40 jaar samenwerken met Exact: Accountantskantoor Utrecht vertelt

Exact viert dit jaar haar 40e verjaardag. Accountantskantoor Utrecht blaast al bijna 80 kaarsjes uit en de financials hier werken al 40 jaar met Exact. Als klant van het eerste uur blikt de huidige eigenaar Jan Verwoert graag terug op vier decennia samenwerking. “Ik heb alle innovaties doorgemaakt. Van DOS naar Online en alle stappen daartussenin.”

Mijlpalen

“Onze oprichter heeft het bedrijf een paar maanden na de oorlog opgericht”, begint Jan. “Eind jaren vijftig nam de heer Van der Linden het over en in 1993 kwam Accountantskantoor Utrecht in handen van twee registeraccountants. In 1996 kwam ik aan boord, inmiddels ben ik de enige eigenaar. Samen met zeven medewerkers kijk ik uit naar ons 80-jarig bestaan in 2025. En naar 2034, dan werken we 50 jaar samen met Exact! Die tijd wil ik nog volmaken, daarna kan ik met pensioen.”

Innovatie door de jaren heen

In 1984 besloot de heer Van der Linden het kantoor te automatiseren. Hij kwam bij het DOS-pakket Grote Beer uit. Destijds was dit nog een concurrent van Exact, sinds de overname door Exact in de jaren 90 is het een deelgenoot. “Een hele tijd deden we de boekhouding in Grote Beer”, legt Jan uit. “Niet lang nadat ik binnenkwam stapten we over naar Exact voor Windows. Later werd het Exact Globe en weer later werd ik gebeld of ik wilde switchen naar Exact Online. Een tijdje hebben we toen Globe en Online naast elkaar gebruikt. Bestaande klanten in Globe, nieuwe klanten in Online. Sinds een jaar of zes hebben we alle klanten omgezet en werken we volledig in Exact Online.”

Van DOS naar Online

“Ik kom uit de tijd van de diskettes”, gaat Jan verder. “Ik maakte de hele ontwikkeling van computers mee en zette stap na stap op automatiseringsvlak. Bij Accountantskantoor Utrecht zijn we geen early adopters. Ik wachtte altijd twee of drie updates af. Eerst de kinderziektes eruit en dan wij, was mijn motto. De verandering van DOS naar Windows was de grootste stap en kostte even wentijd. Windows bracht meer structuur en je kon er minder makkelijk in rommelen. Van Windows naar Globe werd nóg meer afgevangen en eenmaal in Online pakt alles in elkaar beet. Het pakket is zo goed uitgerust en praktisch alles is voorgekauwd. Een btw-aangifte maken zonder dat je alles verwerkt hebt? Dat is definitief verleden tijd.” .

Meer klanten in dezelfde tijd

“Exact Online neemt veel handelingen van ons over. In dezelfde tijd kan ik meer klanten bedienen. Neem bijvoorbeeld het bankwerk. Omdat de bank automatisch wordt ingelezen, scheelt dat 90% van het werk. Bankafschriften inboeken kostte voorheen al gauw 1,5 uur per klant, dus tel uit je winst. Toch zijn sommige van onze klanten nog huiverig. We proberen hen wel te overtuigen, maar uiteindelijk bepaalt de klant hoe wij onze dienstverlening voor hen doen. In het begin verzonden we nog 130 facturen op papier en 40 digitaal. Nu zijn het er 30 op papier en 140 digitaal. 100% digitaal factureren is de volgende stap. Misschien maak ik die ook nog mee, ik mag immers nog een paar jaar.”

Samen doelen bereiken

Het doel van Accountantskantoor Utrecht is simpel: de klant bedienen. “En daar helpt Exact bij door ons op efficiënte wijze hun administraties te laten voeren. Zonder dat het veel kost”, aldus Jan. “Dat doen ze al 40 jaar en ik zie geen reden waarom dat er geen 50 of 60 worden. We zijn simpelweg tevreden en niet van die overstappers. Ooit hebben we wel gekeken naar een ERP-pakket dat alles in één bood. We wonnen toen extern advies in. ‘Jullie hebben nu goede pakketten, zowel voor boekhouding als voor belasting en loonverwerking. Waarom zou je overstappen en afhankelijk willen zijn van één leverancier?’, was het antwoord. En precies zo is het. Als iets goed werkt, dan werkt het goed. Natuurlijk zie ik soms wel verbeteropties. Zo vind ik Scan & Herken iets te veel op detail. Dat zal in een komende update wel geoptimaliseerd worden. Verder is er weinig dat ik mis. Exact Online communiceert perfect met andere systemen, dus ik lig nergens wakker van.”

Samenwerking

Zo af en toe heeft Jan contact met de helpdesk van Exact Online, dat contact verloopt altijd prima. “Het is niet zo dat ik jaarlijks koffie drink met de accountmanager of bij alle events aanwezig ben die Exact organiseert”, zegt Jan. “Ik ben niet zo van de poespas. Als er nieuws is, zie ik dat wel in een e-mail verschijnen. Soms is persoonlijk contact wel handig, bijvoorbeeld als ze een nieuwe feature willen uitleggen. En één keer deed ik mee aan een pilot. Dat was een paar jaar geleden en ging over kostenspreiding over meerdere jaren. Ja, als het over ontwikkelingen speciaal voor de accountancy gaat, denk ik graag mee.” Samengevat wil Jan gewoon een pakket dat goed werkt en dat heeft hij met Exact. “Ik draag Exact Online actief uit naar mijn klanten toe. Het koppelt lekker makkelijk. Je bespaart jezelf tijd. Het werkt zoals het moet werken. En daar gaat het om. Op naar het volgende jubileum dus!”