introducción de información.

Como comentábamos antes, no siempre es posible contar con un único programa de gestión, por lo que se deben introducir los mismos datos en softwares diferentes. Con la tecnología RPA se puede recurrir a bots que actualicen los datos en todos ellos y eliminen la información duplicada. Se podrían crear, actualizar o borrar datos en cualquiera de los sistemas conectados a partir de determinadas condiciones. 

Una de las funciones de los departamentos de Recursos Humanos y de Ventas es tener los contratos de empleados y clientes al día. Los programas RPA generan alertas automáticas cuando se acercan las fechas clave para que los trabajadores sepan cuándo hay que prorrogarlos o darlos por terminados.

Además de comparar los precios de posibles proveedores antes de hacer una compra, las empresas deben estar al día de la situación del mercado para ser competitivos, pero hacerlo de forma manual requiere demasiado tiempo y, además, es probable que se pierdan datos. La tecnología RPA es la mejor aliada para recabar y comparar datos relativos a precios y características de los productos.

En Exact hemos desarrollado un programa RPA que automatiza los procesos de la organización para que puedas olvidarte de las tareas repetitivas. 

Exact RPA se sustenta sobre tres pilares principales.

• Conexión: une distintas plataformas y sistemas entre sí.
• Visibilidad: genera vistas personalizadas a la hora de presentar datos.
• Automatización: realiza tareas de forma mecánica utilizando reglas para optimizar los resultados.